Hướng dẫn điền biểu mẫu Tổ trưởng Phúc tra Chất lượng

Hướng dẫn sử dụng biểu mẫu

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu "Tổ trưởng Phúc tra Chất lượng" được thiết kế nhằm chuẩn hóa và lưu trữ thông tin chi tiết về vị trí Tổ trưởng Phúc tra Chất lượng (PTCL) trong hệ thống quản lý của Phòng Chất lượng. Tài liệu này giúp xác định rõ ràng các yêu cầu về trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm cũng như nhiệm vụ và quyền hạn của người đảm nhận chức vụ này. Đây là cơ sở để đánh giá năng lực ứng viên, xây dựng kế hoạch đào tạo và làm căn cứ cho công tác quản lý nhân sự hiệu quả.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này thường do Trưởng phòng Chất lượng hoặc cấp quản lý trực tiếp phụ trách khối QA/QC soạn thảo và cập nhật. Thời điểm điền biểu mẫu là khi có nhu cầu tuyển dụng mới cho vị trí Tổ trưởng PTCL, khi cần điều chỉnh, bổ sung mô tả công việc cho phù hợp với tình hình thực tế sản xuất, hoặc định kỳ theo yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng. Nhân viên mới được bổ nhiệm vào vị trí này cũng cần đọc và hiểu rõ nội dung biểu mẫu để nắm bắt trách nhiệm của mình.

Hướng dẫn điền từng mục

Tiêu đề: Ghi rõ "Tổ trưởng Phúc tra Chất lượng" hoặc "To truong Phuc Tra CL" như trong biểu mẫu. Đây là tên chính thức của vị trí công việc.
Thuộc danh mục: Chọn hoặc ghi "22. Phong Chat luong" để xác định bộ phận quản lý trực tiếp vị trí này.
I. Yêu cầu: Trình bày chi tiết các tiêu chuẩn tối thiểu. Mục 1. Trình độ: Ghi "Tốt nghiệp đại học". Mục 2. Đào tạo: Liệt kê các khóa huấn luyện bắt buộc như ISO, TQM. Mục 3. Kỹ năng: Mô tả các năng lực cần có như phân tích, quản lý nhân sự, quyết đoán, đào tạo, chịu áp lực và phối hợp. Mục 4. Kinh nghiệm: Ghi rõ yêu cầu am hiểu quản lý chất lượng và tối thiểu 02 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương.
II. Nhiệm vụ: Liệt kê từ 1 đến 6 các trách nhiệm chính. Bao gồm quản lý điều hành tổ, tổ chức phúc tra chất lượng, huấn luyện nhân viên, cập nhật kết quả kiểm tra, phối hợp với các đơn vị và thực hiện nhiệm vụ ủy quyền khi Trưởng phòng vắng mặt.
III. Quyền hạn: Ghi rõ từ 1 đến 8 các quyền mà Tổ trưởng được phép thực hiện. Ví dụ: phân công nhân sự, yêu cầu cung cấp dữ liệu, yêu cầu tái chế lô hàng không đạt, tham gia họp, huy động tăng ca, tổ chức họp nội bộ, đề nghị khen thưởng/kỷ luật, đề xuất cải tiến quy trình và báo cáo vượt cấp.
IV. Cấp báo cáo: Ghi rõ chức danh người quản lý trực tiếp, cụ thể là "Truong Phong QA".

Lưu ý quan trọng

Thông tin trong biểu mẫu phải chính xác, phản ánh đúng thực tế công việc và yêu cầu của vị trí Tổ trưởng PTCL.
Khi điền, cần sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, cụ thể, tránh chung chung để người đọc dễ hiểu và áp dụng.
Các mục về nhiệm vụ và quyền hạn cần được cập nhật định kỳ để phù hợp với sự thay đổi của quy trình sản xuất và hệ thống quản lý chất lượng.
Biểu mẫu này là tài liệu pháp lý quan trọng, cần được lưu trữ và quản lý theo đúng quy định của Phòng Chất lượng.
Người được bổ nhiệm vào vị trí này phải đọc kỹ và cam kết thực hiện đầy đủ các yêu cầu, nhiệm vụ và quyền hạn đã nêu.

Lỗi thường gặp

Nhầm lẫn giữa "Phúc tra chất lượng" và "Kiểm tra chất lượng" dẫn đến mô tả nhiệm vụ không chính xác. Phúc tra là hoạt động kiểm tra lại sau kiểm tra lần đầu.
Bỏ sót hoặc ghi thiếu các kỹ năng quan trọng như "khả năng đào tạo cán bộ kế thừa" hoặc "khả năng làm việc dưới áp lực cao".
Không cập nhật số năm kinh nghiệm tối thiểu (02 năm) hoặc yêu cầu trình độ đại học, dẫn đến tuyển dụng sai đối tượng.
Liệt kê quyền hạn không đầy đủ, đặc biệt là quyền "báo cáo vượt cấp" khi khó khăn không được giải quyết thỏa đáng.
Ghi sai cấp báo cáo, ví dụ ghi "Trưởng phòng Sản xuất" thay vì "Trưởng phòng QA" như quy định.

Nội dung biểu mẫu

MÔ TẢ CÔNG VIỆC

TO TRUONG PHUC TRA CHAT LUONG

I. YÊU CẦU

1. Trình độ: Tốt nghiệp đại học.

2. Đào tạo:

-Thông qua các khóa huấn luyện về hệ thống quản lý chất lượng theo ISO, TQM và khóa huấn luyện do Công Ty tổ chức.

3. Kỹ Năng:

-Khả năng phân tích và dự báo về tình hình chất lượng sản phẩm

-Năng lực quản lý nhân sự

-Năng lực quyết đoán trong giải quyết công việc.

-Năng lực đào tạo cán bộ kế thừa.

-Khả năng làm việc tốt dưới cường độ áp lực cao.

-Khả năng phối hợp tốt với các đơn vị để giải quyết công việc.

4. Kinh nghiệm :

-Am hiểu về công tác quản lý chất lượng sản phẩm.

-Kinh nghiệm ở vị trí tương đương tối thiểu 02 năm.

II. NHIỆM VỤ:

1.Tổ chức quản lý điều hành nhân sự To Phúc tra chất lượng và chịu trách nhiệm trước Truong Phong về kết quả hoạt động của To.

2.Tổ chức thực hiện công tác phúc tra chất lượng sản phẩm

3.Tổ chức huấn luyện công tác kiểm tra kiểm soát chất lượng nhằm nâng cao tay nghề nghiệp vụ cho nhân viên thuộc To.

4.Tổ chức cập nhật kết quả kiểm tra hàng ngày và kiểm soát việc lưu trữ hồ sơ phúc tra chất lượng sản phẩm. Tổng hợp tình hình sản lượng, chất lượng hàng tuần, thông tin kịp thời đến các đơn vị liên quan.

5.Phối hợp với các đơn vị liên quan, giải quyết các thông tin về lĩnh vực phụ trách.

6.Thực hiện các nhiệm vụ ủy quyền do Truong phong chỉ định khi Truong phong vắng mặt.

III QUYỀN HẠN :

1.Phân công điều động nhân sự của To thực hiện các nhiệm vụ kiểm tra – kiểm soát chất lượng sản phẩm.

2.Đề nghị các đơn vị cung cấp các dữ liệu, thông tin và hỗ trợ công tác phúc tra để hoàn thành nhiệm vụ được giao. Cung cấp các thông tin liên quan đến chất lượng thành phẩm theo yêu cầu của các đơn vị liên quan thuộc Công ty.

3.Được quyền yêu cầu các bộ phận sản xuất tái chế nếu lô hàng phúc tra không đạt chất lượng.

4.Được quyền tham gia các buổi họp của Phong QA. Huy động nhân viên To PTCL tăng ca để giải quyết giao hàng kịp tiến độ.

5.Được quyền tổ chức các cuộc họp nội bộ To để truyền đạt thông tin chất lượng nhằm rút kinh nghiệm làm tốt hơn trong nhiệm vụ được giao.

6.Được quyền đề nghị khen thưởng, kỷ luật CB-NV thuộc To khi có thành tích hoặc vi phạm kỷ luật theo các Quy định Công ty.

7.Đề xuất ý kiến nhằm cải tiến quy trình, qui địnhkiểm tra chất lượng sản phẩm, góp phần tăng cường hiệu qủa của hệ thống tránh giao sản phẩm không đạt tiêu chuẩn cho khách hàng

8.Đề nghị Truong Phong hỗ trợ các khó khăn vướng mắc nếu ngoài phạm vi giải quyết .Báo cáo vượt cấp nếu các khó khăn không được lãnh đạo trực tiếp giải quyết thỏa đáng.