Hướng dẫn điền MTCV Giám đốc PR – Mẫu mô tả công việc chi tiết

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu MTCV Giám đốc PR (Mô tả công việc) được thiết kế để chuẩn hóa toàn bộ thông tin về vị trí Giám đốc PR trong Ban Truyền thông của công ty. Tài liệu này giúp nhà quản lý và bộ phận Nhân sự xác định rõ ràng mục tiêu, nhiệm vụ, quyền hạn và tiêu chuẩn tuyển dụng cho vị trí này. Đồng thời, biểu mẫu là cơ sở để đánh giá hiệu quả công việc, xây dựng lộ trình phát triển và đảm bảo sự thống nhất trong quản lý nhân sự tại công ty đào tạo tư vấn.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này thường do Trưởng phòng Nhân sự hoặc Trưởng Ban Truyền thông chủ trì soạn thảo, với sự tham vấn của Ban Giám đốc. Thời điểm điền là khi công ty có nhu cầu tuyển dụng mới cho vị trí Giám đốc PR, hoặc khi cần cập nhật, điều chỉnh mô tả công việc cho phù hợp với chiến lược kinh doanh và cơ cấu tổ chức hiện tại. Ngoài ra, biểu mẫu cũng được sử dụng trong các đợt đánh giá nhân sự định kỳ để đối chiếu kết quả thực tế với yêu cầu công việc.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Chức danh và Phòng/Ban: Ghi rõ "Giám đốc PR" và "Ban Truyền thông". Đây là thông tin cố định, không thay đổi. Kiểm tra kỹ để tránh nhầm lẫn với các chức danh khác trong công ty.
2. Trạng thái: Đánh dấu "x" vào ô phù hợp: "Đã có người đảm nhận" nếu vị trí đang có nhân sự, hoặc "Chưa có người đảm nhận" nếu đang tuyển dụng. Chỉ chọn một trạng thái duy nhất.
3. Tóm tắt công việc: Mô tả ngắn gọn phạm vi trách nhiệm chính, bao gồm các mảng: dự án cộng đồng, truyền thông tuyển sinh, event, quan hệ báo chí. Viết tối đa 3-4 dòng, tập trung vào mục tiêu tổng quát của vị trí.
4. Các nhiệm vụ và trách nhiệm chính (mục 2): Liệt kê từng công việc cụ thể (2.1 đến 2.8) và quy trình tham chiếu tương ứng. Ví dụ: mục 2.2 tham chiếu "Quy chế nhân sự", mục 2.3 tham chiếu "Quy trình tổ chức sự kiện". Nếu không có quy trình tham chiếu, để trống hoặc ghi "Không".
5. Các mối quan hệ (mục 3): Điền đầy đủ thông tin về báo cáo (Giám đốc), quản lý (Chuyên viên Ban PR), và các bộ phận phối hợp trong và ngoài công ty. Ghi rõ tên bộ phận và công việc phối hợp cụ thể, ví dụ: "Ban Tư vấn Đào tạo – Hỗ trợ truyền thông tuyển sinh".
6. Quyền hạn (mục 4): Mô tả chi tiết quyền hạn về công việc, thủ tục và tài chính. Ví dụ: quyền tự quyết chi tiêu không quá 300.000 VNĐ phục vụ hoạt động PR. Cần ghi rõ giới hạn và điều kiện kèm theo (có xuất trình chứng từ).
7. Chỉ số đánh giá công việc (mục 5): Ghi các tiêu chí như chất lượng công tác, khả năng tổ chức, trách nhiệm. Thông số đo lường có thể để trống hoặc ghi "Được giao cụ thể trong từng thời kỳ". Tham chiếu đến "Quy trình đánh giá nhân sự".
8. Tiêu chuẩn đảm nhận (mục 6): Điền đầy đủ các yêu cầu về tinh thần, trình độ, kỹ năng, tính cam kết và tiêu chuẩn khác. Ví dụ: "Tốt nghiệp ĐH khối Kinh tế, Báo chí", "Kinh nghiệm 2 năm trong lĩnh vực PR", "Cam kết làm việc ít nhất 3 năm".

Lưu ý quan trọng

• Phải có sự phê duyệt của Giám đốc Điều hành trước khi biểu mẫu được đưa vào sử dụng chính thức. Không tự ý thay đổi nội dung sau khi đã phê duyệt.
• Mỗi mục trong biểu mẫu cần được điền bằng ngôn ngữ rõ ràng, cụ thể, tránh dùng từ chung chung như "làm tốt công việc" hay "hỗ trợ khi cần".
• Đối với các quy trình tham chiếu, phải đảm bảo rằng quy trình đó đã được ban hành và có hiệu lực. Nếu chưa có, cần ghi chú để bổ sung sau.
• Thông tin về quyền hạn tài chính phải được thống nhất với phòng Kế toán và Ban Giám đốc để tránh vượt quá thẩm quyền cho phép.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa "Báo cáo" và "Quản lý" trong mục 3.1: Nhiều người điền ngược, dẫn đến sai cấu trúc báo cáo. Cần nhớ: Giám đốc PR báo cáo lên Giám đốc, và quản lý các Chuyên viên trong Ban PR.
• Bỏ sót quy trình tham chiếu ở mục 2: Một số công việc như 2.1, 2.4, 2.5, 2.7 không có quy trình tham chiếu, nhưng người điền vẫn cố gắng ghi đại một quy trình không liên quan. Nếu không có, hãy để trống.
• Ghi thiếu thông tin về phối hợp ngoài công ty (mục 3.2): Các đơn vị như cơ quan báo chí, tổ chức kinh tế, hiệp hội thường bị bỏ qua. Cần liệt kê đầy đủ để thể hiện phạm vi ảnh hưởng của vị trí.
• Không cập nhật tiêu chuẩn tuyển dụng (mục 6): Ví dụ, yêu cầu "Kinh nghiệm 2 năm" có thể đã lỗi thời so với thực tế thị trường. Cần rà soát định kỳ để điều chỉnh cho phù hợp.