Hướng dẫn điền mẫu Quyết định thanh lý hợp đồng lao động

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu BMNV-02 Quyết định thanh lý hợp đồng lao động được sử dụng để chính thức hóa việc chấm dứt quan hệ lao động giữa công ty và người lao động. Văn bản này do Giám đốc công ty ban hành, xác nhận các bên đã hoàn thành nghĩa vụ và quyền lợi theo hợp đồng lao động đã ký kết. Mục đích chính là tạo cơ sở pháp lý rõ ràng cho việc thanh lý, đồng thời phân công trách nhiệm bàn giao tài sản và thanh quyết toán công nợ cho người lao động trước khi nghỉ việc.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do bộ phận Nhân sự soạn thảo dự thảo, sau đó trình lên Giám đốc công ty ký duyệt. Thời điểm điền là khi hai bên (công ty và người lao động) thống nhất chấm dứt hợp đồng lao động, bao gồm các trường hợp: hết hạn hợp đồng, thỏa thuận chấm dứt, hoặc các trường hợp khác theo quy định của pháp luật. Nhân viên mới thuộc phòng Nhân sự cần nắm rõ quy trình này để hỗ trợ soạn thảo và kiểm tra tính chính xác của thông tin trước khi trình ký.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Tiêu đề văn bản: Giữ nguyên dòng "QUYẾT ĐỊNH CỦA GIÁM ĐỐC CÔNG TY" và "V/v: Thanh lý hợp đồng lao động". Không sửa đổi nội dung này.
2. Căn cứ pháp lý (phần đầu): Điền tên công ty vào chỗ trống sau "Giám đốc Công ty". Ví dụ: "Công ty TNHH ABC". Các căn cứ còn lại giữ nguyên, không sửa.
3. Điều 1 - Thông tin người lao động: Điền họ tên thật của người lao động vào ô trống sau "Ông:" (ví dụ: Trần Văn B). Tại dòng "Chức vụ", ghi chức danh hiện tại (ví dụ: Nhân viên kinh doanh). Tại dòng "Trình độ/Chuyên môn", ghi trình độ đào tạo (ví dụ: Cử nhân Quản trị kinh doanh). Tại dòng "Kể từ ngày", ghi ngày chính thức thanh lý hợp đồng theo định dạng ngày/tháng/năm (ví dụ: 15/05/2025).
4. Điều 2 - Trách nhiệm bàn giao: Giữ nguyên nội dung mẫu. Mục này không cần điền thêm, chỉ kiểm tra tính chính xác của họ tên người lao động đã được cập nhật ở Điều 1.
5. Điều 3 - Hiệu lực và trách nhiệm thi hành: Điền ngày tháng năm hiệu lực vào chỗ trống (ví dụ: 15/05/2025). Kiểm tra lại họ tên người lao động ở cuối điều này phải khớp với Điều 1. Các phòng ban liên quan giữ nguyên.
6. Phần ký và nơi nhận: Để trống dòng "GIÁM ĐỐC CÔNG TY" cho lãnh đạo ký. Phần "Nơi nhận" đánh dấu "x" hoặc ghi chú vào các mục: Ban Giám đốc, Như điều 3, Lưu VP. Không thêm bớt mục nào.

Lưu ý quan trọng

• Kiểm tra kỹ họ tên người lao động phải viết đúng chính tả, không viết tắt, và phải khớp với hợp đồng lao động gốc.
• Ngày tháng ở Điều 1 (kể từ ngày) và Điều 3 (ngày hiệu lực) phải thống nhất với nhau, thường là cùng một ngày.
• Trước khi trình ký, cần đối chiếu với bộ phận Kế toán để xác nhận người lao động không còn công nợ tồn đọng, tránh phát sinh tranh chấp sau thanh lý.
• Biểu mẫu sau khi ký phải được sao lưu vào hồ sơ nhân sự của người lao động và lưu hành nội bộ theo quy định.
• Không tự ý sửa đổi nội dung các điều khoản căn cứ pháp lý hoặc trách nhiệm thi hành nếu không có chỉ đạo từ cấp trên.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa ngày thanh lý và ngày ký quyết định: Nhiều nhân viên mới điền ngày ký quyết định vào ô "Kể từ ngày" ở Điều 1, dẫn đến sai lệch thời gian hiệu lực.
• Quên cập nhật tên người lao động ở Điều 3: Sau khi sửa tên ở Điều 1, một số người quên sửa lại tên ở cuối Điều 3, gây mâu thuẫn trong văn bản.
• Bỏ sót thông tin chức vụ hoặc trình độ chuyên môn: Các trường này thường bị để trống hoặc điền không chính xác, ảnh hưởng đến tính hợp lệ của quyết định.
• Không kiểm tra căn cứ pháp lý: Nhân viên mới thường bỏ qua phần căn cứ, dẫn đến việc sử dụng tên công ty cũ hoặc sai tên văn bản pháp luật.
• Điền sai định dạng ngày tháng: Sử dụng dấu gạch chéo không đúng (ví dụ: 15/05/2025 thay vì 15/05/2025) hoặc nhầm thứ tự ngày/tháng/năm.