MÔ TẢ TRÁCH NHIỆM, QUYỀN HẠN
PHONG CNTT
CHƯƠNG I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1: VỊ TRÍ
Phong CNTT (PCNTT) là đơn vị trực thuộc công ty, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Phó Tổng Giám đốc Kinh Doanh, thông qua TP PCNTT do TGĐ bổ nhiệm.
Điều 2: VAI TRÒ
PCNTT là đơn vị tham mưu cho lãnh đạo về định hướng phát triển CNTT, hỗ trợ và hướng dẫn các đơn vị về quản lý sử dụng nguồn lực CNTT được hiệu quả, duy trì hệ thống thông tin toàn công ty được liên lạc và hoạt động thông suốt.
CHƯƠNG II
CHỨC NĂNG
Điều 3: CHỨC NĂNG
PCNTT có chức năng thỏa mãn các nhu cầu của CQTGĐ, các đơn vị trong Công ty và khách hàng như sau:
|
Cơ quan Tổng Giám Đốc |
- Tham mưu về định hướng đầu tư và phát triển CNTT phục vụ cho quản lý sản xuất kinh doanh. - Tham mưu và quản lý dự án Ứng dụng giải pháp quản trị doanh nghiệp ERP. - Thiết lập và duy trì hiệu quả hệ thống thông tin liên lạc. |
|
Các đơn vị trực thuộc Công ty: các Phong Công ty; các XN sản xuất |
- Cung cấp hạ tầng mạng nội bộ - Cung cấp hệ thống trao đổi email nội bộ và mail ngoài - Cung cấp số điện thoại liên lạc qua hệ thống tổng đài nội bộ - Cung cấp hệ thống Intranet phục vụ cập nhật thông tin (Bản tin, văn bản, ISO…). - Cung cấp các kết nối Internet - Phát triển các phần mềm quản lý, tiện ích CNTT - Bảo trì các thiết bị CNTT và văn phòng. - Bảo trì và phát triển các phầm mềm ứng dụng. - Hỗ trợ kỹ thuật người dùng trong quá trình ứng dụng - Xử lý các sự cố phần mềm, phần cứng - Thẩm định, tham mưu hoặc thực hiện các đề xuất liên quan CNTT. - Huấn luyện đào tạo tin học văn phòng |
|
Các đơn vị bên ngoài |
- Phối hợp thực hiện và thẩm định các giải pháp đề xuất |
CHƯƠNG III
TRÁCH NHIỆM
Điều 4 – TRÁCH NHIỆM
4.1 - PCNTT có các trách nhiệm trực tiếp sau :
1) Để xảy ra sự cố mạng truyền dẫn làm tắt nghẽn, rớt kết nối mạng
2) Để xảy ra sự cố máy chủ làm người sử dụng không truy cập và sử dụng được dịch vụ, ứng dụng như email, cơ sở dử liệu, web…
3) Không cung cấp, thay đổi, bố trí mạng điện thoại, số điện thoại nội bộ kịp thời
4) Không giải quyết kịp thời các sự cố tại các máy trạm do phần cứng, virus, phần mềm ứng dụng
5) Không quản lý tốt hệ thống thông tin, không có hồ sơ quản lý, không có kế hoạch phương án giải quyết khắc phục.
6) Không tổ chức sao lưu trên máy chủ, không cứu hộ kịp thời dữ liệu.
7) Không cung cấp kịp thời các phần mềm xử lý thông tin hiệu quả, đáp ứng nhu cầu cung cấp thông tin nhanh chóng.
8) Không tham mưu cho các đơn vị trong việc đầu tư trang bị phần cứng
9) Không thẩm định tốt nhu cầu sử dụng CNTT, dẫn đến thất thoát lãng phí.
10) Không đáp ứng được nhu cầu CNTT, không đưa ra các đề xuất, cập nhật kịp thời, làm tụt hậu khả năng ứng dụng CNTT của công ty.
11) Chậm trễ báo cáo theo quy định hoặc theo chỉ đạo của CQTGĐ các thông tin, vấn đề thuộc lĩnh vực công tác của TTCNTT.
12) Hệ thống ERP hoạt động không đạt hiệu quả như mục tiêu công ty đề ra.
13) Vi phạm quy chế đấu thầu lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ, phần mềm, phần cứng.
14) Cơ sở dữ liệu bị truy cập trái phép, bị phá hoại do hệ thống bảo mật không hiệu quả.
15) Công ty bị kiện và xử phạt vì vi phạm bản quyền phần mềm.
16) Hệ thống điện thoại, máy fax hoạt động không ổn định, làm gián đoạn hoặc gây khó khăn trong việc thông tin liên lạc.
17) Thất thoát email hoặc email không đến được đúng điạ chỉ.
18) Nhân viên PCNTT thực hiện không đúng các quy định công ty.
19) Không hỗ trợ kỹ thuật liên quan đến tin học, viễn thông một cách kịp thời cho các đơn vị, XN sản xuất.
4.2 - PCNTT có các trách nhiệm gián tiếp sau :
- Virus, sâu máy tính mới thâm nhập vào hệ thống mạng công ty.
CHƯƠNG IV
QUYỀN HẠN
Điều 5 – PCNTT có các quyền hạn sau :
1) Yêu cầu các đơn vị thực hiện đúng các nội qui trong ứng dụng CNTT;
2) Yêu cầu các đơn vị cung cấp đầy đủ thông tin về nhu cầu CNTT;
3) Yêu cầu các đơn vị cung cấp các thiết bị thay thế, các vật tư phục vụ công tác sửa chữa thiết bị CNTT của các đơn vị;
4) Được phép điều phối, phân công công tác các nhân viên trực thuộc PCNTT để đáp ứng tốt nhất các yêu cầu trong phạm vi chức năng nhiệmvụ của PCNTT
5) Yêu cầu các đơn vị cung cấp thông tin, văn bản, báo cáo, tài liệu để thực hiện tin học hoá các hoạt động quản lý sản xuất kinh doanh.
6) Tham gia đóng góp ý kiến về các chính sách, qui chế, qui định của Công ty liên quan đến CNTT;
7) Yêu cầu các đơn vị thực hiện các công việc liên quan chỉ đạo TGĐ
8) Cung cấp thông tin liên quan hoạt động của Công ty theo yêu cầu;
CHƯƠNG V
NHIỆM VỤ
Điều 6: PCNTT có nhiệm vụ sau :
6.1-Về công tác Hệ Thống CNTT :
1) Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch bảo trì định kỳ hệ thống thông tin chung gồm: mạng cáp đồng và cáp quang, các máy chủ, các phần mềm hệ thống, các máy tính trạm, các thiết bị CNTT, và hệ thống tổng đài điện thoại, fax.
2) Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch phát triển hệ thống thông tin, xây dựng các giải pháp mạng, các ứng dụng hạ tầng mới, nhằm mục đích phục vụ tốt hơn cho nhu cầu trao đổi thông tin ngày càng cao của công ty.
3) Tham mưu về việc áp dụng các tiến bộ trong hệ thống công nghệ thông tin vào phục vụ công tác quản lý
4) Tổ chức đào tạo, hướng dẫn cho CBNV trong công ty khai thác, sử dụng hệ thống thông tin chung mà PCNTT quản lý.
5) Tổ chức xây dựng các qui định nhằm đảm bảo việc thực hiện trao đổi thông tin được hiệu quả, tránh mất mát dữ liệu, virus, sử dụng thông tin sai mục đích..
6.2 Về công tác Ứng dụng CNTT:
1) Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch bảo trì các phần mềm quản lý ứng dụng tự viết, bảo trì và dự phòng hệ thống cơ sở dữ liệu chung của công ty.
2) Xây dựng và tổ chức kế hoạch phát triển hệ thống ứng dụng CNTT, xây dựng các giải pháp thông tin, đề xuất thực hiện các chương trình phần mềm mới nhằm mục đích phục vụ tốt hơn cho công tác quản lý sản xuất kinh doanh của công ty.
3) Tham mưu về việc áp dụng các tiến bộ trong công nghệ thông tin vào phục vụ công tác quản lý.
4) Tổ chức đào tạo, hướng dẫn cho CBNV sử dụng hệ thống các phần mềm sẳn có, xây dựng các qui định chung nhằm đảm bảo việc thực hiện các phần mềm được hiệu quả.
6.3 Về các công tác liên quan khác:
Lập phương án, kế hoạch, liên hệ các đơn vị bên ngoài lập hợp đồng thực hiện các hợp đồng chuyển giao các công nghệ mới, ngoài khả năng của PCNTT và giám sát thi công.
CHƯƠNG VI
TỔ CHỨC QUẢN LÝ
Điều 7 - PCNTT được chia thành 02 bộ phận, đứng đầu TP PCNTT và các trưởng BP Hệ Thống và trưởng BP Ứng Dụng, với Sơ đồ Cơ cấu tổ chức như sau :
Điều 9: Nhiệm vụ và quyền hạn của các chức danh: Theo bảng mô tả công việc của các chức danh quản lý và nhân viên.
Truong phong PCNTT : mã chức danh TPPCNTT
Trưởng BP Hệ Thống : mã chức danh TIT-THT
Nhân viên Hạ tầng mạng : mã chức danh TIT-HTM
Nhân viên An ninh mạng : mã chức danh TIT-ANM
Nhân viên Hỗ trợ kỹ thuật : mã chức danh TIT-HKT
Trưởng BP Ứng Dụng : mã chức danh TIT-TUD
Nhân viên Lập trình : mã chức danh TIT-LTV
Nhân viên Phát triển Web : mã chức danh TIT-PTW
Điều 10: Nguyên tắc điều hành :
1) TP PCNTT quản lý điều hành mọi hoạt động của Phong và chịu trách nhiệm cao nhất trước Cơ quan TGĐ về kết quả quản lý của mình.
2) Các Trưởng BP quản lý điều hành trực tiếp các nhân viên trong bộ phận mình, có quyền hạn và trách nhiệm trước TP PCNTT, CQTGĐ về kết quả quản lý của mình.
3) Các nhân viên thực hiện nhiệm vụ theo chế độ quy định và chấp hành sự phân công của cấp trên quản lý trực tiếp.
4) Trong hội họp, trao đổi, góp ý, áp dụng nguyên tắc dân chủ có tập trung. Khi quyết định tuân thủ theo nguyên tắc Thủ trưởng.
5) Trong trường hợp cấp trên giải quyết không thỏa đáng, hoặc chậm trễ, cấp dưới đã trình bày lại, hoặc đã nhắc nhở, nhưng cấp trên trực tiếp vẫn bảo lưu ý kiến hoặc không giải quyết, thì cấp dưới có quyền báo cáo vượt cấp và chịu trách nhiệm về việc báo cáo này.
CHƯƠNG VII
CÁC MỐI QUAN HỆ LÀM VIỆC
Điều 11 - Đối với Cơ quan Tổng Giám Đốc
1) TP PCNTT có trách nhiệm chấp hành nghiêm túc, đầy đủ và kịp thời mọi chỉ thị, mệnh lệnh của Cơ quan Tổng Giám Đốc trong tất cả các lĩnh vực hoạt động.
2) Thường xuyên báo cáo tình hình hoạt động và đề xuất xin ý kiến chỉ đạo giải quyết kịp thời các khó khăn phát sinh vượt quá khả năng, thẩm quyền giải quyết.
Điều 12 - Đối với các XN SX, Phong chức năng trong Công ty:
1) Là quan hệ ngang cấp, hoạt động trên nguyên tắc phối hợp thực hiện nhằm hoàn thành nhiệm vụ chung.
2) Các khó khăn vướng mắc, trực tiếp trao đổi với các Trưởng đơn vị cùng bàn bạc, tháo gỡ. Nếu không giải quyết được báo cáo kịp thời cho Công Ty để có chỉ đạo cần thiết.
|
Cá nhân, đơn vị có quan hệ |
Mục đích quan hệ |
Thời điểm quan hệ |
|
|
CQ Tổng Giám đốc |
Nhận ý kiến chỉ đạo chủ trương của TGĐ về chủ trương xây dựng hệ thống ERP nói riêng và phát triển hệ thống CNTT, viễn thông nói chung. |
Theo yêu cầu của CQ TGĐ |
|
|
Báo cáo kết quả, tiến độ thực hiện chỉ đạo, đề xuất các ý kiến, giải pháp tham mưu liên quan đến việc xây dựng ERP. |
|||
|
Các đơn vị thuộc Công ty, XN SX |
Thu thập thông tin về các vấn đề phát sinh cần hỗ trợ của hệ thống ERP, hệ thống CNTT. |
Theo kế hoạch hoặc khi đơn vị có yêu cầu |
|
|
Kiểm tra việc sử dụng, ghi nhận những vấn đề, khó khăn khi vận hành hệ thống từ phía người dùng. |
|||
|
Cung cấp các dịch vụ CNTT, thông tin liên lạc |
|||
|
Hướng dẫn sử dụng, khai thác hệ thống. |
|||
|
Các nhà cung ứng giải pháp phần mềm |
Tìm hiểu và đánh giá năng lực nhà cung cấp, giá cả các phần mềm, công nghệ phù hợp với kế hoạch phát triển hệ thống CNTT chung |
Ít nhất 1 lần mỗi tháng. |
|
|
Các đối tác, trường đại học, hiệp hội CNTT |
Thu thập những kiến thức mới, tiến bộ về ứng dụng CNTT trong hoạt động quản lý SXKD. |
Ít nhất 1 lần mỗi quý. |
CHƯƠNG VIII
ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH
Điều 13 - Quy Định có hiệu lực kể từ ngày ban hành.
TP PCNTT có trách nhiệm phổ biến quy định này đến tất cả các đơn vị trong công ty và hướng dẫn cho tất cả CB-NV trong ban, biết để thực hiện trong thời hạn không quá 15 ngày kể từ ngày quy định này có hiệu lực. Nếu để xảy ra sai phạm do chưa được phổ biến, hướng dẫn thì TP PCNTT bị xử lý.
Điều 14 - Trong quá trình thực hiện, quy định này có thể được sửa đổi, bổ sung cho phù hợp với quy mô và yêu cầu phục vụ sản xuất kinh doanh trong từng giai đoạn. TGĐ là cấp có thẩm quyền ký văn bản sửa đổi, bổ sung Quy Định.
Điều 15 - Các Phó Tổng Giám đốc, Trưởng Phong NS, Trưởng đơn vị trực thuộc công ty có trách nhiệm bảo đảm việc thực hiện nghiêm túc quy định này.
~~~~~~~o0o~~~~~~~