Mục đích sử dụng

Biểu mẫu BMTV-01 là văn bản pháp lý chính thức do doanh nghiệp ban hành nhằm xác nhận việc tiếp nhận một nhân sự mới vào làm việc ở chế độ thử việc. Quyết định này ghi nhận đầy đủ các thông tin về nhân sự, vị trí công tác, phòng ban, thời gian thử việc và người quản lý trực tiếp. Đây là căn cứ để thiết lập quan hệ lao động trong giai đoạn thử việc, đồng thời là cơ sở để các bộ phận liên quan thực hiện các thủ tục hành chính, tính lương và quản lý nhân sự. Biểu mẫu này thuộc hệ thống quản trị nhân sự, giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình tuyển dụng và đảm bảo tính minh bạch, hợp pháp trong việc tiếp nhận lao động.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do cán bộ nhân sự (chuyên viên tuyển dụng hoặc hành chính nhân sự) soạn thảo sau khi có tờ trình đề xuất tiếp nhận thử việc được Ban Giám đốc phê duyệt. Thời điểm điền là ngay sau khi ứng viên đồng ý nhận việc và trước ngày nhân sự chính thức đến làm việc. Quyết định sẽ được trình lên người có thẩm quyền (Giám đốc, Tổng giám đốc hoặc Trưởng phòng Nhân sự) ký duyệt. Sau khi ký, văn bản được lưu hồ sơ gốc tại phòng Nhân sự, đồng thời gửi đến các bộ phận liên quan như Ban Tài chính (để tính lương), phòng ban nơi nhân sự làm việc và lưu văn phòng.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Mục (1) - Số hiệu văn bản: Cán bộ nhân sự đánh mã số theo quy tắc: Số thứ tự/Số năm/QĐNS-Mã đơn vị. Ví dụ: 01/2025/QĐNS-HN. Số thứ tự được đánh lần lượt từ 01 mỗi năm, không trùng lặp.
2. Mục (2) - Ngày tháng ban hành: Ghi ngày tháng năm thực tế mà quyết định được ký ban hành. Viết đầy đủ: ngày, tháng, năm 20... Không ghi ngày trong tương lai.
3. Mục (3) và (4) - Chức vụ người ra quyết định: Ghi chức danh của người có thẩm quyền ký quyết định, ví dụ: GIÁM ĐỐC, TỔNG GIÁM ĐỐC, TRƯỞNG PHÒNG NHÂN SỰ. Hai mục này thường giống nhau.
4. Mục (5) và (6) - Căn cứ pháp lý: Ghi tên đơn vị ban hành quyết định và chức vụ người ra quyết định. Ví dụ: "Căn cứ Quy chế tổ chức và điều hành của Công ty ABC" và "Căn cứ Chức năng và Quyền hạn của Giám đốc Công ty ABC".
5. Mục (7) - Số tờ trình: Ghi số tờ trình đề xuất tiếp nhận thử việc đã được Ban Giám đốc phê duyệt, ví dụ: 12/TT-NS.
6. Mục (8) và (13) và (15) - Tên người được nhận quyết định: Ghi đầy đủ họ và tên của nhân sự được tiếp nhận thử việc, viết in hoa có dấu. Cả ba mục này đều ghi cùng một tên.
7. Mục (9) - Phòng công tác: Ghi tên phòng/ban nơi nhân sự làm việc, ví dụ: Phòng Kinh doanh, Phòng Kỹ thuật.
8. Mục (10) - Đơn vị: Ghi tên công ty hoặc chi nhánh nơi nhân sự công tác, ví dụ: Công ty TNHH ABC.
9. Mục (11) - Vị trí công tác: Ghi chức danh công việc cụ thể, ví dụ: Nhân viên Marketing, Chuyên viên Tuyển dụng.
10. Mục (12) - Ngày bắt đầu thử việc: Ghi ngày tháng năm nhân sự chính thức đi làm ngày đầu tiên. Thời gian thử việc mặc định là 02 tháng.
11. Mục (14) - Người quản lý trực tiếp: Ghi họ tên và chức vụ của người sẽ quản lý, hướng dẫn nhân sự trong thời gian thử việc.
12. Mục (16) - Đơn vị nhận lương: Ghi tên phòng/ban hoặc công ty nơi nhân sự sẽ nhận lương, thường trùng với mục (10).
13. Mục (17) - Tên công ty: Ghi tên đầy đủ của công ty ban hành quyết định.
14. Mục (18) và (19) - Chức danh và tên người ký: Ghi chức vụ (ví dụ: GIÁM ĐỐC) và họ tên người trực tiếp ký quyết định. Phần này phải khớp với mục (3) và (4).

Lưu ý quan trọng

• Kiểm tra kỹ thông tin cá nhân của nhân sự (họ tên, ngày tháng) phải trùng khớp với giấy tờ tùy thân và hợp đồng thử việc.
• Mã số quyết định phải được đánh liên tục, không bỏ sót số, không trùng lặp trong cùng một năm tài chính.
• Ngày ban hành quyết định phải trước hoặc bằng ngày bắt đầu thử việc, không được ghi ngày sau khi nhân sự đã đi làm.
• Điều 3 của quyết định liệt kê các bộ phận có trách nhiệm thi hành, cần ghi đúng tên đơn vị thực tế để đảm bảo việc chuyển giao hồ sơ và tính lương được thực hiện đúng.
• Quyết định phải được đóng dấu công ty (nếu có) và chữ ký của người có thẩm quyền mới có hiệu lực pháp lý.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa mục (3) và (5): Nhiều người ghi tên công ty vào mục (3) thay vì ghi chức vụ. Cần phân biệt rõ: mục (3) là chức vụ người ký, mục (5) là tên đơn vị.
• Quên cập nhật số tờ trình: Mục (7) thường bị bỏ trống hoặc ghi sai số tờ trình đã phê duyệt, dẫn đến thiếu căn cứ pháp lý.
• Ghi thiếu thông tin ở Điều 3: Chỉ ghi tên nhân sự mà quên ghi tên đơn vị nhận lương, gây khó khăn cho bộ phận tài chính khi tính lương thử việc.
• Ngày tháng không thống nhất: Ngày ban hành quyết định và ngày bắt đầu thử việc mâu thuẫn nhau, ví dụ quyết định ký sau ngày nhân sự đã đi làm.
• Không cập nhật mẫu mới: Sử dụng mẫu cũ không đúng phiên bản BMTV-01, dẫn đến thiếu các trường thông tin hoặc sai quy cách trình bày.