Hướng dẫn điền đơn xin nghỉ việc chuẩn cho nhân viên

Mục đích sử dụng

Mẫu đơn xin nghỉ việc BM01-QT14 là văn bản chính thức dành cho nhân viên Công ty CP Tư vấn Quản lý KC24 khi có nhu cầu chấm dứt hợp đồng lao động. Biểu mẫu này giúp nhân viên trình bày nguyện vọng nghỉ việc một cách rõ ràng, đồng thời tạo cơ sở pháp lý để các bên liên quan (quản lý trực tiếp, phòng HC-NS, Ban Giám đốc) xem xét và phê duyệt. Việc sử dụng đúng mẫu đơn giúp quy trình nghỉ việc diễn ra minh bạch, đúng quy định và tránh các tranh chấp sau này.

Ai điền và khi nào

Mẫu đơn này do nhân viên đang làm việc tại công ty điền. Thời điểm điền là khi nhân viên có ý định chấm dứt hợp đồng lao động, dù là hết hạn hay trước thời hạn. Theo quy định, nhân viên nên nộp đơn ít nhất 30 ngày (hoặc theo thời hạn ghi trong hợp đồng) trước ngày dự kiến nghỉ việc để công ty có thời gian bàn giao công việc và tìm người thay thế. Sau khi điền đầy đủ thông tin, nhân viên ký tên và chuyển đơn cho trưởng bộ phận, sau đó đến phòng HC-NS và Ban Giám đốc để xin ý kiến.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Số: Mục này do phòng Hành chính – Nhân sự đánh số khi tiếp nhận đơn, nhân viên không cần điền.
2. TP. Nha Trang, ngày…….tháng…….năm…..……: Ghi rõ địa danh (Nha Trang) và ngày tháng năm viết đơn. Ví dụ: TP. Nha Trang, ngày 15 tháng 10 năm 2025.
3. Kính gửi: Ban Giám đốc, Phòng Hành Chính – Nhân Sự: Giữ nguyên các dòng này, không sửa đổi.
4. Tôi tên là: Ghi họ và tên đầy đủ của bạn theo giấy tờ tùy thân (CMND/CCCD).
5. Chức vụ: Ghi chức danh hiện tại của bạn trong công ty (ví dụ: Nhân viên kinh doanh, Trưởng phòng Kế toán).
6. Thuộc Phòng/ Bộ phận: Ghi tên phòng ban hoặc bộ phận bạn đang công tác (ví dụ: Phòng Kinh doanh, Bộ phận Kỹ thuật).
7. Thời gian đã làm việc tại Công ty: Ghi khoảng thời gian bạn đã làm việc, ví dụ: "từ tháng 01/2022 đến nay" hoặc "3 năm 6 tháng".
8. Thời hạn hợp đồng lao động hiện tại: Ghi loại hợp đồng và thời hạn, ví dụ: "Hợp đồng không xác định thời hạn" hoặc "Hợp đồng xác định thời hạn 12 tháng, từ 01/01/2025 đến 31/12/2025".
9. Giải trình lý do muốn chấm dứt hợp đồng lao động trước thời hạn: Trình bày ngắn gọn, trung thực lý do bạn muốn nghỉ việc (ví dụ: chuyển công tác, lý do gia đình, sức khỏe, môi trường làm việc không phù hợp). Nếu nghỉ đúng hạn, bạn có thể ghi "Hết hạn hợp đồng, không có nhu cầu tái ký".
10. Bắt đầu chấm dứt hợp đồng từ ngày: Ghi ngày cụ thể bạn muốn chính thức nghỉ việc (ví dụ: 15/11/2025).
11. Ý kiến của người quản lý trực tiếp: Để trống, sau đó chuyển cho quản lý của bạn nhận xét và ký.
12. Ý kiến của Phòng HC - NS: Để trống, phòng nhân sự sẽ điền sau khi xem xét.
13. Ý kiến của Ban Giám đốc: Để trống, Ban Giám đốc sẽ phê duyệt sau cùng.
14. Người làm đơn (Ký & ghi rõ họ tên): Ký tên và ghi rõ họ tên của bạn sau khi đã điền đầy đủ thông tin.
15. Trưởng bộ phận, TP. HC - NS, Ban Giám đốc: Các mục này dành cho người có thẩm quyền ký, nhân viên không tự ý điền.

Lưu ý quan trọng

• Chỉ điền các mục dành cho nhân viên, không tự ý điền vào phần ý kiến của quản lý, phòng HC-NS hay Ban Giám đốc.
• Thông tin cá nhân và lý do nghỉ việc phải trung thực, rõ ràng, tránh viết chung chung hoặc mơ hồ.
• Kiểm tra kỹ ngày tháng, đặc biệt là ngày bắt đầu chấm dứt hợp đồng, để đảm bảo phù hợp với thời gian báo trước theo quy định.
• Sau khi ký, nộp đơn cho trưởng bộ phận trực tiếp, không tự ý chuyển lên phòng HC-NS hoặc Ban Giám đốc.
• Giữ lại một bản sao hoặc chụp ảnh đơn đã được phê duyệt để làm bằng chứng sau này.

Lỗi thường gặp

• Điền thiếu thông tin cá nhân như chức vụ, phòng ban hoặc thời gian làm việc, gây khó khăn cho việc xác minh.
• Ghi lý do nghỉ việc quá ngắn gọn hoặc không rõ ràng, ví dụ chỉ ghi "lý do cá nhân" mà không giải thích cụ thể.
• Nhầm lẫn giữa ngày viết đơn và ngày bắt đầu chấm dứt hợp đồng, dẫn đến sai thời gian báo trước.
• Tự ý điền vào phần ý kiến của quản lý hoặc phòng ban, làm mất tính khách quan của quy trình.
• Không ký tên hoặc ký tên không đúng với giấy tờ tùy thân, khiến đơn không có hiệu lực.
• Nộp đơn muộn, không đảm bảo thời gian báo trước theo hợp đồng hoặc quy định công ty, dẫn đến bị phạt hoặc không được giải quyết kịp thời.