Mục đích sử dụng

Biểu mẫu BM39-QT08 (Biên bản kiểm tra và nghiệm thu khối lượng hoàn thành) được sử dụng để ghi nhận chính thức khối lượng công việc thi công thực tế đã hoàn thành tại hiện trường. Đây là căn cứ pháp lý quan trọng để các bên (giao thầu và nhận thầu) đối chiếu, xác nhận khối lượng trước khi tiến hành thanh toán. Biên bản này giúp đảm bảo tính minh bạch, tránh tranh chấp về khối lượng trong quá trình quyết toán hợp đồng xây dựng.

Ai điền và khi nào

Biên bản này do đại diện bên giao thầu (chủ đầu tư hoặc tổng thầu) và đại diện bên nhận thầu (nhà thầu thi công) cùng phối hợp lập. Thời điểm lập biên bản là sau khi hoàn thành một hoặc nhiều hạng mục công việc theo tiến độ, dựa trên biên bản nghiệm thu nội bộ và khối lượng thi công thực tế tại hiện trường. Biên bản được lập định kỳ theo giai đoạn hoặc khi có yêu cầu thanh toán khối lượng hoàn thành.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Dự án và Hạng mục: Ghi rõ tên dự án và tên hạng mục công trình đang được kiểm tra, nghiệm thu. Ví dụ: "Dự án: Nhà máy XYZ – Hạng mục: Phần thân và hoàn thiện".
2. Căn cứ hợp đồng: Điền số hợp đồng, ngày ký và tên các bên tham gia ký kết. Ghi đầy đủ thông tin về công việc và địa điểm thực hiện theo đúng hợp đồng đã ký.
3. Căn cứ biên bản nghiệm thu nội bộ: Ghi ngày tháng của biên bản nghiệm thu nội bộ đã được ký trước đó. Đây là cơ sở để tiến hành nghiệm thu khối lượng với chủ đầu tư.
4. Ngày và địa điểm lập biên bản: Ghi ngày tháng năm hiện tại và địa điểm cụ thể nơi diễn ra việc kiểm tra (ví dụ: tại văn phòng dự án hoặc tại hiện trường).
5. Đại diện các bên: Ghi họ tên, chức vụ của đại diện bên giao thầu và bên nhận thầu. Lưu ý mỗi bên có 2 đại diện, cần điền đủ thông tin cho từng người, đặc biệt là chức danh "Ks Giám sát A" nếu có.
6. Thời gian thực hiện: Ghi rõ ngày bắt đầu và ngày kết thúc của khối lượng công việc được giao khoán trong kỳ này.
7. Bảng khối lượng hoàn thành: Điền lần lượt các cột: STT, Công việc (mô tả chi tiết), Đơn vị tính (m3, m2, tấn...), Khối lượng (cột 1, 2, 3 tương ứng với các lần kiểm tra hoặc các bên xác nhận). Cần ghi chính xác số liệu thực tế đã đo đếm.

Lưu ý quan trọng

• Biên bản phải được lập thành 04 bản có giá trị pháp lý như nhau, mỗi bên giữ 02 bản.
• Khối lượng ghi trong biên bản là cơ sở duy nhất để thanh toán, do đó cần kiểm tra kỹ số liệu trước khi ký.
• Tất cả các đại diện tham gia phải ký và ghi rõ họ tên vào phần cuối biên bản. Không được ký thay hoặc ký nháy.
• Biên bản này phải được lưu vào hồ sơ hoàn công công trình để phục vụ công tác quyết toán sau này.

Lỗi thường gặp

• Không ghi đầy đủ căn cứ hợp đồng và biên bản nghiệm thu nội bộ, dẫn đến thiếu cơ sở pháp lý khi thanh toán.
• Nhầm lẫn giữa khối lượng thiết kế và khối lượng thực tế, ghi sai số liệu ở các cột khối lượng.
• Bỏ sót thông tin về chức vụ của đại diện các bên, đặc biệt là chức danh giám sát.
• Không ghi rõ ngày tháng năm hoặc ghi không thống nhất giữa các phần trong biên bản.
• Ký tên nhưng không ghi rõ họ tên hoặc ký tắt không đúng quy định, làm giảm giá trị pháp lý của biên bản.