BẢNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC
I.THÔNG TIN CHUNG :
1.Tên chức danh : Nhân viên giao dịch
2. Mã chức danh : 02/PXK/GD
3.Đơn vị công tác : Phòng Xuất Khẩu
4. Địa chỉ nơi làm việc : TPHCM
II. Quyền hạn:
- Quyền hạn trực tiếp
·Chào giá cho khách hàng, sau khi giá đã được phê duyệt .
·Giao dịch với khách về đơn hàng phụ trách, lập ĐĐH để triển khai cho sản xuất
·Theo dõi, kiểm tra tình hình sản xuất các đơn hàng phụ trách.
·Yêu cầu các đơn vị cung cấp thông tin liên quan đến đơn hàng để làm việc với khách
·Giới thiệu cho khách hàng các sản phẩm mới để mở rộng mặt hàng kinh doanh.
·Được tham gia các hoạt động hội họp, tập huấn có liên quan đến công việc
· Được đề xuất khen thưởng khi làm lợi cho Công Ty( tuỳ theo tính chất, trị giá làm lợi )
- Quyền hạn gián tiếp :
·Trình đơn đặt hàng cho cấp trên xét duyệt
·Trình giá bán sản phẩm, trình duyệt giá mua nguyên phụ liệu cho cấp trên xét duỵệt
·Đề xuất thanh toán các chi phí có liên quan đến đơn hàng, cụ thể: chi phí test SP theo yêu cầu của khách hàng, chi phí bốc xếp, chi phí giao hàng, chi phí bồi dưỡng (nều cần thiết),…
IV. Nhiệm vụ:
Tóm tắt công việc :
Theo dõi đơn hàng xuất khẩu : lập HĐ , ĐĐH , lập chứng từ nhập phụ liệu, lập chứng từ xuất khẩu , theo dõi tiền về, thanh lý HĐ, chào giá….
Cụ thể :
-Lập ĐĐH SP mẫu ,Yêu cầu thử nghiệm SP theo đề nghị của khách.
-Thực hiện chỉ thị của cấp trên về quá trình thực hiện đơn hàng.
-Yêu cầu đơn vị bạn cung cấp định mức và các thông tin liên quan đến việc tính giá.
-Tính giá SP trình duyệt giá.
-Chào giá cho khách sau khi giá đã được duyệt.
-Dịch tài liệu của khách gởi trước khi chuyển cho XN.
-Lập ĐĐH dựa vào order của khách,Lập hợp đồng xuất khẩu, Theo dõi tình hình thực hiện đơn hàng
-Cung cấp thông tin cho nhóm nhập khẩu nhập nguyên phụ liệu
-Giao dịch với khách, kiểm tra các thông tin liên quan đến đơn hàng để báo kịp thời cho sản xuất.
-Thông tin các vấn đề liên quan đến đơn hàng: yêu cầu của khách, các thay đổi, các phát sinh liên quan đến đơn hàng.
-Kiểm tra chất lượng hàng hoá , báo động để giải quyết kịp thời các vướng mắc.
-Kiểm tra tình hình thực hiện đơn hàng trước khi khách đến kiểm .
-Đăng ký xe con rước khách đến kiểm hàng, Đăng ký cơm trưa phục vụ khách kiểm hàng.
-Đón khách kiểm hàng, Theo khách kiểm hàng tại các XN.
-Lập bộ chứng từ xuất hàng,Thông báo giao hàng
-Lập bộ chứng từ thanh toán tiền hàng Theo dõi tiền hàng về
-Lập bộ chứng từ thanh khoản Hải quan
V. Quỹ thời gian làm việc:
1.Làm việc tại văn phòng: 85% quỹ thời gian
2.Đi công tác bên ngoài :Đi công tác ngoài : khách, Ngân hàng, PTM, BTM, hãng tàu: 15%
VI. Các mối quan hệ công tác
Phạm vi | Cá nhân, đơn vị có quan hệ | Mục đích quan hệ | Thời điểm quan hệ | |
Nội bộ | Bên ngoài | |||
x | Cấp trên trực tiếp : TP PXK | § Thực hiện chỉ đạo của TP. § Trình ký hợp đồng XK § Trình duyệt ĐĐH SP mẫu , ĐĐH XK, các chứng từ liên quan đến đơn hàng . § Báo cáo TP quá trình thực hiện đơn hàng § Đề xuất các chi phí liên quan đến đơn hàng § Báo cáo khó khăn để xin chỉ đạo hoặc đề xuất biện pháp giải quyết khó khăn đơn hàng . § Thống kê số liệu ĐĐH : đơn giá sản phẩm, số lượng, doanh số . | Hàng ngày | |
x | Phòng KT-TC | § Liên hệ về việc thanh toán tiền hàng, các chứng từ ngân hàng. § Liên hệ về các khoản tạm ứng, thanh toán , giũ nợ có liên quan đến đơn hàng như chi phí giao hàng, chi phí test mẫu, chi phí chiêu đãi khách | Khi có nhu cầu đơn hàng | |
x | XN | § Thông báo khi có khách đến tham quan, đặt hàng. § Yêu cầu thử nghiệm SP mới § Đề nghị cung cấp các thông tin về nguyên liệu. § Đề nghị cung cấp các chi phí cộng thêm (nếu có) để chào giá. § Đề nghị cung cấp SP test theo yêu cầu của khách. § Liên hệ về tiến độ thử nghiệm, tiến độ gởi mẫu đi test, tiến độ sản xuất của đơn hàng SP mẫu & đơn hàng đại trà. § Thông tin các yêu cầu hoặc thay đổi về nguyên liệu của đơn hàng. § Thông tin về kết quả test, yêu cầu gởi mẫu test lại (nếu cần). § Thông tin thời điểm khách đến thamquan, kiểm tra. | Khi có nhu cầu đơn hàng | |
x | Kho Phụ liệu | § Đề nghị cung cấp mẫu phụ liệu. § Đề nghị cung cấp Phiếu Xuất – Nhập kho, số liệu xuất – nhập (nếu cần). | “ | |
x | Phòng Giao nhận P.Vận tải | § Chuyển chứng từ đăng ký HQ để xuất hàng § Liên hệ về các vấn đề liên quan đến việc giao hàng (số container, số seal,…) để lập chứng từ giao hàng theo yêu cầu của từng khách hàng. § Liên hệ về các vấn đề liên quan đến nhập nguyên phụ liệu cho đơn hàng như Phiếu Nhập kho, Tờ khai Nhập khẩu. § Chuyển chứng từ thanh khoản TKHQ, thanh lý HĐ. § Đăng ký xe con đưa rước khách. § Liên hệ xe, giờ giấc đi đón khách | “ | |
x | P.QTĐS | § Đăng ký phòng khách, cơm khách. § Đề nghị phục vụ phòng khách tuỳ theo từng đoàn khách. | “ | |
X | Bộ TM/ Phòng Thương Mại | § Mua form A (xin C/O cho thị trường EU). § Liên hệ xin cấp Form A cho lô hàng xuất | “ | |
x | Ngân Hàng | § Liên hệ nhận L/C và các chứng từ liên quan đến ĐH § Giao lệnh chuyển tiền thanh toán các phí liên quan đơn hàng § Trình chứng từ, sửa chứng từ (nếu cần). § Theo dõi tiền về. | “ | |
x | Hãng tàu | § Book container cho lô hàng sắp giao. § Liên hệ về các chi tiết giao hàng § Giao chứng từ xuất hàng theo yêu cầu của khách. § Đề nghị cung cấp B/L hoặc AWB § Đề nghị sửa các chi tiết trên B/L hoặc AWB § Nhận B/L hoặc AWB. | “ | |
x | Fedex, DHL, TNT, EMS | § Liên hệ gởi hàng mẫu, gởi chứng từ xuất hàng. | “ | |
x | Khách hàng | § Chào hàng, chào giá, giao mẫu, nhận mẫu § Nhận HĐ. § Cung cấp thông tin về tiến độ thực hiện đơn hàng § Đăng ký lịch kiểm hàng (inline, final). § Cùng khách đi kiểm hàng. § Giao bộ chứng từ xuất hàng | “ | |
VII. Phương tiện làm việc:
1.Về tài liệu :
·Các qui định , nội quy Công ty, các quy chế giải quyết công việc
·Quy trình công nghệ sản phẩm
·Các tiêu chuẩn định mức hoàn thành công việc.
Về thiết bị , máy móc :
§ Máy điện thoại , máy fax
§ Máy vi tính , máy in.
§ Phần mềm tin học
2.Về ứng dụng công nghệ thông tin : sử dụng thành thạo
§ Phần mềm tin học : Word, Excel, Outlook, v.v…
§ Hệ thống mạng nội bộ : Nhập đơn đặt hàng , mail
§ Hệ thống mạng bên ngoài: email
VIII. Tiêu chuẩn chức danh :
- Trình độ chuyên môn:
- Cử nhân Kinh Tế , Ngoại thương
- Ngoại ngữ: Anh văn : viết, nói thành thạo
- Kiến thức:
- Về pháp luật :
·Biết các qui định , qui chế trong lĩnh vực xuất nhập khẩu.
§ Nắm và hiểu các qui định của các ngành chức năng có liên quan như : qui định của Hải quan về thủ tục xuất nhập hàng hóa , qui định thanh toán tín dụng chứng từ , qui định về thủ tục cấp C/O và visa .
§ Nắm và hiểu rõ các nguyên tắc , thủ tục hành chính để thực hiện công việc
- Về các qui chế của công ty :Tuân thủ và thực hiện đúng :
§ Các qui định ,Nội qui lao động của công ty ,Thoả ước lao động tập thể
§ Chính sách hệ thống quản lý chất lượng : ISO 9001, trách nhiệm xã hội : SA 8000
c. Về kiến thứcSP: Am hiểu các qui trình công nghệ sản phẩm công nghiệp như :
§ Qui trình công nghệ
§ Phương pháp tính giá theo qui định của Cty.
- Kỹ năng làmviệc :
a/ Với đối tác :
§ Kỹ năng giao tiếp khách hàng , đàm phán và thuyết phục đối tác
§ Giải quyết các sự cố phát sinh (nếu có)
b/ Với dữ liệu :
§ Kỹ năng lập kế hoạch , tổ chức thực hiện và giám sát công việc
§ Kỹ năng quan sát, thu thập thông tin từ tất cả các nguồn có liên quan
§ Kỹ năng phân tích, tổng hợp, dự báo các thông tin
§ Kỹ năng áp dụng kiến thức đã học vào thực tế công việc
- Tố chất:
§ Phải trung thực , năng động, sáng tạo, có tinh thần trách nhiệm cao
§ Lương thiện và có đạo đức tốt , tôn trọng đồng nghiệp , giúp đỡ lẫn nhau để hoàn thành nhiệm vụ .
§ Kiểm tra cẩn thận các chi tiết đơn hàng tránh xảy ra sai sót
§ Giữ bí mật các thông tin về kinh doanh của công ty
§ Tác phong linh hoạt, văn minh, hòa đồng và cầu tiến ,Tự tin và quyết đoán
§ Đặt lợi ích của Cty trên lợi ích cá nhân.