Hướng dẫn điền biểu mẫu Nhân viên Chất lượng Nguyên liệu

Hướng dẫn sử dụng biểu mẫu

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu "Nhân viên Chất lượng Nguyên liệu" được thiết kế để chuẩn hóa mô tả công việc cho vị trí Nhân viên Tổ Chất lượng Nguyên liệu thuộc Phòng Chất lượng. Mục đích chính của biểu mẫu là giúp nhân viên hiểu rõ yêu cầu trình độ, kỹ năng cần có, nhiệm vụ cụ thể và quyền hạn trong công việc. Đồng thời, biểu mẫu này cũng là cơ sở để đánh giá năng lực, phân công nhiệm vụ và xây dựng lộ trình phát triển cho nhân sự trong bộ phận chất lượng.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do Trưởng Phòng Chất lượng hoặc Tổ trưởng Tổ Chất lượng Nguyên liệu chịu trách nhiệm soạn thảo và cập nhật. Nhân viên mới được tuyển dụng vào vị trí này sẽ nhận được biểu mẫu để đọc và ký xác nhận trong buổi định hướng đầu tiên. Ngoài ra, biểu mẫu được rà soát định kỳ hàng năm hoặc bất cứ khi nào có sự thay đổi về quy trình, yêu cầu kỹ thuật hoặc cơ cấu tổ chức của Phòng Chất lượng.

Hướng dẫn điền từng mục

  1. Tiêu đề: Ghi rõ "Nhân viên Chất lượng Nguyên liệu" – đây là tên vị trí chính thức, không thay đổi.
  2. Thuộc danh mục: Chọn "22. Phòng Chất lượng" – đây là mã phòng ban quy định, không tự ý sửa.
  3. I. Yêu cầu: Đánh dấu hoặc điền thông tin vào các ô tương ứng: Trình độ (Trung cấp chuyên ngành), Đào tạo (kỹ năng phúc tra chất lượng, ISO 9001:2000), Kỹ năng (đánh giá chất lượng, cẩn trọng, vi tính văn phòng).
  4. II. Nhiệm vụ: Liệt kê 6 nhiệm vụ chính từ tiếp nhận khiếu nại, đánh giá sản phẩm không phù hợp, nắm vững kỹ thuật, phối hợp xử lý sự cố, cập nhật hồ sơ đến báo cáo Tổ trưởng. Mỗi nhiệm vụ cần được mô tả ngắn gọn, đúng nội dung.
  5. III. Quyền hạn: Ghi nhận 6 quyền hạn bao gồm đề nghị cung cấp dữ liệu, yêu cầu tái chế hàng không đạt, giải quyết phát sinh, đề xuất cải tiến, đề xuất hỗ trợ và báo cáo vượt cấp. Các quyền này phải được phê duyệt bởi lãnh đạo phòng.
  6. IV. Cấp báo cáo: Điền rõ hai cấp: "Tổ trưởng" và "Trưởng phòng". Đây là kênh báo cáo chính thức, nhân viên phải tuân thủ đúng quy trình báo cáo.

Lưu ý quan trọng

  • Biểu mẫu này phải được lưu trữ trong hồ sơ nhân sự của Phòng Chất lượng và cập nhật khi có thay đổi về quy trình ISO.
  • Nhân viên phải đọc kỹ từng mục trước khi ký xác nhận, đặc biệt là phần nhiệm vụ và quyền hạn vì liên quan trực tiếp đến trách nhiệm pháp lý.
  • Không tự ý sửa đổi nội dung biểu mẫu nếu chưa có sự đồng ý của Trưởng phòng và bộ phận Nhân sự.
  • Khi điền, cần sử dụng bút mực xanh hoặc đen, viết rõ ràng, không tẩy xóa. Nếu sai, phải làm lại biểu mẫu mới.
  • Biểu mẫu sau khi hoàn thành phải được Trưởng phòng ký duyệt và đóng dấu của Phòng Chất lượng trước khi đưa vào sử dụng.

Lỗi thường gặp

  • Nhầm lẫn giữa "Tổ Chất lượng Nguyên liệu" với các tổ khác trong Phòng Chất lượng, dẫn đến chọn sai danh mục phòng ban.
  • Bỏ sót hoặc ghi thiếu một trong 6 nhiệm vụ chính, đặc biệt là nhiệm vụ "Cập nhật, lưu trữ và bảo quản hồ sơ" – đây là yêu cầu bắt buộc theo ISO.
  • Không đánh dấu đầy đủ các kỹ năng trong phần yêu cầu, ví dụ quên ghi "Thành thạo vi tính văn phòng" dù đây là kỹ năng cốt lõi.
  • Ghi sai cấp báo cáo, ví dụ chỉ ghi "Tổ trưởng" mà quên "Trưởng phòng", gây khó khăn khi xử lý các vấn đề vượt thẩm quyền.
  • Viết tay không rõ ràng, dễ gây hiểu nhầm khi đọc lại, đặc biệt ở phần mô tả nhiệm vụ và quyền hạn.

Nội dung biểu mẫu

MÔ TẢ CÔNG VIỆC

NHAN VIEN TO CHAT LUONG NGUYEN LIEU

I/ YÊU CẦU:

1. Trình độ:

- Tốt nghiệp Trung cấp chuyên ngành hoặc tương đương.

2. Đào tạo:

- Đã được đào tạo kỹ năng cơ bản về phúc tra chất lượng sản phẩm.

- Thông qua khóa nhận thức cơ bản về Tiêu chuẩn ISO 9001:2000

3. Kỹ năng:

- Khả năng đánh giá tình hình chất lượng sản phẩm

- Tố chất nhạy bén, cẩn trọng, tỉ mỉ và năng động trong công việc.

- Có tinh thần cầu tiến ; Khả năng phối hợp tốt với các cá nhân, đơn vị liên quan giúp hoàn thành nhiệm vụ chung.

- Thành thạo vi tính văn phòng

II/ NHIỆM VỤ:

1. Tiếp nhận, thẩm tra các khiếu nại chất lượng tại các XN, các cơ sở gia công hoặc khách hàng bên ngoài Công ty.

2. Đánh giá mức độ không phù hợp của các sản phẩm do khách hàng khiếu nại. Ghi nhận đầy đủ vào hồ sơ khiếu nại khách hàng và thông tin đến các đơn vị liên quan,

3. Nắm vững kỹ thuật – chất lượng sản phẩm tại đơn vị đang phụ trách. Xác định nguyên nhân và biện pháp khắc phục, báo cáo To trưởng.

4. Phối hợp với các XN để giải quyết các sự cố phát sinh về chất luợng sản phẩm.

5. Cập nhật , lưu trữ và bảo quản hồ sơ theo đúng quy định Cty.

6. Báo cáo To trưởng va Truong Phòng QA về lĩnh vực được phân công

III/ QUYỀN HẠN:

1. Đề nghị các đơn vị cung cấp dữ liệu, thông tin, văn bản…….. giúp hoàn thành nhiệm vụ được giao.

2. Được quyền yêu cầu các bộ phận sản xuất tái chế hàng nếu lô hàng đó phúc tra không đạt chất lượng.

3. Giải quyết các phát sinh trong phạm vi trách nhiệm được giao

4. Được quyền đề xuất tham gia ý kiến nhằm cải tiến quy trình, qui định…. liên quan đến chất lượng sản phẩm, góp phần tăng cường hiệu quả hoạt động của Công ty

5. Được quyền đề xuất Lãnh đạo hỗ trợ giải quyết các khó khăn vướng mắc và các phát sinh ngoài hoạt động công việc.

6. Báo cáo vượt cấp nếu các khó khăn không được lãnh đạo trực tiếp giải quyết thỏa đáng.

IV/ CẤP BÁO CÁO:

- To trưởng

- Truong phòng