Hướng dẫn điền biểu mẫu BMPT-04 Quyết định lương bổ nhiệm

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu BMPT-04 "Quyết định lương bổ nhiệm" được sử dụng để chính thức hóa việc bổ nhiệm một cán bộ, nhân viên vào vị trí công tác mới, đồng thời xác lập mức lương cơ bản và các khoản phụ cấp kèm theo. Văn bản này là cơ sở pháp lý để phòng Nhân sự và phòng Tài chính thực hiện các thủ tục hành chính và thanh toán lương cho người lao động. Biểu mẫu giúp đảm bảo quy trình bổ nhiệm và tăng lương được thực hiện minh bạch, đúng quy chế của công ty.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do cán bộ nhân sự phụ trách soạn thảo và trình ký. Thời điểm điền là sau khi đã có tờ trình bổ nhiệm được Ban Giám đốc phê duyệt. Người ký quyết định là người có thẩm quyền, thường là Tổng Giám đốc hoặc Giám đốc đơn vị. Cán bộ nhân sự có trách nhiệm đánh số, ghi ngày tháng và điền đầy đủ các thông tin vào các trường trống dựa trên tờ trình đã được phê duyệt và quyết định của cấp có thẩm quyền.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Mục (1) - Mã số quyết định: Cán bộ nhân sự đánh số thứ tự tăng dần theo năm, bắt đầu từ 01. Ví dụ: 05/2024/QĐNS-HC. Số này dùng để quản lý và tra cứu văn bản.
2. Mục (2) - Ngày tháng ban hành: Ghi ngày tháng năm hiện tại, là ngày văn bản được ký và có hiệu lực.
3. Mục (3), (4), (6), (20) - Chức vụ người ra quyết định: Ghi thống nhất một chức danh, ví dụ: "TỔNG GIÁM ĐỐC" hoặc "GIÁM ĐỐC".
4. Mục (5) - Tên đơn vị ban hành: Ghi tên đầy đủ của công ty hoặc chi nhánh nơi ban hành quyết định.
5. Mục (7) - Số tờ trình: Ghi đúng số tờ trình đã được Ban Giám đốc phê duyệt, ví dụ: 12/2024/TT-NS.
6. Mục (8), (13), (17) - Tên người được bổ nhiệm: Ghi đầy đủ họ tên, viết hoa không dấu hoặc theo quy định của công ty.
7. Mục (9) - Chức vụ bổ nhiệm: Ghi rõ vị trí mới, ví dụ: "TRƯỞNG PHÒNG KINH DOANH".
8. Mục (10), (11) - Phòng/ban và đơn vị: Ghi phòng ban và công ty nơi người đó làm việc.
9. Mục (12) - Ngày hiệu lực: Ghi ngày quyết định có hiệu lực, thường trùng với ngày ký hoặc theo thỏa thuận.
10. Mục (14), (15) - Lương cơ bản: Ghi số tiền bằng số (14) và bằng chữ (15), ví dụ: "10.000.000" và "Mười triệu đồng".
11. Mục (16) - Phụ cấp: Liệt kê các khoản phụ cấp nếu có, như phụ cấp chức vụ, phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp xăng xe...
12. Mục (18) - Đơn vị nhận lương: Ghi tên phòng/ban nơi người được bổ nhiệm sẽ nhận lương.
13. Mục (19) - Tên công ty: Ghi tên đầy đủ của công ty ban hành quyết định.
14. Mục (21) - Họ tên người ký: Ghi họ tên người có thẩm quyền ký quyết định.

Lưu ý quan trọng

• Kiểm tra kỹ thông tin tờ trình đã được phê duyệt trước khi điền vào biểu mẫu để đảm bảo tính chính xác.
• Mã số quyết định phải tuân thủ quy tắc đánh số thống nhất của công ty, tránh trùng lặp.
• Mức lương cơ bản và phụ cấp phải khớp với quyết định phê duyệt và quy chế lương thưởng hiện hành.
• Ngày tháng năm phải được ghi đầy đủ, rõ ràng, không viết tắt.
• Biểu mẫu sau khi điền cần được trình đúng người có thẩm quyền ký duyệt.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa chức vụ người ký và người được bổ nhiệm, dẫn đến sai thông tin ở các mục (3), (4), (6).
• Quên điền hoặc điền sai số tờ trình đã được phê duyệt ở mục (7).
• Mức lương cơ bản viết bằng số và bằng chữ không khớp nhau, gây hiểu lầm.
• Không liệt kê đầy đủ các khoản phụ cấp hoặc ghi sai tên phụ cấp.
• Ngày hiệu lực của quyết định không thống nhất với ngày ký hoặc ngày bắt đầu công việc mới.