Hướng dẫn điền mẫu mô tả công việc nhân viên trưng bày sản phẩm

Hướng dẫn sử dụng biểu mẫu

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu "Bảng mô tả công việc" dành cho vị trí Nhân viên trưng bày sản phẩm (NVTBSP) thuộc Phòng Tiếp thị Sản phẩm được thiết kế để chuẩn hóa các thông tin về chức danh, nhiệm vụ, quyền hạn và tiêu chuẩn yêu cầu của vị trí này. Mục đích chính của biểu mẫu là giúp nhân viên hiểu rõ phạm vi công việc, trách nhiệm và các mối quan hệ công tác trong và ngoài công ty. Đồng thời, đây là cơ sở để Trưởng phòng Tiếp thị đánh giá hiệu quả làm việc, đề xuất đào tạo và quy hoạch nhân sự kế thừa. Biểu mẫu cũng hỗ trợ quy trình tuyển dụng khi cần tìm ứng viên phù hợp với các tiêu chuẩn đã được xác định rõ ràng.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do Trưởng phòng Tiếp thị (TP TT) hoặc nhân sự phụ trách nhân sự của phòng soạn thảo, sau đó trình lên Trưởng đơn vị và Cấp trên trực tiếp (Trưởng phòng TT) phê duyệt. Thời điểm điền biểu mẫu là khi xây dựng hoặc cập nhật mô tả công việc cho vị trí Nhân viên trưng bày sản phẩm, đặc biệt khi có sự thay đổi về cơ cấu tổ chức, chiến lược marketing hoặc khi tuyển dụng nhân sự mới. Ngoài ra, biểu mẫu cũng được rà soát định kỳ hàng năm để đảm bảo các nhiệm vụ, quyền hạn và tiêu chuẩn vẫn phù hợp với thực tế hoạt động kinh doanh và định hướng phát triển của thương hiệu.

Hướng dẫn điền từng mục

Tên chức danh: Ghi rõ "Nhân viên trưng bày sản phẩm" – đây là tên chính thức của vị trí, cần viết đúng chính tả và không viết tắt.
Mã chức danh: Nhập mã "KDM/PMK – NVTBSP" theo quy định của phòng nhân sự, mã này dùng để quản lý hồ sơ và phân loại nhân sự trong hệ thống.
Đơn vị công tác: Ghi "Phòng Tiếp thị Sản phẩm" – đây là phòng ban chính thức mà nhân viên trực thuộc.
Cấp trên trực tiếp: Điền "Trưởng phòng TT" – người quản lý trực tiếp, chịu trách nhiệm giao việc và đánh giá kết quả công việc.
Người thay thế khi vắng mặt: Ghi "Nhân sự do TĐV chỉ định" – TĐV là Trưởng đơn vị, người có thẩm quyền phân công người thay thế khi cần.
Tóm tắt chức năng: Mô tả ngắn gọn nhiệm vụ chính: lên kế hoạch và thực hiện trưng bày hàng hóa tại các điểm bán, đảm bảo hình ảnh nhận diện thương hiệu đồng bộ, kích thích khách hàng mua sắm và báo cáo tổng kết.
Các nhiệm vụ cụ thể: Liệt kê chi tiết từng đầu việc như lập kế hoạch trưng bày theo mùa vụ, sáng tạo hình ảnh, lập thời gian biểu chăm sóc cửa hàng, phối hợp với phòng thiết kế, giám sát thi công bảng hiệu, đề xuất nhân lực – tài lực – vật lực, báo cáo định kỳ và thực hiện các công việc khác theo chỉ đạo.
Các mối quan hệ công tác: Ghi rõ mối quan hệ trong công ty (với Trưởng phòng, Trưởng đơn vị, nhân sự PTT, các đơn vị khác) và ngoài công ty (đối tác, đại lý, khách hàng phân phối, người tiêu dùng).
Quyền hạn: Nêu các quyền như đề xuất phương tiện làm việc, nhân lực – vật lực – tài lực, toàn quyền quản lý theo kế hoạch đã duyệt và đề xuất cải tiến quy chế.
Các phương tiện làm việc: Liệt kê bàn làm việc, tủ hồ sơ, điện thoại, văn phòng phẩm và tài liệu quy chế.
Tiêu chuẩn yêu cầu: Điền trình độ học vấn (Cao đẳng trở lên chuyên ngành thiết kế đồ họa, mỹ thuật công nghiệp), anh văn (trình độ B), vi tính (thành thạo phần mềm thiết kế đồ họa), kiến thức (quảng cáo, truyền thông, marketing, ISO 9000), kỹ năng (quản lý, tổ chức đào tạo, sáng tạo thẩm mỹ, nhạy bén thị trường, internet, làm việc áp lực cao) và tố chất (trung thực, ham học hỏi, năng động, làm việc độc lập và nhóm).

Lưu ý quan trọng

Phải đảm bảo tất cả các mục trong biểu mẫu đều được điền đầy đủ, không bỏ trống bất kỳ trường nào vì mỗi mục đều có giá trị trong việc xác định rõ ràng vị trí công việc.
Khi điền phần "Các nhiệm vụ cụ thể", cần mô tả chi tiết, có thể đo lường được, tránh chung chung để nhân viên hiểu đúng và thực hiện đúng.
Phần "Tiêu chuẩn yêu cầu" cần được cập nhật thường xuyên để phù hợp với thực tế thị trường lao động và yêu cầu công việc ngày càng cao.
Mọi thay đổi về nội dung biểu mẫu phải được sự đồng ý của Trưởng phòng TT và Trưởng đơn vị trước khi ban hành chính thức.
Biểu mẫu sau khi hoàn thiện cần được lưu trữ trong hồ sơ nhân sự của phòng và công ty để phục vụ công tác quản lý, đánh giá và kiểm toán nội bộ.

Lỗi thường gặp

Nhầm lẫn giữa "Tóm tắt chức năng" và "Các nhiệm vụ cụ thể" – nhiều người viết quá dài dòng ở phần tóm tắt hoặc quá sơ sài ở phần nhiệm vụ, dẫn đến thiếu rõ ràng.
Bỏ sót mục "Người thay thế khi vắng mặt" – điều này gây khó khăn khi cần phân công công việc đột xuất.
Không cập nhật "Tiêu chuẩn yêu cầu" khi thị trường thay đổi, ví dụ yêu cầu anh văn trình độ B nhưng thực tế công việc cần trình độ cao hơn.
Viết "Các mối quan hệ công tác" quá chung chung, không chỉ rõ từng đối tượng cụ thể và trách nhiệm báo cáo.
Phần "Quyền hạn" bị sao chép từ vị trí khác mà không điều chỉnh cho phù hợp với thực tế của Nhân viên trưng bày sản phẩm.
Không ghi rõ mã chức danh hoặc ghi sai mã, gây khó khăn cho việc quản lý hồ sơ nhân sự trên hệ thống.

Nội dung biểu mẫu

BẢNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC

Tên chức danh: NHÂN VIÊN TRƯNG BÀY SẢN PHẨM
Mã chức danh: KDM/PMK – NVTBSP
Đơn vị công tác: PHÒNG TIẾP THỊ SẢN PHẨM
Cấp trên trực tiếp: TRƯỞNG PHÒNG TT
Người thay thế khi vắng mặt: NHÂN SỰ DO TĐV CHỈ ĐỊNH
Tóm tắt chức năng:

Lên kế hoạch và thực hiện công tác trưng bày hàng hóa tại tất cả các điểm có trưng bày và bán hàng hóa của thương hiệu. Trưng bày theo yêu cầu của các bộ phận liên quan và luôn đảm bảo hình ảnh nhận diện đồng bộ của thương hiệu trong quá trình trưng bày hàng hóa. Kích thích khách hàng tham quan và mua hàng tại các điểm bán thông qua cách thức trưng bày hàng hóa và các yếu tố kích thích khác. Báo cáo tổng kết, đánh giá rút kinh nghiệm các kế hoạch, chương trình thực hiện.

7. Các nhiệm vụ cụ thể:

- Lập kế hoạch triển khai trang trí, trưng bày cửa hàng theo thời điểm, theo mùa vụ, theo khu vực thị trường, theo mục đích marketing trong từng giai đoạn.

- Chủ động sáng tạo hình ảnh, thông điệp, cách trang trí cửa hàng, cách trưng bày sản phẩm theo định hướng truyền thông marketing của thương hiệu (đạt các yêu cầu shop dislay, window display, merchandising display).

- Lập thời gian biểu định kỳ chăm sóc hình ảnh cửa hàng, các pano quảng cáo, các ấn phẩm truyền thông đặt tại nơi công cộng, v.v.

- Phối hợp Phòng lien quan và nhân viên thiết kế đồ họa trong việc đưa ý tưởng, lựa chọn người mẫu, nhiếp ảnh gia chụp hình sản phẩm, hình quảng cáo thương hiệu (Lưu ý phải hoạch định trước số hình ảnh này sẽ được sử dụng như thế nào, đặt ở vị trí nào - tại cửa hàng hay trong catalogue sản phẩm, v.v.).

- Giám sát việc thiết kế, thi công các bảng hiệu, hộp đèn, cửa hàng theo concept thương hiệu.

- Đề xuất nhân lực, tài lực, vật lực cho kế hoạch & tổ chức thực hiện chương trình được phê duyệt.

- Phối kết hợp, đoàn kết và hỗ trợ các nhân sự thuộc PTT cùng các nhân sự liên quan trong Công ty để hoàn thành nhiệm vụ chung.

- Thực hiện đúng các quy chế, quy trình, quy định của Công ty và PTT.

- Báo cáo bằng văn bản hàng tuần cho người quản lý trực tiếp và các báo cáo tháng, quý, sơ kết 06 tháng, tổng kết năm theo quy định.

- Thực hiện các công việc khác theo chỉ đạo của TP TT trong khuôn khổ phạm vi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của PTT.

- Chịu trách nhiệm trước TP về toàn bộ kết quả và hiệu quả công việc được giao.

8. Các mối quan hệ công tác:

· Trong công ty:

- Truong Phong:

- Có thể nhận chỉ đạo trực tiếp từ CQ TGĐ, báo cáo cho TĐV biết về nhiệm vụ được giao trước và sau khi thực hiện.

- Trưởng đơn vị: tiếp nhận các chỉ thị, hướng dẫn thực hiện công tác; báo cáo kết quả thực hiện các nhiệm vụ được phân công.

- Nhân sự thuộc PTT: trao đổi thông tin/ số liệu liên quan đến tình hình thị trường, kế hoạch hành động, phối hợp triển khai các chương trình marketing theo định hướng; yêu cầu tinh thần làm việc nhóm.

- Các đơn vị khác: ghi nhận yêu cầu, phối hợp thực hiện các công việc liên quan nghiệp vụ, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, nhiệm vụ của đơn vị theo chỉ định. Báo cáo TĐV trước và sau khi thực hiện công việc.

· Ngoài công ty:

- Liên lạc với các đối tác phối hợp tổ chức dịch vụ chăm sóc khách hàng. Báo cáo TĐV trước và sau khi thực hiện công việc.

- Liên lạc với các đại lý, khách hàng phân phối khác và người tiêu dùng theo nhu cầu công việc. Báo cáo TĐV trước và sau khi thực hiện công việc.

9. Quyền hạn:

- Đề xuất các phương tiện, công cụ làm việc cần thiết tới TP.

- Đề xuất nhân lực, vật lực, tài lực cần thiết cho các công việc có liên quan.

- Toàn quyền quản lý và điều động nhân lực, vật lực, tài lực theo kế hoạch đã được duyệt.

- Đề xuất cải tiến các quy chế, quy trình, quy định của Công ty và của PTT.

10. Các phương tiện làm việc:

- Bàn làm việc, tủ đựng hồ sơ, điện thoại.

- Văn phòng phẩm: giấy, bút, thước kẻ, kẹp giấy, bấm đinh, đục lỗ, bìa đựng hồ sơ, box file.

- Tài liệu: Các file hồ sơ quy chế, quy định chung của đơn vị.

11. Tiêu chuẩn yêu cầu:

- Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên chuyên ngành thiết kế đồ họa, mỹ thuật công nghiệp, hiểu biết về kinh doanh tiếp thị là lợi thế.

- Anh văn: trình độ B trở lên.

- Vi tính: sử dụng thành thạo các phần mềm thiết kế và xử lý đồ họa.

- Kiến thức:

· Thông qua các khóa huấn luyện về quảng cáo, truyền thông, marketing, xử lý đồ họa.

· Thông qua các khóa huấn luyện về hệ thống quản trị chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000.

- Kỹ năng:

· Năng lực quản lý

· Năng lực tổ chức huấn luyện đào tạo cán bộ kế thừa.

· Năng lực sáng tạo và cảm nhận thẩm mỹ cao, nhạy cảm với thời trang.

· Khả năng nhạy bén với xu hướng thị trường, am hiểu cách thức trưng bày và trang trí cửa hàng, sắp xếp hàng hóa theo đúng định hướng marketing.

· Khả năng truy cập internet, xử lý thông tin.

· Khả năng làm việc tốt dưới áp lực cao.

- Tố chất:

· Trung thực

· Ham học hỏi

· Năng động, sáng tạo, ứng biến tốt

· Có khả năng làm việc độc lập và khả năng làm việc nhóm.