Mục đích sử dụng

Biểu mẫu BMTV-05B Quyết định tiếp nhận chính thức được sử dụng để chính thức hóa việc tiếp nhận một nhân sự vào làm việc tại công ty sau thời gian thử việc hoặc khi tuyển dụng trực tiếp. Văn bản này là căn cứ pháp lý quan trọng, xác nhận mối quan hệ lao động chính thức giữa người lao động và doanh nghiệp. Quyết định này do người có thẩm quyền (thường là Giám đốc hoặc Tổng Giám đốc) ký ban hành, và được lưu trữ trong hồ sơ nhân sự của công ty.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do cán bộ nhân sự (bộ phận Nhân lực) soạn thảo và điền các thông tin cần thiết. Thời điểm điền là sau khi nhân sự hoàn thành thời gian thử việc và được đánh giá đạt yêu cầu, hoặc khi công ty quyết định tiếp nhận một nhân viên mới vào làm việc chính thức. Sau khi soạn thảo, quyết định sẽ được trình lên Ban Giám đốc hoặc người có thẩm quyền ký duyệt. Cán bộ nhân sự cần đảm bảo mọi thông tin trong quyết định khớp với hợp đồng lao động và các giấy tờ liên quan khác.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Mục (1) - Số hiệu văn bản: Cán bộ nhân sự đánh mã số để vào sổ theo dõi. Đánh lần lượt số thứ tự ban hành quyết định trong mỗi năm, bắt đầu từ 01. Ví dụ: 05/2025/QĐNS-HCNS (trong đó 05 là số thứ tự, 2025 là năm, HCNS là tên đơn vị ban hành).
2. Mục (2) - Địa danh và ngày tháng: Ghi địa danh nơi công ty đặt trụ sở chính (ví dụ: Hà Nội, TP. Hồ Chí Minh) và ngày tháng năm ban hành quyết định. Ngày tháng này thường là ngày ký quyết định.
3. Mục (3) và (4) - Chức vụ người ra quyết định: Ghi chức vụ của người có thẩm quyền ký quyết định, ví dụ: "GIÁM ĐỐC CÔNG TY" hoặc "TỔNG GIÁM ĐỐC". Hai mục này thường giống nhau.
4. Mục (5) và (6) - Căn cứ pháp lý: Ghi tên đơn vị nơi ban hành quyết định (ví dụ: Công ty ABC) và chức vụ của người ra quyết định. Đây là các căn cứ để ban hành quyết định.
5. Mục (7) - Số tờ trình: Ghi rõ số tờ trình đã được Ban Tổng Giám đốc phê duyệt trước đó về việc tiếp nhận nhân sự. Ví dụ: 12/TT-HCNS.
6. Mục (8) và (13) - Tên người được tiếp nhận: Ghi đầy đủ họ và tên của nhân sự được tiếp nhận chính thức. Hai mục này phải giống nhau.
7. Mục (9) và (10) - Phòng ban và đơn vị: Ghi tên phòng (ví dụ: Phòng Kế toán) và đơn vị (ví dụ: Khối Văn phòng) nơi nhân sự làm việc.
8. Mục (11) - Vị trí công tác: Ghi chức danh công việc chính thức của nhân sự, ví dụ: Chuyên viên Nhân sự, Kế toán viên, Nhân viên Kinh doanh.
9. Mục (12) - Ngày tiếp nhận chính thức: Ghi ngày tháng năm nhân sự chính thức được tiếp nhận, thường là ngày đầu tiên đi làm sau khi ký quyết định.
10. Mục (14) - Người lãnh đạo trực tiếp: Ghi tên người quản lý trực tiếp của nhân sự, ví dụ: Trưởng phòng Kinh doanh - Nguyễn Văn A.
11. Mục (15) và (16) - Trách nhiệm thi hành: Ghi tên người được tiếp nhận và tên đơn vị nơi người đó công tác, phòng/ban nhận lương. Ví dụ: Ông Nguyễn Văn B; Phòng Kế toán.
12. Mục (17) - Tên công ty: Ghi tên đầy đủ của công ty ban hành quyết định.
13. Mục (18) và (19) - Chức vụ và tên người ký: Ghi chức vụ (ví dụ: GIÁM ĐỐC) và họ tên người ký quyết định (ví dụ: Trần Văn C).

Lưu ý quan trọng

• Kiểm tra kỹ thông tin cá nhân của nhân sự (họ tên, ngày tháng) để đảm bảo chính xác tuyệt đối, tránh sai sót trên văn bản pháp lý.
• Đảm bảo số hiệu văn bản được đánh liên tục trong năm, không trùng lặp với các quyết định khác.
• Ngày tháng ban hành quyết định phải trùng hoặc sau ngày kết thúc thử việc của nhân sự.
• Quyết định phải được đóng dấu của công ty và có chữ ký của người có thẩm quyền để có hiệu lực pháp lý.
• Lưu một bản gốc vào hồ sơ nhân sự và gửi một bản sao cho nhân sự được tiếp nhận.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa ngày ký quyết định và ngày tiếp nhận chính thức, dẫn đến sai sót về thời gian hiệu lực.
• Ghi thiếu hoặc sai số tờ trình đã được phê duyệt, làm mất căn cứ pháp lý cho quyết định.
• Đánh trùng số hiệu văn bản với quyết định khác trong cùng năm, gây khó khăn cho việc quản lý và tra cứu.
• Không ghi đầy đủ chức danh của người ký quyết định, làm giảm tính pháp lý của văn bản.
• Bỏ sót tên đơn vị nhận lương ở mục (16), gây khó khăn cho bộ phận tài chính khi thực hiện chi trả lương.