Mục đích sử dụng
Biểu mẫu tờ trình (ký hiệu số...../2007/TT/ABC) được Công ty ABC ban hành nhằm chuẩn hóa việc đề xuất, trình bày các vấn đề cần xin ý kiến hoặc phê duyệt từ cấp có thẩm quyền. Tờ trình là văn bản hành chính nội bộ quan trọng, giúp người đề xuất trình bày rõ ràng nội dung công việc, lý do, mục đích và các kiến nghị cụ thể. Biểu mẫu này thuộc danh mục "QT kiểm soát tài liệu", đảm bảo mọi đề xuất đều được ghi nhận, lưu trữ và theo dõi một cách có hệ thống. Việc sử dụng đúng biểu mẫu giúp tăng tính chuyên nghiệp, minh bạch trong quy trình quản trị doanh nghiệp.
Ai điền và khi nào
Biểu mẫu này do nhân viên, trưởng bộ phận hoặc bất kỳ cá nhân nào có nhu cầu đề xuất công việc, dự án, thay đổi quy trình hoặc xin phê duyệt ngân sách điền. Tờ trình được sử dụng khi cần trình bày một vấn đề cụ thể lên Tổng Giám đốc hoặc cấp quản lý có thẩm quyền để xin ý kiến chỉ đạo hoặc phê duyệt. Thời điểm điền thường là trước khi triển khai công việc mới, khi cần thay đổi kế hoạch, hoặc khi phát sinh các vấn đề cần sự can thiệp của lãnh đạo. Người điền cần chuẩn bị đầy đủ thông tin, số liệu và lý do thuyết phục trước khi soạn thảo tờ trình.
Hướng dẫn điền từng mục
- Số...../2007/TT/ABC: Điền số văn bản do bộ phận hành chính hoặc văn thư cấp. Nếu chưa có số, để trống và sẽ được cấp sau khi trình ký.
- Địa danh và ngày tháng: Ghi "Hà Nội, ngày... tháng... năm..." tại thời điểm soạn thảo tờ trình. Ngày tháng phải trùng với ngày ký văn bản.
- V/v (Về việc): Ghi ngắn gọn nội dung chính của tờ trình, ví dụ: "V/v đề xuất mua sắm thiết bị văn phòng" hoặc "V/v phê duyệt kế hoạch đào tạo nhân sự".
- Nội dung: Trình bày chi tiết vấn đề cần đề xuất, bao gồm: lý do, mục đích, cơ sở pháp lý (nếu có), các phương án thực hiện, dự kiến kết quả và kiến nghị cụ thể. Nội dung cần rõ ràng, logic, có số liệu minh họa nếu cần.
- Nơi nhận: Ghi rõ các đơn vị hoặc cá nhân nhận tờ trình để biết hoặc để phối hợp thực hiện. Ví dụ: "Nhận: - Tổng Giám đốc; - Phòng Tài chính Kế toán; - Lưu: VT".
- Lưu: Ghi ký hiệu lưu trữ hồ sơ, thường là "Lưu: VT" (văn thư) hoặc "Lưu: Phòng Hành chính".
- TỔNG GIÁM ĐỐC CÔNG TY: Đây là phần để Tổng Giám đốc hoặc người có thẩm quyền ký duyệt. Người soạn thảo không điền vào phần này.
Lưu ý quan trọng
- Ngôn ngữ sử dụng phải trang trọng, khách quan, đúng thể thức văn bản hành chính. Không dùng từ ngữ suồng sã hoặc thiếu chuyên nghiệp.
- Nội dung tờ trình cần có tính thuyết phục cao, nêu rõ lợi ích và tác động của đề xuất đối với công ty.
- Kiểm tra kỹ chính tả, ngữ pháp và số liệu trước khi trình ký. Một sai sót nhỏ có thể làm mất uy tín của người soạn thảo.
- Đảm bảo tờ trình được gửi đúng thẩm quyền phê duyệt. Không gửi nhầm cấp hoặc bỏ qua cấp trung gian nếu quy định yêu cầu.
- Lưu giữ bản gốc tờ trình đã được phê duyệt tại bộ phận văn thư theo đúng quy định kiểm soát tài liệu của công ty.
Lỗi thường gặp
- Không ghi rõ "V/v" hoặc ghi quá chung chung, khiến người đọc khó nắm bắt nội dung chính của tờ trình.
- Phần nội dung trình bày lan man, thiếu trọng tâm, không có số liệu hoặc dẫn chứng cụ thể để hỗ trợ đề xuất.
- Bỏ sót mục "Nơi nhận" hoặc ghi không đúng đối tượng cần nhận, dẫn đến việc tờ trình không đến được đúng người có thẩm quyền.
- Ngày tháng ghi không thống nhất giữa phần địa danh và ngày ký, hoặc ghi sai định dạng (ví dụ: ghi ngày trước tháng sau nhưng không đúng quy ước).
- Tự ý điền vào phần "TỔNG GIÁM ĐỐC CÔNG TY" hoặc để trống phần này khi đã trình ký, gây nhầm lẫn trong quá trình xử lý văn bản.
