Hướng dẫn điền danh sách phân phối tài liệu BM05-QT01

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu BM05-QT01 Danh sách phân phối tài liệu được thiết kế để kiểm soát việc phát hành và thu hồi tài liệu trong hệ thống quản lý chất lượng của doanh nghiệp. Mục đích chính là ghi nhận đầy đủ thông tin về người nhận, bộ phận nhận tài liệu, cũng như tình trạng nhận và trả tài liệu qua từng lần ban hành. Biểu mẫu này giúp đảm bảo mọi tài liệu được cập nhật đúng phiên bản, tránh thất lạc hoặc sử dụng tài liệu đã hết hiệu lực. Đồng thời, nó là bằng chứng cho hoạt động kiểm soát tài liệu trong quá trình đánh giá nội bộ hoặc đánh giá chứng nhận ISO.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do người phụ trách quản lý tài liệu (thường là thư ký ISO hoặc nhân viên hành chính) điền và cập nhật. Thời điểm điền là ngay khi có tài liệu mới được ban hành lần đầu hoặc khi có sự thay đổi, cập nhật tài liệu (lần ban hành 1, 2, 3...). Người quản lý tài liệu sẽ liệt kê danh sách các cá nhân hoặc bộ phận cần nhận tài liệu, sau đó theo dõi việc nhận và trả tài liệu của từng người. Biểu mẫu được lưu giữ tại phòng hành chính hoặc bộ phận quản lý chất lượng để phục vụ công tác kiểm tra, đối chiếu sau này.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Số: Ghi số thứ tự của biểu mẫu trong hệ thống quản lý, thường được đánh số liên tục theo năm hoặc theo đợt phát hành tài liệu.
2. Tên tài liệu: Ghi chính xác tên của tài liệu được phân phối, ví dụ: "Quy trình quản lý tài liệu" hoặc "Hướng dẫn công việc sản xuất".
3. Số hiệu: Ghi mã số của tài liệu theo quy định của công ty, ví dụ: QT01 hoặc HD03. Đây là mã định danh duy nhất của tài liệu.
4. STT: Đánh số thứ tự từ 1 đến hết cho mỗi người nhận tài liệu trong danh sách.
5. Họ và tên: Ghi đầy đủ họ tên của người nhận tài liệu, viết chữ in hoa có dấu để dễ đọc và tránh nhầm lẫn.
6. Bộ phận: Ghi tên bộ phận mà người nhận đang công tác, ví dụ: Phòng Kỹ thuật, Phòng Kinh doanh, Phân xưởng sản xuất.
7. Lần ban hành 1, 2, 3: Mỗi lần ban hành gồm 4 cột: Ngày nhận, Ký nhận, Ngày trả, Ký trả. Người nhận ghi ngày tháng năm nhận tài liệu và ký xác nhận vào cột tương ứng. Khi trả tài liệu cũ (do có phiên bản mới), người nhận ghi ngày trả và ký xác nhận đã trả.
8. Ghi chú: Dùng để ghi lại các thông tin bổ sung như tài liệu bị mất, hỏng, hoặc lý do đặc biệt khác liên quan đến việc phân phối tài liệu.

Lưu ý quan trọng

• Biểu mẫu phải được điền bằng bút mực, không sử dụng bút chì để đảm bảo tính pháp lý và tránh tẩy xóa.
• Mỗi lần ban hành tài liệu mới, người quản lý phải mở lại biểu mẫu này và cập nhật thông tin nhận/trả cho tất cả người trong danh sách.
• Người nhận tài liệu có trách nhiệm ký nhận ngay khi nhận được tài liệu và ký trả khi nộp lại tài liệu cũ theo yêu cầu.
• Không được tự ý sửa chữa, tẩy xóa thông tin trên biểu mẫu. Nếu có sai sót, cần gạch ngang và ký xác nhận bên cạnh.
• Biểu mẫu sau khi hoàn thành phải được lưu trữ ít nhất 3 năm hoặc theo quy định lưu trữ hồ sơ của công ty.

Lỗi thường gặp

• Quên ghi số hiệu tài liệu hoặc ghi sai mã số, dẫn đến không xác định được tài liệu nào đang được phân phối.
• Bỏ sót cột ký nhận hoặc ký trả ở một số lần ban hành, làm mất dấu vết kiểm soát tài liệu.
• Ghi ngày tháng không thống nhất giữa các lần ban hành, ví dụ ngày nhận muộn hơn ngày trả, gây nhầm lẫn về trình tự thời gian.
• Không cập nhật đầy đủ thông tin cho tất cả người trong danh sách khi có tài liệu mới, dẫn đến một số người vẫn dùng tài liệu cũ.
• Sử dụng bút chì hoặc viết mờ, khó đọc, ảnh hưởng đến tính chính xác khi kiểm tra sau này.
• Không ghi rõ họ tên đầy đủ, chỉ ghi tên tắt hoặc biệt danh, gây khó khăn khi đối chiếu nhân sự.