Mục đích sử dụng

Biểu mẫu BM06-QT08 "Dự trù khối lượng vật tư chính" được thiết kế để giúp các đội thi công, kỹ thuật viên và cán bộ quản lý dự án lập kế hoạch chi tiết về số lượng vật tư chính cần sử dụng cho từng hạng mục công trình. Mục đích chính của biểu mẫu là đảm bảo việc dự trù vật tư được thực hiện chính xác, đầy đủ, tránh tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa vật tư trong quá trình thi công. Đây là cơ sở quan trọng để phê duyệt ngân sách, đặt hàng nhà cung cấp và kiểm soát tiến độ thi công. Biểu mẫu này thuộc hệ thống quản lý chất lượng công trình theo quy trình QT08, giúp chuẩn hóa việc lập kế hoạch vật tư tại các công trường xây dựng.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do cán bộ kỹ thuật công trường hoặc đội trưởng thi công trực tiếp lập, dựa trên bản vẽ thiết kế và khối lượng bóc tách từ hồ sơ dự toán. Thời điểm lập biểu mẫu là trước khi bắt đầu thi công từng hạng mục hoặc trước khi tiến hành đặt hàng vật tư chính cho công trình. Sau khi lập xong, biểu mẫu cần được trình lên người duyệt (thường là chỉ huy trưởng công trường, giám đốc dự án hoặc trưởng phòng kỹ thuật) để kiểm tra và phê duyệt. Việc lập biểu mẫu này nên được thực hiện định kỳ theo từng giai đoạn thi công hoặc khi có thay đổi về thiết kế, khối lượng phát sinh.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Công trường: Ghi rõ tên công trường hoặc tên dự án đang thi công, ví dụ: "Công trường Nhà máy XYZ – Gói thầu số 1".
2. Hợp đồng: Nhập số hiệu hợp đồng kinh tế đã ký kết giữa công ty và chủ đầu tư, ví dụ: "HĐ-2024-0123".
3. Ngày lập: Ghi ngày tháng năm lập biểu mẫu theo định dạng dd/mm/yyyy, ví dụ: "15/03/2025".
4. Tên vật tư: Ghi tên cụ thể của vật tư chính cần dự trù, ví dụ: "Xi măng PCB40", "Thép phi 16", "Cát vàng".
5. STT: Đánh số thứ tự từ 1 đến hết cho từng loại vật tư hoặc từng hạng mục.
6. Hạng mục: Ghi tên hạng mục công trình mà vật tư sẽ được sử dụng, ví dụ: "Móng cột", "Dầm sàn tầng 1".
7. KL (Khối lượng): Nhập số lượng vật tư dự trù, là số dương, có thể là số thập phân nếu cần (ví dụ: 150.5).
8. ĐVT (Đơn vị tính): Ghi đơn vị đo lường tương ứng, ví dụ: "tấn", "m3", "kg", "cây", "bao".
9. Các cột (A) đến (D) và (1) đến (8): Đây là các cột phụ để phân loại chi tiết hơn. Cột (A) đến (D) thường dùng để ghi mã vật tư, mã kho, mã công trình hoặc thông tin phân loại khác. Cột (1) đến (8) dùng để ghi khối lượng theo từng đợt, từng khu vực hoặc từng nguồn cung cấp. Tùy theo quy định của từng công ty, người lập cần điền thông tin phù hợp vào các cột này. Nếu không có dữ liệu, có thể để trống hoặc gạch chéo.
10. Tổng cộng: Dòng này dùng để tính tổng khối lượng của tất cả các vật tư đã liệt kê ở phía trên. Người lập cần cộng dồn số liệu từ các cột KL và ghi vào ô tương ứng.
11. Quy đổi / Đơn vị quy đổi: Nếu có yêu cầu quy đổi khối lượng về một đơn vị chung (ví dụ: quy đổi từ kg sang tấn), thì ghi kết quả quy đổi và đơn vị sau quy đổi vào đây.
12. Người lập / Người duyệt: Người lập ký và ghi rõ họ tên ở ô bên phải. Người duyệt ký và ghi rõ họ tên ở ô bên trái, sau khi đã kiểm tra và xác nhận số liệu chính xác.

Lưu ý quan trọng

• Phải kiểm tra kỹ đơn vị tính (ĐVT) của từng loại vật tư, tránh nhầm lẫn giữa tấn và kg, hoặc giữa m3 và m2.
• Số liệu khối lượng phải khớp với bóc tách từ bản vẽ thiết kế hoặc dự toán đã được phê duyệt, không tự ý thay đổi.
• Không bỏ trống các trường bắt buộc như Công trường, Hợp đồng, Ngày lập, Tên vật tư, KL, ĐVT. Nếu chưa có thông tin, cần ghi "Chưa xác định" hoặc liên hệ cấp trên để bổ sung.
• Biểu mẫu cần được lưu trữ theo đúng quy định của hệ thống quản lý chất lượng, có thể lưu bản giấy hoặc bản mềm tùy theo yêu cầu.
• Chỉ người có thẩm quyền mới được ký duyệt. Người lập không được tự ý ký thay người duyệt.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa các cột phụ (A-D, 1-8) do không hiểu rõ chức năng của từng cột, dẫn đến điền sai vị trí hoặc điền thừa thông tin.
• Quên ghi đơn vị tính (ĐVT) hoặc ghi sai đơn vị, ví dụ ghi "cây" cho thép nhưng thực tế thép được tính bằng "kg".
• Không cập nhật số liệu khi có thay đổi về thiết kế hoặc khối lượng phát sinh, dẫn đến dự trù thiếu hoặc thừa vật tư.
• Bỏ sót dòng "Tổng cộng" hoặc không tính tổng, gây khó khăn cho người duyệt khi kiểm tra số liệu.
• Ký tên không đúng quy định: người lập ký vào ô người duyệt hoặc ngược lại, hoặc thiếu chữ ký của một trong hai bên.