BẢNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC
I. THÔNG TIN CHUNG:
1. Tên chức danh: Phó Phòng Kế Hoạch
2. Mã chức danh: PKH-02
3. Đơn vị công tác: Phòng Kế hoạch
4. Cấp trên trực tiếp: Trưởng Phòng Kế hoạch
5. Địa chỉ nơi làm việc: TP.HCM
II. QUYỀN HẠN:
- Quyền hạn trực tiếp:
- Được quyền chủ động quản lý, tổ chức, điều hành hoạt động của bộ phận quản lý nguyên liệu
- Lập biên bản các đơn vị vi phạm các quy định của Phòng KH ban hành
- Yêu cầu các đơn vị cung cấp thông tin , chứng từ , tài liệu hồ sơ , các văn bản cần thiết để làm cơ sở cho quá trình kiểm tra , báo cáo phân tích cho CQTGĐ
- Làm việc trực tiếp các đơn vị để giải quyết các vấn đề phát sinh liên quan nguyên liệu
- Quyền hạn gián tiếp
- Đề xuất xử lý, hoặc khen thưởng các đơn vị, các nhân vi phạm quy định qua việc kiểm tra giám sát .
- Giám sát, kiểm tra, đôn đốc các đơn vị thực hiện các đề xuất của Phòng Kh đã được CQTGĐ phê duyệt
- Đề xuất trang bị các phương tiện làm việc để đảm bảo hòan thành nhiệm vụ.
IV. NHIỆM VỤ:
- Nhiệm vụ hàng ngày:
- Tiếp nhận mail chỉ đạo của CQTGĐ & Trưởng Phòng Kế hoạch và triển khai thực hiện.
- Tiếp nhận và mail thông tin cho các đơn vị trong Công ty liên quan đến nguyên liệu để tổ chức triển khai thực hiện , phối hợp
- Trình duyệt đề xuất mua nguyên liệu cho các đơn vị sản xuất .
- Phối hợp các đơn vị giải quyết các khó khăn trong việc cung ứng va cân đối nguyên liệu cho SX .
- Thực hiện các công việc do Phó Phòng trực tiếp thực hiện hoặc phối hợp các đơn vị bạn để thực hiện
- Kiểm tra và báo cáo tình hình thực hiện của nhân viên trong Phòng KH theo chỉ đạo của TPhòng phân công .
- Kiểm tra thực tế về lĩnh vực nguyên liệu và duyệt cấp phát nguyên liệu cho XN
- Nhiệm vụ hàng tuần:
- Xây dựng và triển khai kế hoạch công tác tuần của bản thân.
- Ký duyệt quyết toán nguyên liệu cho đơn hàng của XN
- Kiểm tra tiến độ nguyên liệu về để cung cấp cho hội ý SX tuần DHXK
- Nhiệm vụ hàng tháng:
- Tổng hợp tình hình thưc hiện kiểm tra giám sát theo kế hoạch của Phòng.
- Báo cáo & đề xuất giải quyết nguyên liệu tồn kho vượt định mức thời gian ( thuộc danh mục Cty )
- Kiểm tra& khắc phục tình hình lưu trữ hồ sơ , tài liệu của Phòng đảm bảo phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9001:2000 trong các kỳ đánh giá do Phòng KTCL thực hiện.
- Đề xuất giài quyết nguyên liệu hoàn kho của đơn vị SX
- Báo cáo tình hình cân đối nguyên liệu dự trữ vào đơn hàng của XN
- Nhiệm vụ hàng quý:
- Xây dựng chương trình công tác cho quý tiếp theo của Phòng
- Đánh giá kết quả thực hiện chương trình công tác trong quý của Phòng
- Xây dựng kế hoạch kiểm tra – giám sát của Phòng
- Báo cáo đề xuất giải quyết nguyên liệu tồn lẻ lô .
- Báo cáo tổng hợp tình hình cấp phát nguyên liệu cho XN
- Báo cáo tổng hợp và tính giá trị thiệt hại tình hình cấp bù nguyên liệu cho SX
- Nhiệm vụ 6 tháng :
- Báo cáo đánh giá kết quả thực hiện chương trình công tác 6 tháng .
- Xây dựng Chương trình công tác 6 tháng cuối năm
- Đánh giá tình hình thực hiện mục tiêu chất lượng
- Nhiệm vụ hàng năm:
- Xây dựng kế hoạch công tác cho năm tiếp theo
- Đánh giá tình hình hoạt động của Phòng trong năm
- Báo cáo xem xét lãnh đạo về công tác ISO , SA
V. QUỸ THỜI GIAN LÀM VIỆC:
1. Làm việc tại văn phòng: 75%
- Tiếp nhận , xử lý thông tin: 15%
- Kiểm tra & trình duyệt các đề xuất mua nguyên liệu 15%
- Giao việc, hướng dẫn công việc cho CBNV cấp dưới: 10%
- Phân tích số liệu & báo cáo đề xuất 20%
- Soạn thảo quy định , quy chế, 10%
- Kiểm soát tồn kho và đề xuất giải quyết 5%
2. Làm việc tại nơi khác : 25%
- Kiểm tra thực tế và làm việc tại các đơn vị: 20%
- Hội ý , đi công tác 5%
VI. CÁC MỐI QUAN HỆ CÔNG TÁC
(không bao gồm quan hệ với nhân viên cấp dưới)
|
Phạm vi |
Cá nhân, đơn vị có quan hệ |
Mục đích quan hệ |
Thời điểm quan hệ |
|
|
Nội bộ |
Bên ngoài |
|||
|
X |
Trưởng Phòng KH |
Tiếp nhận & thực hiện các chỉ đạo của Trưởng Phòng KH. ,báo cáo kết qủa tình hình thực hiện ,báo cáo các khó khăn cần sự hướng dẫn hỗ trợ của TPhòng , Đề xuất các chình sách , các qui dịnh cho họat động của Phòng KH |
Hàng ngày |
|
|
Xây dựng chương trinh công tác Quý Báo cáo đánh giá tình hình thực hiện của Phòng trong qúy |
Hàng quý |
|||
|
Đề xuất, kiến nghị các ý kiến liên quan đến lĩnh vực KHSX của Công ty. |
Không định kỳ |
|||
|
X |
Phòng KD, XK |
Các thông tin về đơn hàng , nhu cầu nguyên liệu cho đơn hàng , nguyên liệu tồn kho của ĐH |
Hàng ngày |
|
|
X |
Phòng KTCL |
Các qui định, các tiêu chuẩn , định mức kỹ thuật . |
Hàng ngày |
|
|
X |
XN |
Nhu cầu nguyên liệu sử dụng cho sx Trao đổi thông tin về giải quyết tồn kho Trao đổi thông tin về tiến độ SX ĐH . |
Hàng ngày |
|
|
X |
Phòng NK , GN |
Tìm nhà cung cấp , giá nguyên liệu, tiến độ cung ứng Kế hoạch tiếp nhận nguyên liệu về Về số liệu tồn kho và tình hình cấp phát nguyên liệu cho ĐH |
Hàng ngày |
|
VII. PHƯƠNG TIỆN LÀM VIỆC:
- Bàn ghế làm việc, tủ đựng hồ sơ, điện thoại
- Máy vi tính có cài đặt các phần mềm : Word, Excel, Powerpoint, Foxpro , MS Outlook ..)
- Các văn bản, tài liệu, sách tham khảo liên quan đến nguyên liệu , quản lý KHSX, tiêu chuần kỹ thuật mặt hàng …
- Văn phòng phẩm :Bút , giấy , viết, bìa hồ sơ , Box file …
IX. TIÊU CHUẨN CHỨC DANH
- Trình độ chuyên môn: Tốt nghiệp Đại học Kinh tế
- Kiến thức: Quy trình SX, tính năng của nguyên liệu , Năng lực quàn lý , Khà năng làm việc tốt ờ áp lực cao .
- Kỹ năng: Kiểm tra – kiểm soát, phân tích tổng hợp& báo cáo đề xuất , vi tính văn phòng , khả năng xử lý thông tin
- Tố chất: Trung thực, tiếp thu nhanh , ham học hỏi ,không ngại khó , nhạy bén , ứng biến tốt , có khà năng làm việc độc lập .
