Hướng dẫn điền MTCV Thủ kho bán thành phẩm chi tiết

Hướng dẫn sử dụng biểu mẫu

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu MTCV Thu kho (Mô tả công việc Thủ kho bán thành phẩm) được thiết kế nhằm chuẩn hóa và hệ thống hóa toàn bộ nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn cũng như tiêu chuẩn năng lực đối với vị trí Thủ kho bán thành phẩm tại Phân xưởng Sản xuất. Tài liệu này giúp nhân viên mới hiểu rõ phạm vi công việc của mình, đồng thời là cơ sở để quản đốc đánh giá hiệu quả làm việc và xây dựng kế hoạch đào tạo phù hợp. Ngoài ra, biểu mẫu còn hỗ trợ phòng Nhân sự trong quy trình tuyển dụng, sàng lọc ứng viên đáp ứng đúng yêu cầu của vị trí thủ kho.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do Quản đốc Phân xưởng Sản xuất hoặc chuyên viên Nhân sự phụ trách khối sản xuất chịu trách nhiệm điền và cập nhật. Thời điểm điền biểu mẫu là khi có nhu cầu tuyển dụng mới cho vị trí Thủ kho bán thành phẩm, hoặc khi cần rà soát, điều chỉnh mô tả công việc định kỳ (thường 6 tháng hoặc 1 năm một lần). Ngoài ra, biểu mẫu cũng được sử dụng khi có sự thay đổi về quy trình vận hành kho, cơ cấu tổ chức hoặc khi nhân viên thủ kho hiện tại được đề bạt, luân chuyển công tác. Nhân viên thủ kho có thể tham khảo biểu mẫu này để hiểu rõ trách nhiệm của mình, nhưng không có thẩm quyền chỉnh sửa nội dung.

Hướng dẫn điền từng mục

Phòng ban: Ghi rõ "PHÂN XƯỞNG SẢN XUẤT" – đây là phòng ban chủ quản của vị trí thủ kho bán thành phẩm. Không ghi tên phòng ban khác như Kho thành phẩm hay Kế toán.
Chức danh công việc: Điền chính xác "THỦ KHO BÁN THÀNH PHẨM" – đây là chức danh đã được phê duyệt trong cơ cấu tổ chức. Không viết tắt hay thay đổi tên gọi.
Mã số công việc: Nhập mã "KBTP012" – mã này do phòng Nhân sự cấp, dùng để quản lý hồ sơ và chấm công. Kiểm tra kỹ để tránh nhầm lẫn với mã của vị trí khác.
Tóm tắt công việc: Mô tả ngắn gọn hai nhiệm vụ chính: nhận hàng từ KCS nhập vào kho và thực hiện các nhiệm vụ khác do Quản đốc giao. Không thêm nhiệm vụ ngoài phạm vi.
Quan hệ công việc: Liệt kê đầy đủ các mối quan hệ: báo cáo trực tiếp cho Quản đốc, báo cáo gián tiếp cho Phòng kế hoạch. Ghi rõ các bộ phận nội bộ như KCS, Tổ sản xuất, Phòng kế hoạch và bên ngoài là Nhà cung cấp.
Các trách nhiệm chính: Chia làm 4 phần: nhiệm vụ chiến lược (2 mục), công việc tác nghiệp (9 mục), công việc quản lý/đào tạo, và công việc báo cáo. Điền đầy đủ từng mục theo đúng thứ tự, không bỏ sót.
Tiêu chí đo lường, đánh giá: Ghi các chỉ tiêu như ngày công thực tế, tình hình chấp hành nội quy, hiệu quả công việc (số lần sai sót, tiến độ), số lần đề xuất cải tiến và kỹ năng giao tiếp.
Quyền hạn: Điền hai quyền chính: đề xuất các vấn đề liên quan đến nghiệp vụ và lập biên bản khi nhân viên khác vi phạm nội quy.
Phương tiện làm việc: Ghi "Trang thiết bị phù hợp" – có thể liệt kê thêm máy tính, phần mềm quản lý kho, xe nâng, cân điện tử nếu cần.
Bảng tiêu chuẩn công việc: Điền các tiêu thức: Kinh nghiệm chuyên môn (trung cấp thủ kho trở lên), Kỹ năng làm việc với con người (lắng nghe, giao tiếp, sắp xếp công việc), Phẩm chất cá nhân (trung thực, cẩn thận, sức khỏe tốt) và Phong cách làm việc (chủ động, chịu áp lực, sáng tạo).

Lưu ý quan trọng

Toàn bộ nội dung trong biểu mẫu phải được điền bằng tiếng Việt có dấu, rõ ràng, không viết tắt trừ các mã số đã quy định.
Mã số công việc KBTP012 là duy nhất cho vị trí Thủ kho bán thành phẩm – không được sao chép mã từ vị trí khác.
Phần "Quan hệ công việc" cần phân biệt rõ báo cáo trực tiếp (Quản đốc) và báo cáo gián tiếp (Phòng kế hoạch) để tránh nhầm lẫn trong quy trình xử lý công việc.
Khi điền "Các trách nhiệm chính", phải đảm bảo đủ 4 nhóm: chiến lược, tác nghiệp, quản lý/đào tạo và báo cáo – không được lược bỏ bất kỳ nhóm nào.
Tiêu chí đo lường phải cụ thể, có thể định lượng được (ví dụ: số lần sai sót, số ngày công) để phục vụ cho việc đánh giá hiệu quả cuối tháng/quý.
Biểu mẫu sau khi điền xong cần được Quản đốc ký duyệt và chuyển về phòng Nhân sự lưu trữ, cập nhật vào hồ sơ nhân viên.

Lỗi thường gặp

Nhầm lẫn chức danh: ghi "Thủ kho" chung chung thay vì "Thủ kho bán thành phẩm" – dẫn đến sai mã số và khung năng lực.
Bỏ sót mục "Quan hệ công việc" với bên ngoài (Nhà cung cấp) – gây khó khăn khi thủ kho cần phối hợp nhập hàng từ nhà cung cấp.
Điền thiếu nhiệm vụ tác nghiệp số 8 (cuối giờ dọn dẹp, kiểm tra PCCC) – đây là nhiệm vụ bắt buộc về an toàn lao động.
Không phân biệt "Cần thiết" và "Mong muốn" trong bảng tiêu chuẩn – dẫn đến đánh giá sai mức độ ưu tiên khi tuyển dụng.
Ghi quyền hạn quá chung chung, không nêu rõ "lập biên bản khi nhân viên khác vi phạm" – làm giảm hiệu lực quản lý của thủ kho.
Sao chép nội dung từ biểu mẫu cũ mà không cập nhật mã số hoặc tên phòng ban – gây sai lệch dữ liệu nhân sự.

Nội dung biểu mẫu

BẢNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC

(Quy định công việc đối với THỦ KHO BÁN THÀNH PHẨM)

Công …..		Phòng ban	PHÂN XƯỞNG SẢN XUẤT
Chức danh công việc:		THỦ KHO BÁN THÀNH PHẨM
Mã số công việc:		KBTP012
Tóm tắt công việc.
· Nhận hàng từ nhân KCS nhập vào kho. · Thực hiện những nhiệm vụ khác do Quản đốc giao.
Quan hệ công việc
Báo cáo trực tiếp cho	Quản đốc
Báo cáo gián tiếp cho	Phòng kế hoạch
Bên ngoài	Nội bộ			Bên ngoài
Nhà cung cấp	QUẢN ĐỐC PHỤ KHO			Nhà cung cấp
Các công việc, trách nhiệm liên quan đến các bộ phận bên ngoài
Nhà cung cấp	- Tham gia duyệt hàng mẫu. - Nhập hàng.
Các công việc, trách nhiệm liên quan đến các bộ phận bên trong
Quản đốc	Tiếp nhận thông tin liên quan đến công việc do mình quản lý
KCS	- Duyệt hàng mẫu. - Nhập hàng.
Tổ sản xuất	Xuất hàng để sản xuất
Phòng kế hoạch	Cung cấp số liệu
Các trách nhiệm chính
I. Các nhiệm vụ có tính chiến lược: 1. Đáp ứng kịp thời các yêu cầu kinh doanh của công ty, nâng cao chất lượng dịch vụ. 2. Góp ý kiến, đề xuất cho quản đốc, BGĐ trong lĩnh vực nghiệm vụ chuyên môn có liên quan nhằm đáp ứng nhu cầu công việc chung của công ty. II. Công việc tác nghiệp: 1. Đầu giờ làm việc: Kiểm tra kho, hàng hóa trong kho hoặc tiếp tục làm những công việc của ngày hôm trước chưa hoàn thành. 2. Kiểm tra số lượng chủng loại hàng hóa (theo đơn hàng công ty đã đặt) từ nhân viên KCS và nhập kho. Trong trường hợp phát hiện hàng hóa không đúng chủng lọai hoặc không đảm bảo chất lượng thì phải báo ngay cho KCS biết. 3. Nắm bắt thông tin, kế hoạch giao hàng, kế hoạch sản xuất để lên kế hoạch giao hàng cho tổ sản xuất nhằm đáp ứng kịp thời như cầu sản xuất kinh doanh của công ty. 4. Thường xuyên kiểm tra kho và hàng hóa trong kho, hàng hóa bảo đảm chất lượng, sắp xếp ngăn nắp khoa học trong kho do mình quản lý. 5. Theo dõi, đối chiếu số liệu với các bộ phận liên quan, báo cáo cho cấp có thẩm quyền khi có yêu cầu. Mọi trường hợp mất mát, thiếu hụt hàng hoá thuộc kho mình quản lý, thủ kho phải hoàn toàn chịu trách nhiệm. 6. Khi có các bộ phận/phòng ban liên quan hoặc khách hàng đến liên hệ, triển khai công việc, nhân viên thủ kho phải ghi nhận thông tin để báo lại cho quản đốc hoặc cán bộ có thẩm quyền và tạo mọi điều kiện thuận lợi để hoàn thành nhiệm vụ. 7. Ghi nhận những trường hợp không phù hợp trong giờ làm việc. 8. Cuối giờ làm việc Nhân viên thủ kho có trách nhiệm dọn dẹp hàng hóa, kiểm tra kho bãi, quét dọn sạch sẽ tại nơi làm việc, kiểm tra máy móc, cầu giao điện, phương tiện làm việc, công tác PCCC… tại nơi làm việc, niêm phong cửa kho trước khi về. 9. Thực hiện những công việc khác khi Quản đốc yêu cầu. Tác nghiệp với các đồng nghiệp, phòng ban khác: Hổ trợ, phối hợp các phòng ban, bộ phận khác giải quyết công việc khi có yêu cầu nhằm hoàn thành công việc chung của công ty. III. Công việc quản lý phòng, bộ phận, đào tạo nâng cao nghiệp vụ.: Tìm hiểu và nắm vững các quy trình nghiệp vụ trong công ty để có hành vi, tác phong công việc chuyên nghiệp, uy tín trong công việc. Học tập nâng cao nghiệp vụ. IV.Công việc báo cáo: Thường xuyên cập nhật, theo dõi, điều chỉnh, kiểm tra, thống kê tổng hợp số liệu và phân tích các thông tin liên quan đến công việc thuộc trách nhiệm của mình báo cáo cho quản đốc hoặc Phòng kế tóan hoặc BGĐ khi có yêu cầu.
Tiêu chí đo lường, đánh giá
I. Chỉ tiêu: · Ngày công thực tế trong tháng. · Tình hình chấp hành quy định, nội quy kỷ luật của công ty. · Hiệu quả công việc: số lần phạm sai sót trong công việc, số lần không đảm bảo tiến độ công việc, mức độ hài lòng từ đồng nghiệp. · Số lần đề xuất cải tiến công việc. · Kỹ năng giao tiếp. tham gia các lớp nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho bản thân mình.
Quyền hạn
· Đề xuất các vấn đề liên quan đến nghiệp vụ phụ trách. · Lập Biên bản khi nhân viên khác quy phạm nội quy, quy định của công ty.
Phương tiện làm việc: Trang thiết bị phù hợp.

BẢNG TIÊU CHUẨN CÔNG VIỆC

Công ty …	Phòng ban	PHÂN XƯỞNG SẢN XUẤT
Chức danh công việc:	THỦ KHO BÁN THÀNH PHẨM
Mã số công việc:	KBTP012

Stt	Tiêu thức	Mức độ	Tiêu chuẩn
1	Kinh nghiệm, chuyên môn	Cần thiết	Trung cấp thủ kho, kế tóan hoặc tương đương trở lên.
1	Kinh nghiệm, chuyên môn	Mong muốn	Có kinh nghiệp trong lĩnh vực hàng hóa công ty đang kinh doanh.
2	Các kỹ năng làm việc với con người	Mong muốn	· Kỹ năng lắng nghe: quan tâm và hiểu những gì người khác nói, biết cách truyền đạt thông tin cho cấp trên. · Biết cách thiết lập và duy trì những mối quan hệ giữa người và người với nhau. · Biết giao tiếp với những người bên ngoài tổ chức, giới thiệu tổ chức mình với khách hàng, với công chúng, chính quyền… · Sắp xếp công việc một cách khoa học. · Biết quản lý thời gian của bản thân và người khác.
3	Phẩm chất cá nhân	Cần thiết	· Trung thực, năng động, sáng tạo, có tinh thần trách nhiệm cao, tâm huyết, tận tụy gắn bó với công việc. · Điềm tỉnh, chín chắn trong lời nói và hành vi. · Lương thiện và có đạo đức tốt. · Kiên trì, bền bỉ đối mặt với những thử thách. · Cẩn thận từng chi tiết nhỏ trong suốt quá trình làm việc. · Làm việc có tính chính xác cao. · Sức khỏe tốt.
3	Phẩm chất cá nhân	Phong cách làm việc	· Quan tâm đến người khác. · Khả năng chịu đựng cao. · Chủ động trong công việc, khả năng làm việc độc lập. · Sáng tạo, tích cực suy nghĩ tìm ra những ý tưởng mới để đáp ứng nhu cầu công việc. · Sẵn sàng nhận lấy trách nhiệm và thử thách · Khả năng thích ứng và linh hoạt với công việc áp lực cao. · Tự kiểm soát bản thân.