Mục đích sử dụng
Tờ trình bổ sung nhân sự đột xuất là văn bản nội bộ được sử dụng khi một phòng/ban/đơn vị phát sinh nhu cầu tuyển dụng nhân sự ngoài kế hoạch thường niên. Mục đích chính của biểu mẫu này là trình lên Giám đốc công ty và Phòng Nhân sự để xin phê duyệt bổ sung nhân lực một cách nhanh chóng, đáp ứng các tình huống khẩn cấp hoặc phát sinh đột xuất trong công việc. Biểu mẫu giúp chuẩn hóa quy trình đề xuất, đảm bảo mọi thông tin về vị trí, số lượng, tiêu chuẩn và lý do bổ sung đều được ghi nhận đầy đủ, từ đó hỗ trợ ban lãnh đạo ra quyết định chính xác và kịp thời.
Ai điền và khi nào
Biểu mẫu này do Trưởng phòng/Ban/Đơn vị hoặc người được ủy quyền (Người đề xuất) chịu trách nhiệm điền. Thời điểm điền là khi đơn vị phát sinh nhu cầu tuyển dụng gấp ngoài kế hoạch, ví dụ: nhân sự nghỉ đột xuất không thể bố trí luân chuyển, khối lượng công việc tăng đột biến theo dự án mới, hoặc cần bổ sung chuyên môn đặc thù cho một nhiệm vụ cấp bách. Sau khi điền đầy đủ thông tin, người đề xuất ký tên, sau đó chuyển cho Phụ trách (cấp trên trực tiếp) ký xác nhận, rồi gửi lên Phòng Nhân sự để thẩm định nhu cầu. Cuối cùng, Giám đốc công ty sẽ phê duyệt hoặc từ chối đề xuất.
Hướng dẫn điền từng mục
- Phòng/Ban/Đơn vị: Ghi rõ tên đơn vị đề xuất tuyển dụng, ví dụ: "Phòng Kinh doanh", "Ban Kỹ thuật", "Xưởng Sản xuất số 1". Đây là thông tin để xác định bộ phận có nhu cầu.
- TT (Số thứ tự): Đánh số thứ tự từ 1 đến hết cho từng vị trí tuyển dụng trong cùng một tờ trình. Nếu chỉ tuyển một vị trí, ghi số 1.
- Vị trí tuyển dụng: Ghi tên chức danh công việc cần tuyển, ví dụ: "Nhân viên kinh doanh", "Kỹ sư cầu đường", "Thợ hàn". Tên vị trí phải khớp với khung năng lực của công ty.
- SL (Số lượng): Ghi số lượng nhân sự cần tuyển cho từng vị trí, bằng chữ số Ả Rập. Ví dụ: 2, 3.
- Mô tả tóm tắt công việc: Liệt kê 2-3 đầu việc chính mà nhân sự này sẽ đảm nhận. Ví dụ: "Tìm kiếm khách hàng mới, chăm sóc khách hàng hiện hữu, lập báo cáo doanh số tuần."
- Tiêu chuẩn ứng viên: Ghi các yêu cầu tối thiểu về trình độ học vấn, kinh nghiệm, kỹ năng. Ví dụ: "Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Kế toán, 2 năm kinh nghiệm, thành thạo Excel."
- Mức lương dự kiến: Ghi mức lương khởi điểm hoặc khung lương dự kiến cho vị trí này, có thể là con số cụ thể hoặc khoảng (ví dụ: 8-10 triệu đồng).
- Đề xuất cán bộ PV chuyên môn: Ghi tên người sẽ tham gia phỏng vấn vòng chuyên môn, thường là trưởng bộ phận hoặc chuyên gia kỹ thuật.
- T/gian cần NS (Thời gian cần nhân sự): Ghi ngày tháng năm cụ thể mà đơn vị cần nhân sự đi làm ngay. Ví dụ: "01/12/2025".
- Lý do bổ sung: Mô tả ngắn gọn lý do đột xuất, ví dụ: "Nhân viên cũ nghỉ thai sản", "Khối lượng đơn hàng quý 4 tăng 30%".
- Giám đốc (Duyệt): Để trống, dành cho Giám đốc ký phê duyệt hoặc từ chối.
- Phòng nhân sự (Xác nhận nhu cầu): Để trống, dành cho đại diện Phòng Nhân sự ký xác nhận đã thẩm định nhu cầu.
- Phụ trách (Người đề xuất): Người quản lý trực tiếp của đơn vị ký, xác nhận đồng ý với đề xuất.
- Người đề xuất (Ký, ghi rõ họ tên): Người soạn thảo tờ trình ký và ghi rõ họ tên.
Lưu ý quan trọng
- Chỉ sử dụng mẫu này cho nhu cầu tuyển dụng đột xuất, không thay thế cho kế hoạch tuyển dụng định kỳ hàng quý hoặc năm.
- Mọi thông tin về số lượng, mức lương và tiêu chuẩn phải được thống nhất trước với Phòng Nhân sự để tránh sai lệch khi phê duyệt.
- Phần "Lý do bổ sung" cần nêu rõ tính cấp bách và ảnh hưởng đến công việc nếu không được bổ sung kịp thời.
- Người đề xuất phải ký trước, sau đó mới chuyển lên Phụ trách và Phòng Nhân sự; không được bỏ qua bước ký duyệt nào.
- Thời gian cần nhân sự phải thực tế, đảm bảo quy trình tuyển dụng tối thiểu 2-4 tuần mới có thể hoàn thành.
Lỗi thường gặp
- Ghi thiếu thông tin ở cột "Mô tả tóm tắt công việc" hoặc "Tiêu chuẩn ứng viên", khiến Phòng Nhân sự không thể đăng tin tuyển dụng chính xác.
- Không ghi rõ "Lý do bổ sung" hoặc lý do quá chung chung như "cần thêm người", dẫn đến bị từ chối phê duyệt.
- Nhầm lẫn giữa "Phụ trách" và "Người đề xuất" – nhiều trường hợp người đề xuất tự ký vào cả hai ô, gây sai quy trình.
- Ghi mức lương dự kiến quá cao hoặc quá thấp so với mặt bằng chung của công ty, gây khó khăn khi đàm phán với ứng viên.
- Điền sai tên đơn vị hoặc vị trí tuyển dụng, ví dụ ghi tắt không đúng quy định, làm chậm quá trình xử lý hồ sơ.
