Hướng dẫn điền mô tả công việc Trưởng phòng QA

Hướng dẫn sử dụng biểu mẫu

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu mô tả công việc Trưởng phòng QA được thiết kế để chuẩn hóa và lưu trữ thông tin chi tiết về vị trí này trong hệ thống quản lý chất lượng của công ty. Mục đích chính của biểu mẫu là xác định rõ ràng các yêu cầu về trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm, nhiệm vụ cụ thể, quyền hạn và cấp báo cáo cho vị trí Trưởng phòng QA. Biểu mẫu này giúp bộ phận Nhân sự và lãnh đạo cấp cao có cơ sở để tuyển dụng, đánh giá hiệu quả công việc và xây dựng lộ trình phát triển cho nhân sự. Đồng thời, nó cũng là tài liệu tham khảo chính thức để ứng viên và nhân viên hiểu rõ phạm vi trách nhiệm của mình.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này thường do Trưởng phòng Nhân sự hoặc chuyên viên phụ trách xây dựng hệ thống quản lý chất lượng soạn thảo dựa trên nhu cầu thực tế của công ty. Sau đó, biểu mẫu sẽ được trình lên Cơ quan Tổng Giám đốc hoặc Ban lãnh đạo cấp cao để phê duyệt. Thời điểm điền biểu mẫu là khi công ty có nhu cầu tuyển dụng mới vị trí Trưởng phòng QA, khi cần cập nhật lại mô tả công việc cho phù hợp với định hướng phát triển mới, hoặc khi có sự thay đổi về cơ cấu tổ chức của phòng Quản lý Chất lượng. Ngoài ra, biểu mẫu cũng được sử dụng trong quá trình đánh giá nội bộ hàng năm để kiểm tra tính phù hợp của các chức danh.

Hướng dẫn điền từng mục

Tiêu đề: Ghi rõ chức danh "Trưởng phòng QA". Đây là tên chính thức của vị trí, cần viết đúng chính tả và không thêm bất kỳ ký tự đặc biệt nào.
Thuộc danh mục: Chọn hoặc ghi "22. Phòng Chất lượng" để xác định vị trí này thuộc phòng ban nào trong cơ cấu tổ chức. Điều này giúp hệ thống phân loại và tra cứu dễ dàng.
Mô tả công việc - I. Yêu cầu: Mục này chia làm 4 phần nhỏ. Ở mục "Trình độ", ghi "Tốt nghiệp Đại học". Ở mục "Đào tạo", liệt kê các khóa học bắt buộc như "Lead Auditor" và các khóa về ISO 9000, TQM. Ở mục "Kỹ năng", mô tả các năng lực cần có như lập kế hoạch chiến lược, đối ngoại, tổ chức đào tạo. Ở mục "Kinh nghiệm", ghi rõ số năm kinh nghiệm tối thiểu trong ngành và ở vị trí tương đương.
Mô tả công việc - II. Nhiệm vụ: Liệt kê chi tiết từng nhiệm vụ chính của Trưởng phòng QA, bắt đầu bằng các động từ hành động như "Quản lý", "Tổ chức", "Đề xuất". Mỗi nhiệm vụ cần được mô tả cụ thể, ví dụ: "Tổ chức đánh giá nội bộ và họp xem xét của lãnh đạo theo định kỳ".
Mô tả công việc - III. Quyền hạn: Ghi rõ các quyền mà vị trí này được phép thực hiện, như quyền chủ động quan hệ với đơn vị ngoài công ty, quyền phân công nhân sự, quyền yêu cầu cung cấp tài liệu, và quyền đề nghị đình chỉ sản xuất khi cần.
Mô tả công việc - IV. Cấp báo cáo: Xác định rõ vị trí này báo cáo trực tiếp cho ai. Trong biểu mẫu mẫu, cấp báo cáo là "Cơ quan Tổng Giám đốc". Cần ghi chính xác chức danh hoặc bộ phận nhận báo cáo để đảm bảo luồng thông tin trong công ty.

Lưu ý quan trọng

Phải đảm bảo tất cả thông tin trong biểu mẫu đều chính xác, nhất quán với các tài liệu quản lý chất lượng khác của công ty, đặc biệt là các quy trình liên quan đến ISO 9001:2000.
Khi điền mục "Nhiệm vụ", cần ưu tiên các nhiệm vụ cốt lõi, tránh liệt kê quá dài dòng nhưng vẫn phải bao quát đầy đủ trách nhiệm của vị trí.
Mục "Quyền hạn" phải đi kèm với trách nhiệm tương ứng, không được ghi quyền hạn vượt quá thẩm quyền được giao trong quy chế công ty.
Người điền cần tham khảo ý kiến của Trưởng phòng QA hiện tại (nếu có) hoặc Ban lãnh đạo để đảm bảo mô tả công việc phản ánh đúng thực tế hoạt động.

Lỗi thường gặp

Nhầm lẫn giữa "Nhiệm vụ" và "Quyền hạn": Nhiều người điền hay ghi các quyền hạn vào mục nhiệm vụ hoặc ngược lại, gây khó hiểu khi đọc tài liệu. Ví dụ, "được quyền đình chỉ sản xuất" là quyền hạn, không phải nhiệm vụ hàng ngày.
Bỏ sót các yêu cầu về đào tạo chuyên sâu: Một số người chỉ ghi "Tốt nghiệp Đại học" mà quên liệt kê các khóa huấn luyện bắt buộc như Lead Auditor hoặc ISO 9000, dẫn đến việc tuyển dụng không đúng người.
Mô tả nhiệm vụ quá chung chung: Ví dụ chỉ ghi "Quản lý chất lượng" mà không nêu rõ các hoạt động cụ thể như đánh giá nội bộ, xử lý khiếu nại, hay đào tạo nhân viên, khiến ứng viên không hiểu rõ công việc thực tế.
Không cập nhật cấp báo cáo: Nếu cơ cấu tổ chức thay đổi nhưng mục "Cấp báo cáo" vẫn giữ nguyên, sẽ gây ra sự chồng chéo trong quản lý và báo cáo sai tuyến.

Nội dung biểu mẫu

MÔ TẢ CÔNG VIỆC

TRƯỞNG PHỊNG QA

I. YÊU CẦU

1. Trình độ : Tốt nghiệp Đại Học

2. Đào tạo :

- Thông qua khóa huấn luyện Lead Auditor

- Thông qua các khóa huấn luyện về quản trị chất lượng, ISO 9000:2000, TQM và các tiêu chuẩn xây dựng hệ thống đảm bảo chất lượng trong doanh nghiệp.

3. Kỹ năng :

- Năng lực lập kế hoạch chiến lược kiểm soát hệ thống quản lý chất lượng trong doanh nghiệp.

- Năng lực đối ngoại tốt. Tố chất nhạy bén, quyết đoán trong quản trị công việc.

- Năng lực tổ chức huấn luyện đào tạo cán bộ kế thừa.

- Khả năng làm việc tốt dưới cường độ áp lực cao

4. Kinh nghiệm :

- Kinh nghiệm làm việc trong ngành tối thiểu 5 năm

- Kinh nghiệm quản lý chất lượng hệ thống tối thiểu 5 năm ở vị trí tương đương

II. NHIỆM VỤ

1. Quản lý điều hành nhân sự Phong Quản Lý Chất Lượng và chịu trách nhiệm trước Cơ quan Tổng Giám đốc về kết quả hoạt động của Phong.

2. Tổ chức thiết lập, thực hiện và duy trì các quá trình cần thiết cho hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000

3. Tổ chức kiểm soát việc xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO9000 :2000 Thúc đẩy việc nhận thức về các yêu cầu của khách hàng trong toàn Công ty.

4. Tổ chức đánh giá nội bộ và họp xem xét của lãnh đạo theo định kỳ và đột xuất. đảm bảo việc duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng toàn Công ty luôn phù hợp theo yêu cầu Tiêu chuẩn ISO 9001:2000

5. Tổ chức các lớp tập huấn về nhận thức ISO 9000 cho các nhân viên mới và các đơn vị mới thành lập. Hướng dẫn xây dựng các tài liệu kiểm tra hoạt động sản xuất kinh doanh theo yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2000.

6. Tổ chức thực hiện phúc tra chất lượng sản phẩm theo kế hoạch quy định.

7. Đề xuất biện pháp xử lý sản phẩm không phù hợp. Kiểm soát việc xử lý để đảm bảo chất lượng sản phẩm Công ty phù hợp theo yêu cầu khách hàng.

8. Tổ chức cập nhật thống kê và tổng hợp phân tích tình hình chất lượng sản phẩm toàn Công ty theo định kỳ hoặc đột xuất theo chỉ đạo CQTGĐ.

9. Tiếp nhận, thẩm tra và phối hợp với các đơn vị liên quan để đề xuất biện pháp giải quyết khiếu nại chất lượng sản phẩm của khách hàng, đảm bảo thỏa mãn các yêu cầu của khách.

10. Tổ chức lưu trữ tài liệu chất lượng hệ thống Công ty và các hồ sơ liên quan đến lĩnh vực chuyên môn của phong theo đúng quy định Công ty.

11. Quản lý các thiết bị, phương tiện, dụng cụ và tài sản do Công ty giao, đảm bảo sử dụng có hiệu quả, đạt yêu cầu về an toàn lao động, an toàn thiết bị, vệ sinh công nghiệp phòng cháy chữa cháy.

12. Sử dụng nguồn nhân lực Phong QA có hiệu quả, thực hiện các chế độ chính sách theo đúng quy định Công ty và pháp luật của Nhà nước . Tổ chức huấn luyện đào tạo nhằm nâng cao kỹ thuật nghiệp vụ, trình độ tay nghề cho CB-NV Phong QA

13. Tham mưu đề xuất CQTGĐ các vấn đề cải tiến quản lý sản xuất - kỹ thuật – chất lượng – máy móc thiết bị , nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của Công ty.

14. Báo cáo về lĩnh vực chuyên môn theo yêu cầu quy định Công ty.

III. QUYỀN HẠN :

1. Chủ động quan hệ trực tiếp với các đơn vị chức năng, các tổ chức giám sát đo lường chất lượng ngoài Công ty để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của Phong.

2. Chủ động phân công, phân nhiệm trong nội bộ đơn vị căn cứ vào năng lực, phẩm chất từng CB-NV, nhằm bảo đảm đạt hiệu quả cao nhất cho hoạt động của Phong.

3. Trực tiếp làm việc với các xí nghiệp, đơn vị trong công ty về mọi vấn đề liên quan đến chất lượng hệ thống hoặc chất lượng sản phẩm của Công ty.

4. Được quyền yêu cầu hoặc đôn đốc các đơn vị liên quan cung cấp đầy đủ các chứng từ, tài liệu, hồ sơ …. khi cần thiết.

5. Được quyền đề nghị Giám đốc Xí nghiệp đình chỉ sản xuất khi phát hiện các vấn đề gây ảnh hưởng đến chất lượng thành phẩm cuối cùng

6. Giải quyết các phát sinh trong phạm vi trách nhiệm được giao.

7. Đề xuất tham mưu các vấn đề liên quan đến lĩnh vực khen thưởng – kỷ luật – nâng lương – đào tạo - bổ nhiệm – bãi nhiệm - điều chuyển – sa thải hoặc chấm dứt hợp đồng lao động CB-NV để nâng cao hiệu quả hoạt động của Phong QA.

8. Ký duyệt các tài liệu , chứng tư, văn bản…… trong phạm vi trách nhiệm được giao

9. Tham dự các buổi họp của Phong và của Công ty theo lãnh vực được phân công

10. Đề xuất huy động các đơn vị trong Cty tham gia giải quyết sự cố chất lượng. Đề xuất Cơ quan Tổng Giám Đốc và các đơn vị liên quan hỗ trợ khi gặp khó khăn ngoài phạm vi giải quyết.

IV. CẤP BÁO CÁO :

- Báo cáo Cơ quan Tổng Giám Đốc về việc thực hiện, duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng