Mục đích sử dụng
Phiếu theo dõi sự sửa đổi tài liệu BM02/QT01 được thiết kế nhằm ghi nhận và kiểm soát toàn bộ lịch sử thay đổi của một tài liệu trong hệ thống quản lý chất lượng. Biểu mẫu này giúp doanh nghiệp theo dõi chi tiết từng lần ban hành, sửa đổi, bổ sung nội dung tài liệu, từ đó đảm bảo tính nhất quán và minh bạch trong quá trình quản lý. Khi có bất kỳ sự điều chỉnh nào về nội dung, số trang hay người soạn thảo, phiếu này sẽ là công cụ để lưu vết và đối chiếu giữa các phiên bản khác nhau. Việc sử dụng đúng biểu mẫu giúp phòng tránh nhầm lẫn, đồng thời hỗ trợ công tác kiểm tra, đánh giá nội bộ hoặc đáp ứng yêu cầu của khách hàng và cơ quan chức năng.
Ai điền và khi nào
Phiếu này do người soạn thảo tài liệu hoặc người được phân công quản lý tài liệu trong bộ phận hành chính, chất lượng hoặc ban ISO trực tiếp điền. Thời điểm điền là ngay sau khi tài liệu được sửa đổi, cập nhật hoặc ban hành lần đầu, trước khi tài liệu được phê duyệt và đưa vào sử dụng chính thức. Đối với mỗi lần thay đổi, cần mở một dòng mới trên phiếu để ghi nhận riêng biệt, không ghi chồng lên dữ liệu cũ. Nhân viên mới hoặc người chưa quen quy trình nên tham khảo hướng dẫn này để tránh sai sót khi nhập liệu.
Hướng dẫn điền từng mục
- TÀI LIỆU: Ghi tên đầy đủ của tài liệu cần theo dõi, ví dụ: "Quy trình quản lý tài liệu và hồ sơ". Không viết tắt trừ khi tên tài liệu đã được quy định viết tắt trong hệ thống.
- MÃ SỐ: Nhập mã số duy nhất của tài liệu, thường có dạng như QT01, HD03, BM02/QT01. Mã số này phải khớp với mã trên bìa hoặc trang đầu của tài liệu.
- NGÀY HIỆU LỰC: Ghi ngày tháng năm mà tài liệu sửa đổi chính thức có hiệu lực. Định dạng ngày/tháng/năm, ví dụ: 15/09/2024. Đây là ngày được phê duyệt và cho phép áp dụng.
- LẦN BAN HÀNH: Điền số lần ban hành hoặc sửa đổi của tài liệu. Lần đầu tiên ghi "01", lần sửa đổi thứ nhất ghi "02", cứ thế tăng dần. Không nhảy số hoặc ghi sai thứ tự.
- SỐ TRANG: Ghi tổng số trang của tài liệu sau khi sửa đổi. Nếu tài liệu có thêm hoặc bớt trang so với lần trước, cần cập nhật chính xác con số này.
- NGƯỜI SOẠN: Ghi họ và tên người trực tiếp soạn thảo hoặc chỉnh sửa tài liệu. Có thể kèm chức danh nếu cần, nhưng tên phải rõ ràng, đầy đủ.
- GHI CHÚ THAY ĐỔI NỘI DUNG: Mô tả ngắn gọn, cụ thể những nội dung đã được thay đổi so với phiên bản trước. Ví dụ: "Cập nhật quy trình phê duyệt tại mục 3.2", "Bổ sung biểu mẫu BM05". Nếu là lần ban hành đầu tiên, ghi "Ban hành lần đầu".
Lưu ý quan trọng
- Mỗi lần sửa đổi phải ghi trên một dòng riêng, không được xóa hoặc tẩy sửa dữ liệu cũ. Nếu sai, hãy gạch ngang và ghi lại dòng mới.
- Ngày hiệu lực phải trùng hoặc sau ngày phê duyệt trên tài liệu, không được ghi ngày trong quá khứ nếu chưa có phê duyệt.
- Mã số tài liệu phải thống nhất xuyên suốt tất cả các lần theo dõi, không tự ý thay đổi mã số khi sửa đổi nội dung.
- Phiếu này cần được lưu trữ cùng với tài liệu gốc hoặc trong hồ sơ quản lý tài liệu để tiện tra cứu khi cần.
- Người soạn thảo phải ký tên hoặc đóng dấu xác nhận vào cột "Người soạn" nếu quy định công ty yêu cầu.
Lỗi thường gặp
- Ghi sai số lần ban hành, ví dụ nhảy từ lần 01 lên lần 03 mà bỏ qua lần 02, gây rối lịch sử tài liệu.
- Không cập nhật số trang sau khi thêm hoặc bớt nội dung, dẫn đến sai lệch khi đối chiếu.
- Bỏ trống cột "Ghi chú thay đổi nội dung" hoặc ghi chung chung như "Sửa lỗi" mà không nêu cụ thể mục nào bị sửa.
- Nhầm lẫn giữa "Ngày hiệu lực" và "Ngày soạn thảo", dẫn đến ghi sai thời điểm áp dụng tài liệu.
- Viết tắt tên tài liệu hoặc mã số không đúng quy định, gây khó khăn cho việc tra cứu sau này.
