Hướng dẫn điền biểu mẫu quyết định lương miễn nhiệm BMPT-07

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu BMPT-07 "Quyết định lương miễn nhiệm" được sử dụng để chính thức hóa việc thay đổi chức vụ và mức lương của cán bộ, nhân viên trong doanh nghiệp khi có quyết định miễn nhiệm một vị trí công tác cụ thể. Văn bản này vừa là căn cứ pháp lý để điều chỉnh lương, vừa là cơ sở để các bộ phận liên quan như Nhân sự, Tài chính thực hiện các thủ tục hành chính và thanh toán. Việc sử dụng đúng biểu mẫu giúp đảm bảo tính minh bạch, thống nhất trong quy trình quản trị nhân sự của công ty.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do cán bộ nhân sự (chuyên viên phụ trách hành chính nhân sự) soạn thảo dựa trên tờ trình đã được Ban Giám đốc phê duyệt. Thời điểm điền là ngay sau khi có quyết định phê duyệt miễn nhiệm và mức lương mới từ cấp có thẩm quyền. Sau khi soạn thảo, văn bản sẽ được trình lên người có chức vụ phù hợp (ví dụ: Tổng Giám đốc, Giám đốc) để ký duyệt và ban hành. Nhân viên nhận quyết định không tự điền biểu mẫu này.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Mục (1) - Mã số quyết định: Cán bộ nhân sự đánh số thứ tự liên tục theo năm, bắt đầu từ 01. Ví dụ: 05/2024/QĐNS-HCNS. Số này dùng để quản lý và tra cứu văn bản.
2. Mục (2) - Ngày tháng ban hành: Ghi ngày tháng năm hiện tại khi văn bản được ký và có hiệu lực. Định dạng: Ngày ... tháng ... năm ...
3. Mục (3), (4), (6), (20) - Chức vụ người ký: Ghi chức danh của người có thẩm quyền ký quyết định, ví dụ: "TỔNG GIÁM ĐỐC", "GIÁM ĐỐC". Các mục này thường giống nhau và được điền thống nhất.
4. Mục (5) - Tên đơn vị ban hành: Ghi tên đầy đủ của công ty hoặc ban/chi nhánh nơi ban hành quyết định, ví dụ: "CÔNG TY CỔ PHẦN ABC".
5. Mục (7) - Số tờ trình: Ghi chính xác số tờ trình đề xuất miễn nhiệm đã được Ban Giám đốc phê duyệt, ví dụ: "Số 12/2024/TT-NS".
6. Mục (8), (13), (17) - Tên người nhận quyết định: Ghi họ tên đầy đủ (viết hoa không dấu hoặc có dấu theo quy định) của cán bộ bị miễn nhiệm. Các mục này phải giống nhau.
7. Mục (9) - Vị trí miễn nhiệm: Ghi rõ chức danh công tác mà người đó sẽ thôi giữ, ví dụ: "Trưởng phòng Kinh doanh".
8. Mục (10) - Phòng ban: Ghi tên phòng/ban nơi người đó đang làm việc, ví dụ: "Phòng Kinh doanh".
9. Mục (11) - Đơn vị công tác: Ghi tên công ty hoặc ban cụ thể, ví dụ: "Công ty ABC".
10. Mục (12) - Ngày hiệu lực: Ghi ngày tháng năm quyết định bắt đầu có hiệu lực (thường là ngày ký hoặc ngày được chỉ định).
11. Mục (14) - Lương cơ bản (số): Ghi mức lương cơ bản mới bằng số, ví dụ: "15.000.000".
12. Mục (15) - Lương cơ bản (chữ): Viết số tiền lương cơ bản bằng chữ, ví dụ: "Mười lăm triệu đồng".
13. Mục (16) - Phụ cấp: Liệt kê các khoản phụ cấp (nếu có) như phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp xăng xe. Nếu không có, ghi "Không" hoặc bỏ trống.
14. Mục (18) - Đơn vị nhận lương: Ghi tên phòng/ban hoặc bộ phận nơi người nhận quyết định sẽ được thanh toán lương.
15. Mục (19) - Tên công ty: Ghi tên đầy đủ của công ty ban hành quyết định (thường giống mục 5).
16. Mục (21) - Họ tên người ký: Ghi họ tên đầy đủ của người có thẩm quyền ký quyết định.

Lưu ý quan trọng

• Kiểm tra kỹ căn cứ pháp lý: Phải đảm bảo đã có tờ trình được phê duyệt và các quy chế nội bộ liên quan trước khi soạn thảo quyết định.
• Thống nhất thông tin: Tên người nhận quyết định, chức vụ, phòng ban phải được ghi giống nhau ở tất cả các mục có liên quan (mục 8, 9, 10, 13, 17).
• Viết số tiền bằng chữ rõ ràng: Mục (15) phải viết hoa chữ cái đầu, không viết tắt, không tẩy xóa. Ví dụ: "Mười lăm triệu đồng chẵn".
• Đánh mã số đúng quy tắc: Mã số quyết định phải tuân thủ quy tắc đánh số của công ty, thường bao gồm số thứ tự, năm và ký hiệu phòng ban.
• Lưu trữ và gửi đúng nơi nhận: Sau khi ký, quyết định phải được gửi đến các bên liên quan theo đúng "Nơi nhận" (như điều 3, Ban TGĐ, lưu VP) và lưu vào hồ sơ nhân sự.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa lương cơ bản và tổng thu nhập: Nhiều người điền sai mục (14) khi ghi tổng lương thay vì chỉ ghi lương cơ bản theo quy định của công ty.
• Thiếu căn cứ pháp lý: Bỏ qua hoặc ghi sai số tờ trình (mục 7) dẫn đến quyết định không có cơ sở hợp lệ.
• Ghi sai chức vụ người ký: Mục (3) và (20) không khớp với chức danh thực tế của người ký, gây hiểu lầm về thẩm quyền.
• Không thống nhất ngày tháng: Ngày ban hành (mục 2) và ngày hiệu lực (mục 12) bị sai lệch hoặc viết không đúng định dạng.
• Viết số tiền bằng chữ sai chính tả: Mục (15) viết sai lỗi chính tả hoặc không viết hoa đầu câu, gây mất tính chuyên nghiệp và có thể bị từ chối thanh toán.