Mẫu mô tả công việc Phòng Xây dựng chi tiết và đầy đủ

Hướng dẫn sử dụng biểu mẫu

Mục đích sử dụng

Mẫu "Mô tả công việc toàn Phòng Xây dựng" được thiết kế để hệ thống hóa và chuẩn hóa các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cũng như tiêu chuẩn cho từng vị trí trong Phòng Xây dựng. Tài liệu này giúp nhân viên hiểu rõ vai trò của mình, đồng thời là cơ sở để đánh giá hiệu quả công việc, xây dựng kế hoạch đào tạo và tuyển dụng nhân sự phù hợp. Việc sử dụng mẫu này đảm bảo tính minh bạch và chuyên nghiệp trong quản trị nguồn nhân lực tại công ty.

Ai điền và khi nào

Mẫu này do Trưởng phòng Xây dựng hoặc cán bộ nhân sự phụ trách xây dựng và cập nhật. Thời điểm điền mẫu là khi có sự thay đổi về cơ cấu tổ chức, khi tuyển dụng nhân sự mới cho phòng, hoặc khi cần rà soát, điều chỉnh lại chức năng nhiệm vụ của các vị trí trong phòng. Ngoài ra, mẫu cũng được sử dụng định kỳ hàng năm trong quá trình đánh giá và hoạch định nhân sự.

Hướng dẫn điền từng mục

Tiêu đề (Mô tả công việc toàn Phòng XD.doc): Giữ nguyên tên file hoặc thay đổi theo quy định đặt tên văn bản của công ty. Đây là tên tài liệu chính thức.
Thuộc danh mục (31. Phong xay dung): Chọn đúng danh mục "Phòng xây dựng" để phân loại tài liệu vào đúng vị trí lưu trữ, giúp dễ dàng tra cứu sau này.
MÔ TẢ CÔNG VIỆC - CB-NV PHÒNG XÂY DỰNG: Phần này chia làm hai cột chính: cột bên trái dành cho chức danh "Trưởng phòng" và cột bên phải dành cho chức danh "Nhân viên Giám sát kỹ thuật". Mỗi cột đều có các mục: NHIỆM VỤ TRÁCH NHIỆM, QUYỀN HẠN, MỐI QUAN HỆ & BÁO CÁO, TIÊU CHUẨN ĐỂ ĐẢM NHẬN CÔNG VIỆC.
NHIỆM VỤ TRÁCH NHIỆM (cột Trưởng phòng): Liệt kê chi tiết 10 nhiệm vụ chính như quản lý điều hành, tham mưu, tổ chức thực hiện đầu tư xây dựng, kiểm tra, xây dựng ISO... Mỗi nhiệm vụ đều có mức độ "Toàn phần".
NHIỆM VỤ TRÁCH NHIỆM (cột Nhân viên): Liệt kê 6 nhiệm vụ chính như kiểm tra giám sát kỹ thuật, lập phương án kỹ thuật, quản lý hồ sơ... Mỗi nhiệm vụ cũng có mức độ "Toàn phần".
QUYỀN HẠN (cả hai cột): Ghi rõ các quyền được thực hiện như phân công công việc, giải quyết nghỉ phép, đề xuất khen thưởng/kỷ luật, ký văn bản, liên hệ với đơn vị thi công...
MỐI QUAN HỆ & BÁO CÁO: Xác định rõ cấp trên trực tiếp (Cơ quan Tổng Giám đốc cho Trưởng phòng, Trưởng phòng cho Nhân viên) và các loại báo cáo định kỳ (hàng tháng, quý, năm, hàng ngày).
TIÊU CHUẨN ĐỂ ĐẢM NHẬN CÔNG VIỆC: Điền đầy đủ các yêu cầu về trình độ (Đại học/Trung cấp chuyên ngành xây dựng), đào tạo (ISO, TQM), kỹ năng (quản lý, vi tính, anh văn) và kinh nghiệm (tối thiểu 1-2 năm ở vị trí tương đương).

Lưu ý quan trọng

Mẫu này được thiết kế cho hai vị trí điển hình trong Phòng Xây dựng: Trưởng phòng và Nhân viên Giám sát kỹ thuật. Nếu phòng có thêm các vị trí khác, cần tạo thêm cột hoặc mẫu riêng.
Tất cả các mục "Toàn phần" đều có nghĩa là nhân viên đó chịu trách nhiệm 100% về nhiệm vụ được giao, không chia sẻ với người khác.
Phần "Tiêu chuẩn để đảm nhận công việc" cần được cập nhật thường xuyên để phù hợp với yêu cầu thực tế của công ty và thị trường lao động.
Khi điền, cần sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, cụ thể, tránh các từ ngữ chung chung để nhân viên dễ hiểu và thực hiện.
Mẫu này cần được phê duyệt bởi Cơ quan Tổng Giám đốc trước khi chính thức áp dụng.

Lỗi thường gặp

Nhầm lẫn giữa nhiệm vụ của Trưởng phòng và Nhân viên: Nhiều người điền sai cột, dẫn đến mô tả công việc không chính xác. Ví dụ, nhiệm vụ "Quản lý điều hành toàn bộ hoạt động" chỉ dành cho Trưởng phòng, không phải nhân viên.
Bỏ sót mục "Quyền hạn": Một số người chỉ tập trung vào nhiệm vụ mà quên điền quyền hạn, khiến nhân viên không biết mình được phép làm gì.
Không cập nhật tiêu chuẩn tuyển dụng: Để nguyên các yêu cầu cũ, không điều chỉnh theo nhu cầu thực tế, dẫn đến tuyển dụng không đúng người.
Thiếu thông tin về báo cáo: Không ghi rõ báo cáo cho ai và tần suất báo cáo, gây khó khăn trong quản lý và theo dõi công việc.
Viết mô tả quá chung chung: Ví dụ "Làm các công việc khác theo yêu cầu" thay vì liệt kê cụ thể các nhiệm vụ như trong mẫu.

Nội dung biểu mẫu

MÔ TẢ CÔNG VIỆC

CB-NV PHÒNG XÂY DỰNG

NHIỆM VỤ	TRÁCH NHIỆM
1/ Quản lý điều hành toàn bộ các hoạt động của Phòng Xây dựng và chịu trách nhiệm trước Cơ quan Tổng Giám Đốc về kết quả điều hành này	Toàn phần
2/ Tham mưu cho Cơ quan Tổng Giám Đốc về các lãnh vực thuộc về quy hoạch, đầu tư các công trình xây dựng mới, cải tạo sửa chữa các công trình xây dựng và vật kiến trúc hiện hữu	Toàn phần
3/ Tổ chức thực hiện các chương trình đầu tư thuộc (phần xây dựng), các kế hoạch cải tạo, mở rộng, sửa chữa nâng cấp … tại Công ty đảm bảo đạt tiến độ và hiệu quả.	Toàn phần
4/ Căn cứ các yêu cầu công tác của Công ty và các Xí nghiệp Phòng lập phương án kỹ thuật triển khai và kiểm soát việc thực hiện, đảm bảo đúng tiến độ và đạt yêu cầu về chất lượng.	Toàn phần
5/ Kiểm tra việc sử dụng , bảo quản mặt bằng nhà xưởng , kiến trúc trong toàn Công Ty.	Toàn phần
6/ Xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 tại Phòng Xây dựng theo kế hoạch đề ra.	Toàn phần
7/ Kiểm soát công tác nhân sự, lao động tiền lương.	Toàn phần
8/ Kiểm soát hệ thống bảo quản tài liệu – lưu trữ hồ sơ thuộc Phòng Xây dựng.	Toàn phần
9/ Tham mưu đề xuất đến Cơ quan Tổng Giám Đốc các vấn đề cải tiến thuộc phạm vi chuyên môn nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của Công ty	Toàn phần
10/ Báo cáo về lĩnh vực chuyên môn theo quy định Công ty	Toàn phần
QUYỀN HẠN
1/ Phân công điều phối công việc cho các CB-NV thuộc quyền 2/ Giải quyết nghỉ phép cho CB thuộc quyền theo quy định Công ty hiện hành. 3/ Đề xuất tham mưu đến cơ quan Tổng Giám Đốc các vấn đề liên quan đến lĩnh vực khen thưởng – kỷ luật – nâng lương – đào tạo - bổ nhiệm – bãi nhiệm - điều chuyển – sa thải hoặc chấm dứt hợp đồng lao động CB-NV để nâng cao hiệu quả hoạt động của Phòng. 4/ Ký các văn bản, tài liệu , chứng từ trong phạm vi trách nhiệm được giao. 5/ Giải quyết công việc trong phạm vi trách nhiệm của Phòng Xây dựng. 6/ Đề xuất Cơ quan Tổng Giám Đốc và các đơn vị liên quan hỗ trợ khi gặp khó khăn ngoài phạm vi giải quyết.

MỐI QUAN HỆ & BÁO CÁO

-Cơ quan Tổng Giám đốc : phụ trách trực tiếp

-Báo cáo định kỳ :

* Báo cáo hàng tháng, quý, năm về hoạt động của Phòng Xây dựng..

* Báo cáo kế hoạch chi tiêu hàng tháng.

TIÊU CHUẨN ĐỂ ĐẢM NHẬN CÔNG VIỆC

1/ Trình độ :

-Tốt nghiệp Đại Học ngành xây dựng.

-Anh văn Giao tiếp

2/ Đào tạo :

-Huấn luyện kỹ năng quản lý dành cho cán bộ chủ chốt của Công ty.

-Huấn luyện về hệ thống quản lý chất lượng theo ISO, TQM ….

3/ Kỹ năng :

-Năng lực quản lý điều hành

-Linh hoạt, quyết đoán khi hành xử công việc.

-Năng lực lập kế họach và tổ chức đạt hiệu quả chất lượng và tiến độ

-Động viên nhân viên

-Thành thạo vi tính văn phòng, vi tính chuyên ngành

-Khả năng làm việc tốt dưới cường độ áp lực cao

4/ Kinh nghiệm :

-Am hiểu tổng quát các lãnh vực hoạt động của Phòng Xây dựng.

-Kinh nghiệm ở vị trí tương đương tối thiểu 2 năm .

NHIỆM VỤ	TRÁCH NHIỆM
1. Kiểm tra giám sát kỹ thuật các công trình đầu tư xây dựng mới, cải tạo, sửa chữa nâng cấp ….. thực hiện tại Công ty đảm bảo các yêu cầu về chất lượng và tiến độ.	Toàn phần
2. Thực hiện các nghiệp vụ liên quan của người Cán bộ giám sát kỹ thuật theo sự phân công của Trưởng phòng xây dựng.	Toàn phần
3. Lập các phương án kỹ thuật liên quan đến việc cải tạo xây dựng sửa chữa để trình cấp thẩm quyền phê duyệt.	Toàn phần
4. Kiểm tra thường xuyên việc quản lý sử dụng nhà xưởng, vật kiến trúc tại các Xí nghiệp Phòng.	Toàn phần
5. Liên hệ với các Cơ sở thi công xâ dựng … để chào giá thi công và đề xuất trình duyệt.	Toàn phần
6. Quản lý và lưu trữ các hồ sơ tài liệu, bản vẽ liên quan phục vụ công tác.	Toàn phần
QUYỀN HẠN
-Được quyền thực hiện nhiệm vụ của nhân viên Giám sát kỹ thuật. -Được giải quyết các vấn đề liên quan được phân công và chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng. -Được quyền chủ động liên hệ với các Đơn vị thi công xây dựng, Các Cửa hàng Vật liệu xây dựng … để nắm bắt đàm phán giá cả và đề xuất Đơn vị thi công sửa chữa.
MỐI QUAN HỆ & BÁO CÁO
-Trưởng Phòng : phụ trách trực tiếp -Báo cáo : * Báo cáo trực tiếp hàng ngày kết quả thực hiện các nhiệm vụ được phân công .
TIÊU CHUẨN ĐỂ ĐẢM NHẬN CÔNG VIỆC
-Trình độ : Tốt nhiệp đại học, trung cấp chuyên ngành xây dựng. -Chuyên môn : Kinh nghiệm nghề nghiệp tối thiểu 1 năm -Kỹ năng : Biết vi tính chuyên ngành, anh văn căn bản - Yêu cầu : Linh hoạt và nhanh nhạy trong xử lý công việc -Các yêu cầu khác : Có sức khỏe tốt , sâu sát sát hiện trường, trung thực, nhiệt tình, Có trách nhiệm trong công tác.