Hướng dẫn điền biên bản bàn giao tài sản công cụ BM04-QT14

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu BM04-QT14 (Biên bản bàn giao tài sản, công cụ) được sử dụng để ghi nhận việc chuyển giao tài sản, công cụ lao động giữa người bàn giao và người nhận bàn giao trong công ty. Mục đích chính của biểu mẫu là xác nhận rõ ràng trách nhiệm của từng bên đối với tài sản, tránh thất thoát hoặc tranh chấp sau khi bàn giao. Biểu mẫu này thường được áp dụng khi nhân viên nghỉ việc, thuyên chuyển công tác, hoặc khi có sự thay đổi về vị trí quản lý tài sản. Ngoài ra, biểu mẫu còn là căn cứ pháp lý để phòng Hành chính - Nhân sự cập nhật tình trạng tài sản trên hệ thống quản lý.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do người bàn giao (người đang quản lý tài sản) và người nhận bàn giao (người sẽ tiếp quản tài sản) cùng phối hợp điền. Thời điểm điền là khi có quyết định nghỉ việc, luân chuyển nội bộ, hoặc khi kết thúc một dự án cần thu hồi tài sản. Trưởng bộ phận xác nhận sẽ ký xác nhận sau khi hai bên đã hoàn tất việc kiểm đếm và ký tên. Biểu mẫu cần được hoàn thành trước ngày cuối cùng người bàn giao làm việc tại công ty, đảm bảo không còn tài sản tồn đọng chưa bàn giao.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Số: Ghi số thứ tự của biên bản theo quy định của phòng Hành chính - Nhân sự, thường là số tự tăng dần theo năm (ví dụ: 01/2024/BBBG).
2. Ngày tháng năm: Ghi ngày thực tế lập biên bản, theo định dạng ngày/tháng/năm (ví dụ: 15/10/2024).
3. Người bàn giao: Ghi rõ họ tên đầy đủ của người đang quản lý tài sản, kèm theo Phòng/Bộ phận đang công tác.
4. Người nhận bàn giao: Ghi rõ họ tên đầy đủ của người sẽ tiếp nhận tài sản, kèm theo Phòng/Bộ phận của người nhận.
5. Lý do bàn giao: Ghi rõ lý do cụ thể như "Nghỉ việc theo quyết định số...", "Luân chuyển sang phòng Kinh doanh", hoặc "Kết thúc dự án A".
6. Bảng kê tài sản: Điền lần lượt từng tài sản theo các cột: STT (số thứ tự), Mã tài sản công cụ (theo mã quản lý của công ty), Tên tài sản công cụ (ví dụ: laptop Dell, bàn làm việc, điện thoại bàn), Đơn vị tính (cái, bộ, chiếc), Số lượng (bằng số), Tình trạng (mô tả ngắn gọn như "còn tốt", "đã qua sử dụng 80%", "hỏng nhẹ").

Lưu ý quan trọng

• Biên bản phải được lập thành 03 bản giống nhau: một bản người bàn giao giữ, một bản người nhận bàn giao giữ, một bản Trưởng phòng HC-NS giữ.
• Người bàn giao phải cam đoan bằng chữ ký rằng toàn bộ tài sản đã được bàn giao đầy đủ, không thiếu sót.
• Trước khi ký, cả hai bên cần kiểm tra kỹ tình trạng thực tế của từng tài sản, đối chiếu với mã tài sản trên hệ thống.
• Nếu tài sản bị hư hỏng hoặc mất mát, cần ghi chú rõ vào cột Tình trạng và báo cáo trưởng bộ phận để có phương án xử lý.
• Chữ ký phải là chữ ký tươi, không được ký thay hoặc ký trước khi kiểm đếm thực tế.

Lỗi thường gặp

• Không ghi đầy đủ mã tài sản, dẫn đến khó khăn khi đối chiếu với hệ thống quản lý tài sản của công ty.
• Bỏ sót tài sản nhỏ như chuột máy tính, tai nghe, dây nguồn – những vật dụng dễ bị quên khi bàn giao.
• Ghi lý do bàn giao quá chung chung như "nghỉ việc" mà không ghi số quyết định hoặc ngày hiệu lực.
• Người nhận bàn giao ký tên nhưng chưa kiểm tra thực tế tài sản, sau đó phát hiện thiếu hoặc hỏng.
• Không ghi ngày tháng năm lập biên bản hoặc ghi sai định dạng, làm mất giá trị pháp lý của biểu mẫu.
• Trưởng bộ phận xác nhận ký trước khi hai bên ký, dẫn đến sai quy trình và có thể bị yêu cầu làm lại biên bản.