Thời hạn lưu trữ tài liệu tổng hợp

Q: Thời hạn bảo quản phổ biến nhất trong nhóm Tài liệu tổng hợp là bao nhiêu năm?

Trong 19 dòng của nhóm này, mức 5 năm xuất hiện nhiều nhất với 6 dòng. Mức có thời hạn dài nhất là 20 năm, áp dụng cho “Hồ sơ xây dựng, ban hành quy định, hướng dẫn những vấn đề chung của cơ quan, tổ chức”. Khoản 3 Điều 15 Luật Lưu trữ 2024 giới hạn lưu trữ có thời hạn tối thiểu 02 năm và tối đa 70 năm kể từ năm kết thúc công việc.

Nhóm tài liệu tổng hợp gồm tập văn bản gửi đến, kế hoạch và báo cáo tổng hợp – chuyên đề theo kỳ, hồ sơ hội nghị sơ kết – tổng kết, hồ sơ trả lời chất vấn và sổ ghi biên bản họp giao ban. Đặc điểm của nhóm này là thời hạn phân tầng theo kỳ báo cáo và theo cấp ban hành: báo cáo năm của cơ quan bảo quản vĩnh viễn, cùng loại báo cáo đó nhưng của đơn vị thuộc và trực thuộc chỉ 05 năm.

19 loại tài liệu 3 loại vĩnh viễn Dài nhất 20 năm Thông tư 10/2022/TT-BNV

Tải bảng thời hạn bảo quản (.xlsx) Tính ngày được tiêu huỷ

Lưu ý xung đột thời hạn. Nhóm này có 2 dòng ghi thời hạn dưới 02 năm trong Thông tư 10/2022/TT-BNV (ban hành theo Luật Lưu trữ 2011), trong khi khoản 3 Điều 15 Luật Lưu trữ 2024 quy định lưu trữ có thời hạn tối thiểu là 02 năm kể từ năm kết thúc công việc. Bảng dưới giữ nguyên số liệu của thông tư và đánh dấu ⚠ ở đúng những dòng đó — thẩm quyền diễn giải thuộc cơ quan, tổ chức áp dụng.

1. Tài liệu tổng hợp

STT	Loại hồ sơ, tài liệu	Thời hạn bảo quản	Mốc bắt đầu tính	Căn cứ
1	Tập văn bản gửi đến các cơ quan (chủ trương, đường lối của Đảng và pháp luật của nhà nước) Hồ sơ nguyên tắc	Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành	Đến khi văn bản hết hiệu lực	Số thứ tự 1, Phụ lục I Thông tư 10/2022/TT-BNV
2	Tập văn bản gửi đến để biết (đổi tên cơ quan, đổi trụ sở, đổi dấu, thông báo chữ ký…)	01 năm ⚠ dưới sàn 02 năm	Năm công việc kết thúc	Số thứ tự 2, Phụ lục I Thông tư 10/2022/TT-BNV
3	Kế hoạch, báo cáo định kỳ của các cơ quan, tổ chức khác gửi đến để biết	05 năm	Năm công việc kết thúc	Số thứ tự 3, Phụ lục I Thông tư 10/2022/TT-BNV
4	Hồ sơ xây dựng, ban hành quy định, hướng dẫn những vấn đề chung của cơ quan, tổ chức	20 năm	Năm công việc kết thúc	Số thứ tự 4, Phụ lục I Thông tư 10/2022/TT-BNV
5	Hồ sơ xây dựng, ban hành kế hoạch, báo cáo tổng hợp, chuyên đề năm, nhiều năm Của cơ quan	Vĩnh viễn	Năm công việc kết thúc	Số thứ tự 5, Phụ lục I Thông tư 10/2022/TT-BNV
5	Hồ sơ xây dựng, ban hành kế hoạch, báo cáo tổng hợp, chuyên đề năm, nhiều năm Của đơn vị thuộc và trực thuộc	05 năm	Năm công việc kết thúc	Số thứ tự 5, Phụ lục I Thông tư 10/2022/TT-BNV
6	Hồ sơ xây dựng, ban hành kế hoạch, báo cáo tổng hợp, chuyên đề 6 tháng, 9 tháng Của cơ quan	10 năm	Năm công việc kết thúc	Số thứ tự 6, Phụ lục I Thông tư 10/2022/TT-BNV
6	Hồ sơ xây dựng, ban hành kế hoạch, báo cáo tổng hợp, chuyên đề 6 tháng, 9 tháng Của đơn vị thuộc và trực thuộc	02 năm	Năm công việc kết thúc	Số thứ tự 6, Phụ lục I Thông tư 10/2022/TT-BNV
7	Hồ sơ xây dựng, ban hành kế hoạch, báo cáo tổng hợp, chuyên đề tháng, quý Của cơ quan	05 năm	Năm công việc kết thúc	Số thứ tự 7, Phụ lục I Thông tư 10/2022/TT-BNV
7	Hồ sơ xây dựng, ban hành kế hoạch, báo cáo tổng hợp, chuyên đề tháng, quý Của đơn vị thuộc và trực thuộc	01 năm ⚠ dưới sàn 02 năm	Năm công việc kết thúc	Số thứ tự 7, Phụ lục I Thông tư 10/2022/TT-BNV
8	Hồ sơ kỷ niệm các ngày lễ lớn, sự kiện quan trọng do cơ quan, tổ chức chủ trì	20 năm	Năm công việc kết thúc	Số thứ tự 8, Phụ lục I Thông tư 10/2022/TT-BNV
9	Hồ sơ hội nghị tổng kết, sơ kết công tác; chuyên đề; giao ban Năm	Vĩnh viễn	Năm công việc kết thúc	Số thứ tự 9, Phụ lục I Thông tư 10/2022/TT-BNV
9	Hồ sơ hội nghị tổng kết, sơ kết công tác; chuyên đề; giao ban Quý, 6 tháng, 9 tháng	10 năm	Năm công việc kết thúc	Số thứ tự 9, Phụ lục I Thông tư 10/2022/TT-BNV
9	Hồ sơ hội nghị tổng kết, sơ kết công tác; chuyên đề; giao ban Ngày, tuần, tháng	05 năm	Năm công việc kết thúc	Số thứ tự 9, Phụ lục I Thông tư 10/2022/TT-BNV
10	Hồ sơ trả lời chất vấn, bản thuyết trình, giải trình Quốc hội, Chính phủ	Vĩnh viễn	Năm công việc kết thúc	Số thứ tự 10, Phụ lục I Thông tư 10/2022/TT-BNV
10	Hồ sơ trả lời chất vấn, bản thuyết trình, giải trình Cơ quan, cá nhân khác	10 năm	Năm công việc kết thúc	Số thứ tự 10, Phụ lục I Thông tư 10/2022/TT-BNV
11	Sổ ghi biên bản các cuộc họp giao ban, sổ tay công tác của lãnh đạo cơ quan, tổ chức Sổ ghi biên bản các cuộc họp giao ban	05 năm	Năm công việc kết thúc	Số thứ tự 11, Phụ lục I Thông tư 10/2022/TT-BNV
11	Sổ ghi biên bản các cuộc họp giao ban, sổ tay công tác của lãnh đạo cơ quan, tổ chức Sổ tay công tác của lãnh đạo	10 năm	Năm công việc kết thúc	Số thứ tự 11, Phụ lục I Thông tư 10/2022/TT-BNV
12	Công văn trao đổi về những vấn đề chung	05 năm	Năm công việc kết thúc	Số thứ tự 12, Phụ lục I Thông tư 10/2022/TT-BNV

Tính ngày được tiêu huỷ hồ sơ — Tài liệu tổng hợp

Chọn loại tài liệu trong nhóm này rồi nhập ngày công việc kết thúc. Kết quả áp đúng mốc bắt đầu tính của Thông tư 10/2022/TT-BNV cho từng loại.

Loại hồ sơ, tài liệu

Chưa chọn loại tài liệu nào.

Ngày công việc kết thúc / ngày hình thành tài liệu

Đọc bảng này thế nào

Cột thời hạn bảo quản lấy nguyên văn từ Thông tư 10/2022/TT-BNV, không làm tròn, không diễn giải lại.
Cột mốc bắt đầu tính quyết định ngày hết hạn. Chọn nhầm mốc là lệch cả năm, nên mỗi dòng đều ghi rõ mốc riêng của nó.
Cột căn cứ ghi số thứ tự và phụ lục để bạn tra ngược trong văn bản gốc; bấm vào để mở nguyên văn.
Dòng có trường hợp cụ thể in nghiêng là một mục cha được văn bản tách nhỏ theo tình huống — mỗi tình huống có thời hạn riêng.
Hồ sơ chứa nhiều tài liệu khác thời hạn thì lấy thời hạn dài nhất (khoản 4 Điều 15 Luật Lưu trữ 2024), không lấy trung bình.
Cần bản để lưu hoặc để trình ký? Tải bảng thời hạn bảo quản của nhóm này ra Excel.

Câu hỏi thường gặp — Tài liệu tổng hợp

Báo cáo năm và báo cáo tháng có cùng thời hạn bảo quản không?

Không. Thông tư phân tầng theo kỳ báo cáo: kế hoạch – báo cáo tổng hợp, chuyên đề năm và nhiều năm của cơ quan bảo quản vĩnh viễn; loại 6 tháng, 9 tháng là 10 năm; loại tháng, quý là 05 năm. Cùng một kỳ nhưng do đơn vị thuộc và trực thuộc lập thì thời hạn thấp hơn một bậc.

"Tập văn bản gửi đến để biết" có phải giữ 20 năm không?

Không. Tập văn bản gửi đến để biết (đổi tên cơ quan, đổi trụ sở, đổi dấu, thông báo chữ ký…) chỉ có thời hạn 01 năm trong Phụ lục I. Riêng tập văn bản gửi đến là chủ trương, đường lối của Đảng và pháp luật của Nhà nước thì giữ đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành — đây là hồ sơ nguyên tắc, không tính theo số năm.

Tài liệu nào trong nhóm Tài liệu tổng hợp phải bảo quản vĩnh viễn?

Nhóm này có 3 loại tài liệu bảo quản vĩnh viễn, trong đó có:

Hồ sơ xây dựng, ban hành kế hoạch, báo cáo tổng hợp, chuyên đề năm, nhiều năm — Của cơ quan
Hồ sơ hội nghị tổng kết, sơ kết công tác; chuyên đề; giao ban — Năm
Hồ sơ trả lời chất vấn, bản thuyết trình, giải trình — Quốc hội, Chính phủ

Hồ sơ bảo quản vĩnh viễn không được tiêu huỷ và thuộc diện nộp vào lưu trữ lịch sử theo quy định của Luật Lưu trữ 2024.

Thời hạn bảo quản phổ biến nhất trong nhóm Tài liệu tổng hợp là bao nhiêu năm?

Trong 19 dòng của nhóm này, mức 5 năm xuất hiện nhiều nhất với 6 dòng. Mức có thời hạn dài nhất là 20 năm, áp dụng cho “Hồ sơ xây dựng, ban hành quy định, hướng dẫn những vấn đề chung của cơ quan, tổ chức”. Khoản 3 Điều 15 Luật Lưu trữ 2024 giới hạn lưu trữ có thời hạn tối thiểu 02 năm và tối đa 70 năm kể từ năm kết thúc công việc.

Nhóm tài liệu liên quan

Xem đầy đủ toàn bộ nhóm tài liệu tại trang tra cứu thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu.

Căn cứ pháp lý của bảng thời hạn

Thông tư 10/2022/TT-BNV — Bảng thời hạn bảo quản chi tiết (Phụ lục I và Phụ lục II). Hiệu lực từ 15/02/2023.
Luật Lưu trữ 2024 (33/2024/QH15) — Khung pháp lý: thời hạn lưu trữ, xác định giá trị tài liệu, thẩm quyền huỷ tài liệu. Hiệu lực từ 01/07/2025.
Nghị định 174/2016/NĐ-CP — Thời hạn và thủ tục tiêu huỷ tài liệu kế toán. Hiệu lực từ 01/01/2017.
Luật Kế toán 2015 (88/2015/QH13) — Nghĩa vụ bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán. Hiệu lực từ 01/01/2017.

Thời hạn trên trang được bóc trực tiếp từ nguyên văn các văn bản lưu trong cơ sở dữ liệu văn bản của site; mỗi dòng đều ghi rõ số thứ tự và phụ lục để bạn tự đối chiếu. Đây là công cụ tra cứu, không thay thế Danh mục hồ sơ và Bảng thời hạn bảo quản tài liệu do người đứng đầu cơ quan, tổ chức ban hành theo khoản 6 Điều 15 Luật Lưu trữ 2024.