Hướng dẫn điền Mẫu MTCV Chuyên viên Ban Tư vấn kiêm Thư ký HĐ Chuyên gia

Mục đích sử dụng

Mẫu MTCV (Mô tả Công việc) này được thiết kế để chuẩn hóa thông tin về vị trí Chuyên viên Ban Tư vấn kiêm Thư ký Hội đồng Chuyên gia tại công ty. Biểu mẫu giúp nhà quản lý và bộ phận Nhân sự xác định rõ ràng các nhiệm vụ, quyền hạn, tiêu chuẩn và mối quan hệ công việc của vị trí này. Việc điền đầy đủ và chính xác mẫu MTCV là cơ sở để xây dựng bản tin tuyển dụng, đánh giá ứng viên, và sau đó là cơ sở để đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên. Đây là tài liệu quan trọng giúp đảm bảo sự thống nhất giữa kỳ vọng của công ty và năng lực thực tế của người đảm nhận vị trí.

Ai điền và khi nào

Mẫu MTCV này thường do Trưởng phòng/Ban phụ trách (cụ thể là Trưởng Ban Tư vấn và Đào tạo) hoặc Giám đốc điều hành trực tiếp soạn thảo và phê duyệt. Biểu mẫu được tạo ra khi có nhu cầu tuyển dụng mới cho vị trí này, hoặc khi cần cập nhật, điều chỉnh mô tả công việc cho phù hợp với định hướng phát triển của công ty. Ngoài ra, mẫu cũng được sử dụng trong quy trình đánh giá lại vị trí làm việc định kỳ hàng năm. Nhân viên mới khi nhận việc cũng nên đọc kỹ mẫu MTCV này để hiểu rõ trách nhiệm và quyền lợi của mình.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Chức danh: Ghi rõ "Chuyên viên Ban Tư vấn kiêm Thư ký HĐ Chuyên gia". Đây là tên chính thức của vị trí, cần điền chính xác để tránh nhầm lẫn với các chức danh khác.
2. Phòng/Ban: Điền "Ban tư vấn và đào tạo". Đây là đơn vị trực thuộc của vị trí này, giúp xác định bộ phận quản lý trực tiếp.
3. Trạng thái: Đánh dấu "x" vào ô phù hợp: "Đã có người đảm nhận" nếu vị trí đang có nhân sự, hoặc "Chưa có người đảm nhận" nếu đang cần tuyển dụng.
4. 1. Tóm tắt công việc: Mô tả ngắn gọn (2-3 câu) về vai trò chính của vị trí. Ví dụ: "Phụ trách các công việc chuyên môn và trợ lý hội đồng chuyên gia. Đồng thời tham mưu cho ban lãnh đạo về định hướng về tư vấn đào tạo."
5. 2. Các nhiệm vụ và trách nhiệm chính: Liệt kê chi tiết các công việc cụ thể (từ 2.1 đến 2.6). Mỗi mục cần mô tả rõ ràng, có thể kèm "Quy trình tham chiếu" nếu có. Ví dụ: "2.1. Tham mưu cho ban lãnh đạo: Đề xuất, định hướng về tư vấn và đào tạo..."
6. 3. Các mối quan hệ trong và ngoài Công ty: Điền đầy đủ thông tin về người báo cáo (Giám đốc điều hành), các bộ phận phối hợp nội bộ (Tài chính, EduViet Jobs, Ban Dự án cộng đồng, Hội đồng chuyên gia) và các đơn vị bên ngoài (Khách hàng, Đối tác). Mô tả rõ lý do và công việc phối hợp.
7. 4. Quyền hạn trong công việc: Ghi rõ các quyền hạn cụ thể về công việc, thủ tục và tài chính. Ví dụ: "Được quyết định các khoản chi dưới 100.000 VNĐ, xuất trình chứng từ."
8. 5. Chỉ số đánh giá công việc: Liệt kê các tiêu chí đánh giá và thông số đo lường tương ứng. Ví dụ: "Khả năng tham mưu cho Giám đốc điều hành" với thang điểm 2.
9. 6. Các tiêu chuẩn thực hiện công việc: Điền các yêu cầu về tinh thần, trình độ, kỹ năng, tính cam kết và tiêu chuẩn khác. Ví dụ: "Tốt nghiệp đại học chuyên ngành quản trị kinh doanh hoặc quản trị nhân sự."

Lưu ý quan trọng

• Mẫu MTCV này phải được phê duyệt bởi Giám đốc điều hành trước khi sử dụng cho mục đích tuyển dụng hoặc đánh giá.
• Thông tin trong mẫu cần được cập nhật định kỳ (ít nhất 1 năm/lần) để phản ánh đúng thực tế công việc và định hướng phát triển của công ty.
• Khi điền các mục về quyền hạn tài chính, cần tham khảo quy định hiện hành của công ty để đảm bảo tính chính xác và hợp lệ.
• Phần "Chỉ số đánh giá công việc" cần có sự thống nhất giữa người quản lý và bộ phận Nhân sự để đảm bảo tính khả thi và công bằng.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa "Chức danh" và "Phòng/Ban": Nhiều người điền sai, ghi tên phòng ban vào ô chức danh hoặc ngược lại. Cần phân biệt rõ: Chức danh là tên vị trí công việc, còn Phòng/Ban là đơn vị trực thuộc.
• Bỏ sót mục "Quy trình tham chiếu" ở cột bên cạnh nhiệm vụ: Mục này tuy không bắt buộc nhưng rất quan trọng để liên kết công việc với các quy trình, hướng dẫn hiện có.
• Mô tả nhiệm vụ quá chung chung, thiếu chi tiết: Ví dụ chỉ ghi "Làm việc với khách hàng" mà không nêu rõ mục đích, nội dung công việc cụ thể. Cần viết chi tiết như trong mẫu: "Phát triển thị trường, tư vấn, phối hợp triển khai các nội dung tác nghiệp chuyên môn."
• Không điền đầy đủ thông tin ở mục "Các mối quan hệ": Thiếu tên bộ phận phối hợp hoặc không mô tả công việc phối hợp, dẫn đến khó khăn khi triển khai công việc thực tế.
• Điền sai hoặc thiếu thông tin ở mục "Tiêu chuẩn thực hiện công việc": Ví dụ không ghi rõ yêu cầu về kinh nghiệm, kỹ năng hoặc tính cam kết, làm cho bản mô tả công việc thiếu cơ sở để đánh giá ứng viên.