BẢNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC
PHÂN XƯỞNG SẢN XUẤT
I. Tóm tắt chức năng, nhiệm vụ chính của phân xưởng.
·Nhập và xuất hàng hóa.
·Sắp xếp, vận chuyển hàng hoá kho bãi.
·Sản xuất hàng hoá.
·Xây dựng phương án sản xuất hàng hoá đáp ứng nhu cầu giao hàng.
·Tiếp nhận đơn đặt hàng và tiếp hành đóng, giao hàng.
·Kiểm tra, giám sát trong qúa trình sản xuất hàng hoá nâng cao chất lượng sản phẩm.
II. Sơ đồ cấu trúc phân xưởng.
III. Mối quan hệ của phân xưởng trong công việc
Các quan hệ bên ngoài | |
Nhà cung cấp | Kiểm tra chất lượng sản phẩm. |
Nhập và trả hàng. | |
Khách hàng | Nhận hàng trả. |
Các mối quan hệ bên trong | |
Giám đốc | ·Tham mưu cho Giám đốc các hoạt động sản xuất nhằm đáp ứng nhu cầu kinh doanh. ·Báo cáo công việc được giao. |
Phòng kế toán | ·Cập nhật đối chiếu số liệu. ·Nhận các văn bản hướng dẫn về chiệp vụ chuyên môn. ·Biểu mẫu báo cáo. |
Phòng kế hoạch | ·Nhập vật tư và hàng trả. ·Cập nhật đối chiếu số liệu. ·Biểu mẫu báo cáo. |
Phòng kinh doanh | ·Nhận toa để đóng hàng. ·Nhận hàng trả từ khách hàng. |
Phòng HC - NS | ·Đề xuất tuyển dụng, điều động nhân sự. ·Đề xuất các chế độ chính sách. ·Trang bị phương tiện làm việc. ·Chuyển bảng chấm công tính lương cho nhân viên. ·Các biểu mẫu. |
IV. Chức năng và nhiệm vụ chính của phân xưởng
1. Chức năng 1: Điều phối hoạt động sản xuất
Nhiệm vụ | ·Sản xuất theo quy trình. ·Sắp xếp, lên kế hoạch đóng và giao hàng đáp ứng đúng tiến độ kinh doanh. ·Quản lý và điều hành sản xuất một cách hiệu qủa. ·Sắp xếp kho bãi khoa học. ·Đảm bảo chất lượng hàng hoá. ·Báo cáo hàng tồn trong kho. ·Lập danh sách và tư vấn hướng giải quyết hàng tồn lâu ngày. |
Thực hiện, phối hợp với các phòng ban/chi nhánh | ·Phối hợp với phòng Kế hoạch vật tư cung ứng vật tư đáp ứng như cầu sản xuất. ·Phối hợp với phòng kế hoạch lên kế hoạch trả hàng chio nhà cung cấp. ·Lên kế hoạch sản xuất hàng dự trữ đáp ứng nhu cầu kinh doanh. ·Phối hợp với phòng kế toán, kế hoạch vật tư thống kê đối chiếu số liệu. ·Phối hợp với phòng Hành chính Nhân sự điều tra, tư vấn hướng giải quyết CBNV phân xưởng vi phạm quy chế hoạt động của công ty. ·Phối vợp với kế toán điều phối giải quyết hàng đi đúng tiến độ. |
Tư vấn, tham mưu | ·Tư vấn cho Giám đốc quy trình hoạt động sản xuất của phân xưởng. ·Tư vấn cho phòng Hành chính Nhân sự về chế độ chính sách, điều động nhân sự, khen thưởng kỷ luật. |
Kiểm soát | ·Kiểm soát tính liên tục, ổn định trong quá trình sản xuất. ·Đảm bảo cho các thủ tục được thực hiện đầy đủ, chính xác. |
2. Chức năng 2: Kiểm soát.
Nhiệm vụ | ·Theo dõi tổng hợp số liệu về lượng hàng hoá trong phân xưởng. ·Theo dõi tình hình hoạt động sản xuất của các bộ phận (sản xuất, đóng hàng, sắp xếp kho bãi …). ·Thống kê số lượng tao phát sinh trong tháng. ·Kiểm tra về chất lượng, hiệu quả công việc của các thành viên trong phân xưởng. ·Kiểm tra quy trình làm việc của phân xưởng. ·Hội ý các thành viên trong phân xưởng để giải quyết các công việc đột xuất. ·Kiểm tra tác phong làm việc của nhân viên trong phân xưởng. ·Lập lập biên bản đối với những nhân viên vi phạm quy định, nội quy công ty hoặc không hoàn thành nhiệm vụ. |
Kiểm soát | Phát hiện và xử lý kịp thời các sự cố xảy ra. |
3.Chức năng 3: Huấn luyện nhân viên.
Chiến lược, chính sách | ·Lên kế hoạch bồi dưỡng nghiệp vụ điều hành cho nhân viên. ·Quản đốc phân xưởng trực tiếp huấn luyện nâng cao nghiệp vụ cho trong phân xưởng. ·Huấn luyện cách thức tổng hợp số liệu, ghi sổ nhật trình, lập báo cáo tổng hợp cuối tháng. ·Lập kế hoạch và hướng dẫn nhân viên mới hội nhập vào môi trường làm việc của công ty. |
Thực hiện, phối hợp với các phòng ban | Phối hợp với phòng Hành chánh – Nhân sự để lên kế hoạch chuẩn bị cho công tác huấn luyện nhân viên mới. |
Kiểm soát | Kiểm soát quy trình huấn luyện đào tạo nhân viên trong phòng. |
4.Chức năng 4: Quan hệ với khách hàng.
Chiến lược, chính sách | Trả lời thắc mắc của khách hàng. |
Thực hiện, phối hợp với các phòng ban | Phân xưởng phối hợp với các phòng ban trong công tác tư vấn, hướng dẫn quy trình, quy định trong việc sản xuất nhằm đạt hiệu qủa đáp ứng nhu cầu thị trường. |
5.Chức năng 5: Tham mưu
Phân xưởng thực hiện chức năng tham mưu cho ban Giám Đốc trong các lĩnh vực mình phụ trách. Bên cạnh đó, phòng còn thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của giám đốc.
6.Quản lý bộ phận
·Phân công công việc cho các thành viên trong phân xưởng.
·Kết hợp với các trưởng các phòng ban thiết lập và giám sát việc thực biện các quy trình nghiệp vụ (xem xét 3 tháng/lần) để kịp thời thay đổi khi không còn phù hợp ở từng thởi điểm.
·Xây dựng các biểu mẫu thống nhất về hồ sơ, thủ tục và các tiêu chuẩn phục vụ cho công mình phụ trách.
·Xây dựng kế hoạch hoạt động theo tháng, quý, năm của phân xưởng.
·Thông báo cho nhân viên về các khoản phúc lợi, thưởng và những chính sách nhân sự khác và các thông tin khác.
·Nắm bắt tâm tư nguyện vọng của nhân viên.
·Tìm hiểu tinh thần làm việc của nhân viên.
·Tạo môi trường làm việc đoàn kết, thân thiện và hợp tác giữa các nhân viên trong phân xưởng.
·Tổ chức chấm công cho các thành viên trong phân xưởng.
·Phối hợp với các phòng ban khác thực hiện những công việc có liên quan đến nhiều bộ phận.
V.Quyền hạn của phân xưởng
·Điều hành theo kế hoạch sản xuất.
·Đề xuất: tuyển chọn nhân sự, chế độ chính sách và xét thưởng cho CBCNV.
·Quyết định trực tiếp các vấn đề phát sinh trong lĩnh vực nhân sự theo lệnh của Giám đốc.
·Quản lý và chỉ đạo trực tiếp mọi chức danh thuộc phân xưởng.
·Quản lý, giám sát, phân công công việc cho nhân viên dưới quyền.
·Đề xuất nhân sự nhằm đảm bảo hoạt động thường xuyên của phân xưởng.
·Đề xuất các hình thức khen thưởng, kỷ luật nhân sự trong phân xưởng.
·Đề xuất các vấn đề có liên quan đến trách nhiệm, tham gia xây dựng và cải tiến hệ thống quản lý.
·Đề xuất các phương án nhằm hoàn thành tốt nhiệm vụ và mang lại hiệu quả cao cho đơn vị.
·Tham mưu cho Giám đốc trong việc quyết định các vấn đề có liên quan đến hoạt động kinh doanh chung của công ty.
·Tham mưu cho Giám đốc trong việc quyết định tuyển dụng, bãi miễn CBNV trong bộ phận.
·Đề xuất các vấn đề liên quan đến nghiệp vụ phụ trách.
·Lập biên bản khi nhân viên quy phạm nội quy, quy định của công ty.
I.Các báo cáo mà phòng phải thực hiện:
Tần suất | Tên báo cáo Tóm tắt nội dung báo cáo | Nơi nhận báo cáo |
Đột xuất | - Báo cáo lượng hàng tồng trong kho - Báo cáo việc hàng hoá bị thiếu | Phòng kế hoạch |
Hàng tuần | ||
Hàng tháng | Báo cáo lượng hàng tồng trong kho | Phòng kế hoạch |
Báo cáo tình hình nhân sự | Phòng HC - NS | |
Hàng quý | Báo cáo lượng hàng tồng trong kho | Phòng kế hoạch |
Báo cáo tình hình nhân sự | Phòng HC - NS | |
Hàng năm | Báo cáo lượng hàng tồng trong kho | Phòng kế hoạch |
Báo cáo tình hình nhân sự | Phòng HC - NS |