Hướng dẫn điền danh mục hồ sơ lưu BM06-QT01 chi tiết

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu BM06-QT01 Danh mục hồ sơ lưu được thiết kế để giúp các phòng ban trong công ty thống kê, kiểm soát toàn bộ hồ sơ tài liệu cần lưu trữ. Mục tiêu chính là tạo một hệ thống tra cứu nhanh chóng, chính xác vị trí, thời gian lưu và người chịu trách nhiệm cho từng loại hồ sơ. Nhờ có danh mục này, việc tìm kiếm tài liệu cũ trở nên dễ dàng, tránh thất lạc và đảm bảo tuân thủ quy định về thời gian lưu trữ của doanh nghiệp.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do nhân viên hành chính, thư ký phòng ban hoặc người được phân công quản lý tài liệu tại mỗi bộ phận thực hiện. Thời điểm điền là khi có hồ sơ mới phát sinh cần lưu trữ, hoặc định kỳ vào cuối tháng/quý để rà soát và cập nhật toàn bộ danh mục hồ sơ hiện có. Trưởng bộ phận có trách nhiệm kiểm tra và phê duyệt danh mục trước khi đưa vào lưu trữ chính thức.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Phòng/ Bộ phận: Ghi rõ tên phòng ban lập danh mục, ví dụ: Phòng Nhân sự, Phòng Kế toán, Phòng Kỹ thuật. Đây là thông tin để phân loại hồ sơ theo đơn vị quản lý.
2. STT: Đánh số thứ tự từ 1 đến hết cho từng hồ sơ trong danh mục. Số thứ tự này giúp dễ dàng tra cứu và kiểm đếm tổng số hồ sơ của phòng ban.
3. TÊN HỒ SƠ: Ghi tên cụ thể, đầy đủ của hồ sơ cần lưu, ví dụ: "Hợp đồng lao động năm 2024", "Báo cáo tài chính quý 1". Tên phải phản ánh đúng nội dung bên trong tập hồ sơ.
4. SỐ HIỆU: Nhập mã số quản lý của hồ sơ theo quy tắc đặt mã của công ty, thường bao gồm ký hiệu phòng ban và năm lưu, ví dụ: NS-HĐLĐ-2024-001.
5. NGƯỜI LƯU: Ghi họ tên người trực tiếp lưu trữ và quản lý hồ sơ đó. Thông tin này giúp xác định trách nhiệm khi cần truy xuất hoặc bàn giao.
6. BẢN LƯU: Đánh dấu "X" vào cột CHÍNH nếu là bản gốc duy nhất, hoặc cột SAO nếu là bản copy. Mỗi hồ sơ chỉ được chọn một trong hai loại bản lưu.
7. THỜI GIAN LƯU: Ghi khoảng thời gian lưu trữ theo quy định, ví dụ: "2 năm", "5 năm", "Vĩnh viễn". Thời gian này dựa trên quy chế quản lý tài liệu của công ty hoặc yêu cầu pháp lý.
8. NGÀY LẬP HỒ SƠ: Ghi ngày tháng năm bắt đầu hình thành hồ sơ, định dạng dd/mm/yyyy. Đây là mốc thời gian để tính thời hạn lưu trữ.
9. NGÀY HỦY: Ghi ngày dự kiến hủy hồ sơ sau khi hết thời gian lưu, thường được tính bằng NGÀY LẬP HỒ SƠ cộng với THỜI GIAN LƯU. Để trống nếu lưu vĩnh viễn.
10. VỊ TRÍ: Ghi nơi cất giữ hồ sơ cụ thể, ví dụ: "Kệ số 3, tủ A, phòng lưu trữ tầng 2". Thông tin này giúp tìm hồ sơ nhanh chóng mà không mất thời gian.

Lưu ý quan trọng

• Phải điền đầy đủ tất cả các cột, không bỏ trống bất kỳ thông tin nào trừ cột NGÀY HỦY đối với hồ sơ lưu vĩnh viễn.
• Thông tin tại cột TÊN HỒ SƠ và SỐ HIỆU phải khớp với nhãn dán trên bìa hồ sơ thực tế để tránh nhầm lẫn khi tra cứu.
• Mỗi phòng ban chỉ sử dụng một danh mục duy nhất, cập nhật liên tục, không tạo nhiều danh mục riêng lẻ gây rối hệ thống.
• Khi có sự thay đổi về người lưu hoặc vị trí, phải cập nhật ngay vào danh mục và ký xác nhận điều chỉnh.
• Danh mục sau khi hoàn thành cần được trưởng bộ phận ký duyệt và lưu một bản cứng tại phòng hành chính.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa bản lưu CHÍNH và SAO: nhiều nhân viên đánh dấu cả hai cột cho một hồ sơ, gây khó khăn khi xác định bản gốc. Chỉ được chọn một trong hai.
• Ghi thiếu hoặc sai định dạng ngày tháng: thường viết ngày theo kiểu "01/01/24" thay vì "01/01/2024" đầy đủ, dễ gây hiểu lầm về năm lưu trữ.
• Không cập nhật vị trí khi di chuyển hồ sơ: dẫn đến tình trạng tra cứu thấy tên nhưng không tìm thấy hồ sơ thực tế trong kho.
• Đặt tên hồ sơ quá chung chung: ví dụ chỉ ghi "Hồ sơ nhân sự" mà không phân biệt theo năm hoặc loại hợp đồng, gây khó khăn khi tìm kiếm chi tiết.
• Bỏ sót cột NGƯỜI LƯU: khiến không ai chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ đó, dễ dẫn đến thất lạc khi có biến động nhân sự.