Hướng dẫn điền Phiếu yêu cầu đào tạo hàng năm BMDT-04

Mục đích sử dụng

Phiếu yêu cầu đào tạo hàng năm (mã BMDT-04) là công cụ để các bộ phận, đơn vị trong công ty đề xuất nhu cầu đào tạo cho nhân viên trong năm kế hoạch. Biểu mẫu này giúp tổng hợp các nhu cầu đào tạo từ cấp cơ sở, từ đó Ban Giám đốc và Trung tâm Đào tạo có cơ sở xây dựng kế hoạch đào tạo tổng thể, phân bổ ngân sách và tổ chức các khóa học phù hợp. Việc sử dụng phiếu chuẩn hóa giúp quy trình đề xuất trở nên minh bạch, dễ dàng theo dõi và phê duyệt.

Ai điền và khi nào

Phiếu này do Trưởng bộ phận, Trưởng đơn vị hoặc nhân viên được ủy quyền điền, sau đó trình lên các cấp phê duyệt. Thời điểm điền phiếu thường vào cuối năm tài chính (quý IV) để lập kế hoạch đào tạo cho năm tiếp theo. Ngoài ra, phiếu cũng có thể được sử dụng khi có nhu cầu đào tạo đột xuất nhưng vẫn nằm trong kế hoạch năm. Người điền cần có sự thống nhất với nhân viên liên quan và nắm rõ định hướng phát triển của bộ phận.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Họ và tên: Ghi đầy đủ họ và tên của người được đề xuất đào tạo (không viết tắt). Nếu đề xuất cho nhiều người, có thể ghi tên nhóm hoặc liệt kê ở phần ghi chú.
2. Chức vụ: Ghi chức danh hiện tại của nhân viên theo quyết định bổ nhiệm hoặc hợp đồng lao động.
3. Bộ phận: Ghi tên phòng/ban/bộ phận nơi nhân viên đang công tác.
4. Đơn vị: Ghi tên đơn vị trực thuộc (ví dụ: Nhà máy A, Văn phòng Hà Nội, Chi nhánh B...).
5. Stt: Đánh số thứ tự cho từng nội dung đào tạo yêu cầu (nếu có nhiều hơn một đề xuất trong cùng phiếu).
6. Nội dung đào tạo yêu cầu: Mô tả cụ thể tên khóa học, kỹ năng hoặc kiến thức cần đào tạo (ví dụ: "Kỹ năng quản lý thời gian", "Đào tạo ISO 9001:2015").
7. Đối tượng: Ghi rõ đối tượng tham gia (ví dụ: "Nhân viên kinh doanh", "Tổ trưởng sản xuất", "Toàn bộ nhân viên phòng Kỹ thuật").
8. Hình thức đào tạo: Chọn một trong các hình thức như: đào tạo nội bộ, đào tạo bên ngoài, đào tạo trực tuyến, kèm cặp tại chỗ, hội thảo...
9. Thời gian dự kiến: Ghi khoảng thời gian dự kiến tổ chức (ví dụ: "Quý I/2025" hoặc "Tháng 3/2025").
10. Chi phí dự kiến: Ước tính tổng chi phí cho khóa đào tạo (bao gồm học phí, tài liệu, đi lại, ăn ở nếu có). Nếu chưa rõ, có thể ghi "Chờ báo giá".
11. Ghi chú: Ghi thêm các thông tin cần lưu ý như: ưu tiên, yêu cầu đặc biệt về giảng viên, địa điểm, hoặc lý do cấp thiết của khóa đào tạo.
12. Ngày tháng năm (phần đầu phiếu): Ghi ngày lập phiếu.
13. Phần ký duyệt: Để trống, chờ các cấp có thẩm quyền ký gồm: Giám đốc đơn vị, Giám đốc Trung tâm Đào tạo và Tổng Giám đốc.

Lưu ý quan trọng

• Phiếu phải được điền đầy đủ thông tin, không bỏ trống các mục bắt buộc như nội dung đào tạo, đối tượng và chi phí dự kiến.
• Chỉ sử dụng phiếu có mã BMDT-04 chính thức, không tự ý sửa đổi mẫu hoặc dùng phiếu photo mờ.
• Chi phí dự kiến cần được tham khảo từ nhà cung cấp hoặc dựa trên khóa học tương tự trong quá khứ để đảm bảo tính khả thi.
• Thời gian dự kiến nên phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của bộ phận, tránh trùng vào các đợt cao điểm công việc.
• Phiếu sau khi điền cần được chuyển đến Trung tâm Đào tạo đúng hạn để kịp tổng hợp vào kế hoạch năm.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa "Bộ phận" và "Đơn vị": Nhiều người ghi trùng lặp hoặc ghi sai cấp quản lý. Ví dụ: bộ phận là "Phòng Kế toán", đơn vị là "Văn phòng Công ty".
• Không ghi rõ đối tượng đào tạo: Chỉ ghi chung chung như "nhân viên" mà không xác định cụ thể ai cần tham gia, gây khó khăn cho việc sắp xếp lớp.
• Bỏ sót chữ ký hoặc ngày tháng: Phiếu thiếu chữ ký của Giám đốc đơn vị hoặc không ghi ngày lập sẽ bị trả lại.
• Chi phí dự kiến quá chênh lệch so với thực tế: Do không khảo sát giá trước, dẫn đến khi duyệt ngân sách bị điều chỉnh hoặc từ chối.
• Ghi nội dung đào tạo quá chung: Ví dụ "đào tạo kỹ năng mềm" mà không nói rõ kỹ năng cụ thể nào, khiến Trung tâm Đào tạo khó xây dựng chương trình phù hợp.