Hướng dẫn điền Biểu mẫu Thông báo nội bộ công ty

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu Thông báo nội bộ (Mẫu số: ..../2007/TB/ABC) được thiết kế để chuẩn hóa việc ban hành các thông báo trong nội bộ Công ty Cổ phần ABC. Mục đích chính của biểu mẫu là tạo ra một khuôn mẫu thống nhất, giúp các đơn vị soạn thảo dễ dàng trình bày nội dung thông báo một cách chuyên nghiệp, rõ ràng và đúng quy định. Biểu mẫu này thuộc danh mục "Quy trình kiểm soát tài liệu", do đó việc sử dụng đúng mẫu góp phần đảm bảo tính nhất quán và kiểm soát chặt chẽ các văn bản hành chính trong toàn công ty.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do các đơn vị, phòng ban hoặc cá nhân có thẩm quyền soạn thảo khi cần gửi một thông báo chính thức đến các bộ phận liên quan trong công ty. Người soạn thảo thường là cán bộ nhân sự, hành chính, trợ lý lãnh đạo hoặc trưởng bộ phận. Thời điểm điền biểu mẫu là khi có các sự kiện, quyết định, thay đổi hoặc yêu cầu cần được phổ biến rộng rãi trong nội bộ, ví dụ như: thay đổi lịch làm việc, ban hành quy định mới, tổ chức cuộc họp, thông báo nghỉ lễ, hoặc các thông tin quan trọng khác. Biểu mẫu này được soạn thảo trước khi trình lãnh đạo ký duyệt và phát hành.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Tên đơn vị soạn thảo: Ghi rõ tên phòng ban, bộ phận chịu trách nhiệm soạn thảo thông báo (ví dụ: Phòng Hành chính Nhân sự, Phòng Kỹ thuật).
2. Số:..../2007/TB/ABC: Điền số thứ tự của thông báo theo quy định của công ty. Phần "...." là số văn bản, giữ nguyên phần "/2007/TB/ABC" làm khung mẫu.
3. Địa danh và ngày tháng: Ghi "Hà Nội, ngày... tháng... năm..." tại thời điểm soạn thảo hoặc ký thông báo. Điền đầy đủ ngày, tháng, năm bằng số.
4. V/v:.........................................................................: Ghi tóm tắt nội dung chính của thông báo, bắt đầu bằng cụm từ "V/v" (viết tắt của "Về việc"). Ví dụ: "V/v thay đổi giờ làm việc từ tháng 10/2024".
5. Nội dung thông báo (phần dòng kẻ chấm): Trình bày chi tiết nội dung thông báo. Viết ngắn gọn, rõ ràng, đúng trọng tâm. Có thể chia thành các đoạn văn hoặc gạch đầu dòng để dễ theo dõi. Kết thúc nội dung bằng dấu "/." (gạch chéo và dấu chấm).
6. Nơi nhận: Ghi rõ các đơn vị, cá nhân nhận thông báo. Dòng đầu tiên ghi "Nơi nhận:", sau đó liệt kê từng đơn vị trên một dòng, bắt đầu bằng dấu gạch ngang. Dòng cuối cùng ghi "- Lưu: ..." (ví dụ: Lưu: VT, Lưu: HCNS).
7. Đơn vị soạn thảo (phần cuối): Ghi lại tên đơn vị soạn thảo (giống phần đầu) và để trống chỗ ký tên. Người có thẩm quyền ký thông báo là Lãnh đạo Công ty hoặc Trưởng phòng ban theo quy định.

Lưu ý quan trọng

• Luôn kiểm tra kỹ thông tin trước khi trình ký, đặc biệt là ngày tháng, số văn bản và tên đơn vị nhận.
• Phần "V/v" phải ngắn gọn, súc tích nhưng đủ để người đọc biết ngay nội dung chính của thông báo.
• Nội dung thông báo cần được trình bày trang trọng, đúng thể thức văn bản hành chính, tránh viết tắt hoặc dùng ngôn ngữ không phù hợp.
• Chữ in hoa cỡ 12, đứng đậm chỉ dùng cho phần "ĐƠN VỊ SOẠN THẢO" và "TÊN ĐƠN VỊ SOẠN THẢO" ở đầu biểu mẫu, không lạm dụng cho các phần khác.
• Biểu mẫu này phải được lưu trữ theo đúng quy định kiểm soát tài liệu của công ty sau khi đã ký và phát hành.

Lỗi thường gặp

• Quên điền số văn bản hoặc điền số không đúng quy tắc, dẫn đến khó khăn trong việc quản lý và tra cứu sau này.
• Phần "V/v" viết quá dài hoặc quá chung chung, không phản ánh đúng trọng tâm của thông báo.
• Nội dung thông báo không được trình bày rõ ràng, thiếu bố cục, gây khó hiểu cho người nhận.
• Ghi sai hoặc thiếu đơn vị nhận, dẫn đến thông báo không đến đúng đối tượng cần biết.
• Không ghi dòng lưu văn bản ở cuối phần "Nơi nhận", gây khó khăn cho công tác lưu trữ và kiểm soát tài liệu.