Hướng dẫn điền Phiếu yêu cầu đào tạo hàng năm chi tiết

Mục đích sử dụng

Phiếu yêu cầu đào tạo hàng năm là công cụ quan trọng giúp các bộ phận, đơn vị trong công ty đề xuất nhu cầu đào tạo, bồi dưỡng kỹ năng cho nhân viên trong năm tài chính. Biểu mẫu này thuộc danh mục "Tổ chức lực lượng bán hàng", tập trung vào việc nâng cao năng lực đội ngũ kinh doanh. Thông qua phiếu này, Ban lãnh đạo và Trung tâm Đào tạo có cơ sở để lập kế hoạch ngân sách, sắp xếp lịch trình và lựa chọn hình thức đào tạo phù hợp. Việc sử dụng đúng biểu mẫu giúp chuẩn hóa quy trình đề xuất, tránh thất thoát chi phí và đảm bảo mọi nhu cầu đào tạo đều được xem xét công bằng.

Ai điền và khi nào

Phiếu này do Trưởng bộ phận hoặc Giám đốc đơn vị trực tiếp điền và ký duyệt. Đối tượng điền là những người quản lý có thẩm quyền đề xuất nhu cầu đào tạo cho nhân viên cấp dưới trong phòng ban mình phụ trách. Thời điểm điền phiếu là vào cuối năm tài chính, thường là quý IV, để chuẩn bị kế hoạch đào tạo cho năm tiếp theo. Ngoài ra, phiếu cũng có thể được lập khi có nhu cầu đào tạo đột xuất nhưng vẫn phải tuân thủ quy trình phê duyệt qua các cấp lãnh đạo. Nhân viên không tự ý điền phiếu này mà phải thông qua quản lý trực tiếp để đảm bảo tính thống nhất.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Họ và tên: Ghi rõ họ và tên đầy đủ của người đề xuất (thường là trưởng bộ phận hoặc giám đốc đơn vị), không viết tắt, không dùng biệt danh.
2. Chức vụ: Ghi chức danh hiện tại của người đề xuất theo đúng quy định của công ty, ví dụ: Trưởng phòng Kinh doanh, Giám đốc Bán hàng.
3. Bộ phận: Ghi tên bộ phận mà người đề xuất đang quản lý, ví dụ: Bộ phận Bán hàng trực tiếp, Bộ phận Hỗ trợ bán hàng.
4. Đơn vị: Ghi tên đơn vị/chi nhánh trực thuộc, ví dụ: Công ty TNHH ABC – Chi nhánh Hà Nội.
5. Stt: Đánh số thứ tự từ 1 đến hết cho từng nội dung đào tạo được đề xuất trong cùng một phiếu.
6. Nội dung đào tạo yêu cầu: Mô tả cụ thể tên khóa học hoặc kỹ năng cần đào tạo, ví dụ: "Kỹ năng đàm phán hợp đồng", "Đào tạo sản phẩm mới Q1".
7. Đối tượng: Ghi rõ nhóm nhân viên nào sẽ tham gia đào tạo, ví dụ: "Nhân viên kinh doanh cấp cao", "Toàn bộ nhân viên bộ phận bán hàng".
8. Hình thức đào tạo: Chọn hình thức phù hợp như: đào tạo nội bộ, đào tạo bên ngoài, online, offline, kèm cặp tại chỗ.
9. Thời gian dự kiến: Ghi khoảng thời gian dự kiến tổ chức, ví dụ: "Tháng 3/2025" hoặc "Quý II/2025".
10. Chi phí dự kiến: Ước tính tổng chi phí cho khóa đào tạo (bao gồm học phí, tài liệu, đi lại, ăn ở nếu có), ghi bằng số và đơn vị tiền tệ.
11. Ghi chú: Ghi thêm thông tin cần lưu ý như: "Cần mời giảng viên bên ngoài", "Đã liên hệ trung tâm đào tạo A".
12. Ngày tháng năm và chữ ký: Phần này gồm 3 dòng dành cho Tổng Giám đốc, Giám đốc TT Đào tạo và Giám đốc đơn vị. Mỗi người ký và ghi ngày tháng năm phê duyệt tương ứng.

Lưu ý quan trọng

• Phiếu phải được điền đầy đủ tất cả các mục, không bỏ trống bất kỳ trường nào, đặc biệt là phần chi phí và thời gian dự kiến.
• Chữ ký phải đúng thẩm quyền: Tổng Giám đốc ký duyệt cuối cùng sau khi có ý kiến của Giám đốc TT Đào tạo và Giám đốc đơn vị.
• Mỗi phiếu chỉ dành cho một đơn vị/bộ phận, không gộp chung nhiều phòng ban khác nhau vào cùng một phiếu.
• Chi phí dự kiến cần được tính toán sát thực tế, tránh đề xuất quá cao hoặc quá thấp so với mặt bằng thị trường.
• Nội dung đào tạo phải phù hợp với định hướng phát triển của công ty và nhu cầu thực tế của lực lượng bán hàng.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa "Bộ phận" và "Đơn vị": Nhiều người ghi giống nhau hoặc ghi sai cấp quản lý, dẫn đến khó xác định trách nhiệm phê duyệt.
• Không ghi rõ đối tượng đào tạo: Chỉ ghi chung chung như "nhân viên" mà không phân loại cấp bậc, dẫn đến khó sắp xếp lớp học phù hợp.
• Bỏ sót chữ ký hoặc ký sai thứ tự: Một số phiếu chỉ có chữ ký của Giám đốc đơn vị mà thiếu chữ ký của Giám đốc TT Đào tạo hoặc Tổng Giám đốc.
• Ghi chi phí dự kiến không khả thi: Đề xuất chi phí quá thấp so với thực tế thị trường đào tạo, gây khó khăn khi triển khai.
• Không ghi thời gian dự kiến cụ thể: Chỉ ghi "trong năm" mà không xác định tháng/quý, khiến Trung tâm Đào tạo không thể lên lịch.