Hướng dẫn điền biên bản bàn giao công việc BM02-QT14

Mục đích sử dụng

Biên bản bàn giao công việc BM02-QT14 là văn bản hành chính quan trọng trong quy trình quản lý nhân sự tại CÔNG TY CP TƯ VẤN QUẢN LÝ KC24. Mẫu biên bản này được sử dụng để ghi nhận việc chuyển giao toàn bộ nhiệm vụ, hồ sơ, tài liệu và trách nhiệm từ người bàn giao sang người nhận bàn giao. Đây là căn cứ pháp lý để xác nhận rằng người lao động đã hoàn thành nghĩa vụ bàn giao trước khi nghỉ việc, chuyển công tác hoặc thay đổi vị trí. Biên bản giúp doanh nghiệp tránh thất thoát thông tin, đảm bảo công việc được tiếp nối liên tục và minh bạch.

Ai điền và khi nào

Biên bản này do người bàn giao (người sắp nghỉ việc, chuyển bộ phận hoặc hết thời hạn hợp đồng) chủ động lập và điền các thông tin liên quan. Người nhận bàn giao là người được phân công tiếp quản công việc, thường là đồng nghiệp cùng phòng ban hoặc người mới được tuyển vào vị trí đó. Biên bản được lập vào ngày cuối cùng làm việc hoặc theo thời gian thỏa thuận giữa hai bên, có sự chứng kiến và xác nhận của Trưởng bộ phận HC-NS. Quy trình này thường diễn ra trong vòng 1-3 ngày trước khi người lao động chính thức rời công ty.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Số: Điền số thứ tự của biên bản theo quy định lưu trữ văn bản của công ty, ví dụ: 01/2025/BBBG. Nếu chưa có quy định, để trống để phòng HC-NS bổ sung sau.
2. Ngày tháng năm: Ghi ngày, tháng, năm hiện tại khi lập biên bản. Ví dụ: ngày 15/04/2025. Định dạng ngày/tháng/năm theo chuẩn Việt Nam.
3. Người bàn giao: Ghi rõ họ và tên đầy đủ của người thực hiện bàn giao công việc, không viết tắt, không dùng biệt danh.
4. Phòng/Bộ phận (người bàn giao): Ghi tên phòng ban hoặc bộ phận mà người bàn giao đang công tác, ví dụ: Phòng Kế toán, Phòng Kinh doanh.
5. Người nhận bàn giao: Ghi rõ họ và tên đầy đủ của người sẽ tiếp nhận công việc, đúng với giấy tờ tùy thân.
6. Phòng/Bộ phận (người nhận bàn giao): Ghi tên phòng ban hoặc bộ phận của người nhận bàn giao, có thể cùng hoặc khác phòng với người bàn giao.
7. Lý do bàn giao: Ghi ngắn gọn lý do dẫn đến việc bàn giao, ví dụ: "Nghỉ việc theo nguyện vọng cá nhân", "Chuyển công tác sang chi nhánh Hà Nội", "Kết thúc hợp đồng lao động".
8. STT: Đánh số thứ tự từ 1 đến hết các đầu mục công việc cần bàn giao.
9. Nội dung công việc: Liệt kê chi tiết từng công việc, hồ sơ, tài liệu, dữ liệu, tài khoản, mật khẩu, thiết bị... đang quản lý. Ghi cụ thể tên file, số lượng, vị trí lưu trữ.
10. Tình hình thực hiện: Mô tả trạng thái hiện tại của từng công việc: đã hoàn thành, đang thực hiện (đến giai đoạn nào), còn tồn đọng gì, cần lưu ý gì cho người nhận.
11. Người bàn giao (ký): Ký tên và ghi rõ họ tên sau khi đã kiểm tra toàn bộ nội dung bàn giao là chính xác và đầy đủ.
12. Người nhận bàn giao (ký): Ký tên và ghi rõ họ tên xác nhận đã nhận đủ các nội dung được bàn giao.
13. Trưởng bộ phận xác nhận (ký): Trưởng phòng HC-NS hoặc người được ủy quyền ký xác nhận tính hợp lệ của biên bản.

Lưu ý quan trọng

• Biên bản phải được lập thành 03 bản giống nhau: một bản người bàn giao giữ, một bản người nhận bàn giao giữ, một bản Trưởng phòng HC-NS lưu hồ sơ công ty.
• Tất cả các mục thông tin phải được điền đầy đủ, rõ ràng, không bỏ trống bất kỳ trường nào. Nếu không có nội dung thì ghi "Không có" hoặc gạch chéo.
• Phần "Nội dung công việc" và "Tình hình thực hiện" cần ghi chi tiết, tránh chung chung như "bàn giao toàn bộ công việc". Mỗi đầu việc phải có mô tả cụ thể để tránh tranh chấp sau này.
• Người bàn giao phải cam đoan bằng văn bản rằng toàn bộ nội dung công việc đã được bàn giao đầy đủ, không che giấu hay bỏ sót bất kỳ thông tin nào.
• Chữ ký trên biên bản phải là chữ ký tươi, không được đóng dấu chữ ký hoặc ký thay. Mỗi bên phải ký và ghi rõ họ tên đầy đủ.

Lỗi thường gặp

• Không ghi rõ lý do bàn giao hoặc ghi lý do mơ hồ như "cá nhân", "công việc" – cần ghi cụ thể như "nghỉ việc theo nguyện vọng" hoặc "chuyển công tác".
• Bỏ sót các mục thông tin quan trọng như số biên bản, ngày tháng, phòng ban – dẫn đến biên bản không có giá trị pháp lý khi cần đối chiếu.
• Liệt kê nội dung công việc quá sơ sài, chỉ ghi tên công việc mà không mô tả tình hình thực hiện, khiến người nhận không biết đang ở giai đoạn nào.
• Quên ký tên hoặc ký không đúng vị trí quy định, đặc biệt là thiếu chữ ký của Trưởng bộ phận xác nhận – biên bản sẽ không được công nhận.
• Không lưu đủ 03 bản hoặc không nộp bản cho phòng HC-NS đúng hạn, gây khó khăn cho quy trình thanh lý hợp đồng và quyết toán lương cuối cùng.