Quy định chức năng nhiệm vụ quyền hạn Phòng Thiết bị

QUY ĐỊNH

CHỨC NĂNG– NHỆM VỤ- QUYỀN HẠN – CƠ CẤU CỦA PHÒNG THIẾT BỊ

QUY ĐỊNH CHUNG

ÑIEÀU 1.Phòng Thiết bị là đơn vị được tổ chức nhằm đáp ứng nhu cầu làm đầu mối về công tác Tham mưu, tư vấn , kiểm tra việc duy trì phát triển hệ thống thiết bị toàn Công ty

ÑIEÀU 2.Phòng Thiết bị (viết tắt là PTB) chịu sự chỉ đạo trực tiếp của TGĐ. Trưởng Phòng Thiết bị chịu trách nhiệm trước Cơ quan TGĐ về mọi hoạt động của Phòng .

ÑIEÀU 3.Phòng Thiết bị hoạt động theo chủ trương chính sách, chiến lược; tuân thủ theo mọi quy định của Cơ quan Tổng Giám Đốc Công ty.

ÑIEÀU 4.Cơ cấu tổ chức, cơ chế điều hành , biên chế và hoạt động của Phòng Thiết bị do Cơ quan TGĐ quyết định trên cơ sở đề xuất của Trưởng Phòng Thiết bị.

CHỨC NĂNG – NHIỆM VỤ

ÑIEÀU 5.CHỨC NĂNG

5.1Tham mưucho CQ.TGĐ các lĩnh vực sau

5.1.1Tổ chức hệ thống quản lý thiết bị trên phạm vi toàn Công ty

5.1.2Quản lý và sử dụng vật tư phụ tùng

5.1.2Quản lý năng lượng.

5.1.3An toàn thiết bị.

5.1.4 Đầu tư phát triển.

5.1.5Khai thác hệ thống thông tin, phát triển dịch vụ thương mại điện tử trên internet, intranet.

5.1.6Quản lý môi trường và thực hiện quá trình sản xuất sạch hơn.

2/ Kiểm tra giám sát các đơn vị trong Công ty về các Công tác:

5.2.1Công tác quản lý và sử dụng thiết bị theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000.

5.2.2Công tác sử dụng và quản lý vật tư phụ tùng.

5.2.3Công tác quản lý và sử dụng năng lượng.

5.2.4Công tác liên quan đến hệ thống thông tin điện tử

3/ Hướng dẫn các đơn vị trong Công Ty thực hiện

5.3.1Xây dựng tài liệu ISO 9001 : 2000 về quản lý thiết bị của đơn vị.

5.3.2Xây dựng và thực hiện các phương án định mức, tiết kiệm năng lượng

5.3.3Xây dựng quá trình sản xuất sạch hơn

5.3.4Khai thác hệ thống thông tin

ÑIEÀU 6.NHIỆM VỤ

6.1.Để thực hiện chức năng tham mưu cho Cơ Quan Tổng Giám Đốc PTB là đơn vị thực hiện các nhiệm vụ sau:

6.1.1.Xây dựng,soát xét các quy trình , qui chế liên quan đến công tác quản lý thiết bị theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000

6.1.2.Xây dựng qui chế, soát xét định mức cấp phát vật tư phụ tùng phục vụ công tác sữa chữa bảo trì bảo dưỡng cho các đơn vị trong Công .

6.1.3.Xây dựng qui trình qui chế quản lý ,soát xét định mức tiết kiệm năng lượng cho các đơn vị trong Công Ty.

6.1.4.Xây dựng qui chế Sử dụng vận hành máy móc thiết bị an toàn nghiêm ngặt.

6.1.5.Xây dựng qui chế đầu tư, đánh giá hiệu quả các dự án đầu tư trong toàn Công ty.

6.1.6.Nghiên cứu đề xuất các cải tiến kỹ thuật về mặt thiết bị

6.1.7.Nghiên cứu các đầu tư phần mềm, phần cứng cho hệ thống thông tin toàn Công ty.

6.1.8.Nghiên cứu phát triển dịch vụ thương mại điện tử trên internet, intranet.

6.1.9.Nghiên cứu , thực hiện dự án đầu tư xử lý môi trường và sản xuất sạch hơn.

6.2.Để thực hiện chức năng kiểm tra, giám sát, đánh giá các đơn vị trong Công ty (về lĩnh vực Thiết bị) Phòng thiết bị là đơn vị thực hiện các nhiệm vụ sau:

6.2.1.Kiểm tra giám sát (theo phân cấp) đánh giá việc thực hiện công tác quản lý thiết bị thoe tiêu chuẩn ISO 9001-2000.

6.2.2.Kiểm tra việc thực hiện quy trình , qui định sử dụng, vận hành Thiết bị công nghệ, phụ trợ, đo lường, thí nghiệm.

6.2.3.Kiểm tra , giám sát việc sử dụng vật tư phụ tùng theo định mức.

6.2.4.Kiểm tra giám sát viêc thực hiện công tác quản lý,tiết kiệm năng lượng .

6.2.5.Kiểm tra việc  thực hiện công tác an toàn thiết bị.

6.2.6.Kiểm tra giám sát việc sử dụng hệ thống mạng nội bộ và Internet

6.2.7.Kiểm tra việc sử dụng các Thiết bị sau đầu tư

6.2.8.Kiểm tra việc thực hiện vệ sinh môi trường , sản xuất sạch hơn

6.3.Để thực hiện chức năng tư vấn hướng dẫn các đơn vị trong lĩnh vực thiết bị Phòng Thiết Bị là đơn vị thực hiện các nhiệm vụ sau :

6.3.1.Hướng dẫn xây dựng tài liệu ISO về quản lý thiết bị cho từng đơn vị.

6.3.2.Hướng dẫn công tác quản lý tình hình cấp phát vật tư phụ tùng.

6.3.3.Hướng dẫn các XN xây dựng định mức sử dụng năng lượng, và các chương trình tiết kiệm năng lượng.

6.3.4.Hướng dẫn thực hiện thủ tục các chương trình đầu tư phát triển sản xuất cho đơn vị . Hướng dẫn đánh giá hiệu quả đầu tư máy móc thiết bị sau đầu tư.

6.3.5.Hướng dẫn việc khai thác các nguồn tài nguyên thông tin khoa học kỹ thuật công nghệ (thư viện về máy móc thiết bị) và phổ cập các kiến thức tài liệu trên mạng intranet.

6.3.6.Hướng dẫn việc xây dựng các phương án cải tiến máy móc thiết bị .

TRÁCH NHIỆM – QUYỀN HẠN - QUYỀN LỢI

ÑIEÀU 7.TRÁCH NHIỆM

7.1.Thực hiện đúng, đầy đủ và có hiệu quả các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được ghi trong Quy định này.

7.2.Lập kế hoạch chương trình công tác hàng tháng, phân công hợp lý các công việc của Phòng đến từng nhân viên của Phòng

7.3.Kiểm soát tốt các công việc được giao nhằm có thể hổ trợ kịp thời các khó khăn của nhân viên và đảm bảo hiệu lực của công tác quản lý.

7.4.Tích cực cải tiến phương pháp làm việc để ngày càng nâng cao hiệu quả chung

7.5.Xây dựng môi trường làm việc ngày càng thuận lợi, tạo điều kiện để phát huy hết năng lực của tập thể và từng cá nhân.

ÑIEÀU 8.QUYỀN HẠN

Trưởng Phòng Thiết bị thừa ủy nhiệm TGĐ được các quyền sau :

8.1.Chủ trì các cuộc họp với các XN, đơn vị sử dụng máy móc thiết bị về nội dung liên quan đến:

8.1.1.Quản lý, sử dụng và sửa chữa máy móc thiết bị

8.1.2.Quản lý và sử dụng năng lượng.

8.1.3.Xây dựng kế hoạch đầu tư phát triển sản xuất , hiện đại hoá của XN.

8.1.4.Dịch vụ quảng cáo trên mạng.

8.1.5.Triển khai các phương án sản xuất sạch hơn và phương án, dự án về xử lý môi trường.

8.2.Kiểm tra định kỳ và đột xuất, lập biên bản các XN, đơn vị sử dụng máy móc thiết bị  về các lãnh vực sau:

8.2.1.Quản lý thiết bị: quy trình quản lý, quy trình vận hành thiết bị công nghệ, phụ trợ khi cần thiết.

8.2.2.Hậu kiểm công tác sử dụng và quản lý vật tư phụ tùng: hồ sơ chứng từ, kế hoạch, sử dụng, cung ứng.

8.2.3.Công tác quản lý và sử dụng năng lượng, tiết kiệm năng lượng.

8.2.4.Kiểm tra, lập biên bản những trường hợp khai thác các dự án đầu tư không có hiệu quả và điều chuyển thiết bị đầu tư trong nội bộ Công ty để khai thác tốt hơn.

8.2.5.Công tác an toàn thiết bị: lập biên bản những trường hợp sai phạm về quản lý, sử dụng vận hành MMTB an toàn nghiêm ngặt như lò hơi, bình chứa khí, lò dầu, balăng, cầu trục,...

8.2.6.Bảo đảm môi trường sản xuất phù hợp với các yêu cầu.

8.3.Yêu cầu các XN cung cấp các thông tin, số liệu về:

8.3.1.Quản lý thiết bị: Tất cả các tài liệu hồ sơ liên quan đến thiết bị

8.3.2.Sử dụng năng lượng: điện, nước, dầu, hơi, gió … sử dụng và sản lượng theo tùng nhóm mặt hàng để kiểm tra và theo dõi trên định mức.

8.3.3.Đầu tư: yêu cầu các XN cung cấp số liệu để thực hiện dự án đầu tư , đánh giá hiệu quả đầu tư.

8.3.4.Sản xuất sạch hơn: yêu cầu các XN cung cấp số liệu liên quan đến môi trường cho các cơ quan hữu trách.

8.4.Thông tin: Yêu cầu cung cấp bản chính tất cả các tài liệu kỹ thuật- thiết bị, tạp chí khoa học của Công ty để tiến hành lưu trữ tại thư viện Công ty .

9.3 Được trực tiếp quyết  định các vấn đề sau:

8.5.Điều động nhân sự, đề xuất bổ nhiệm, bãi nhiệm, đề xuất ký kết các hợp đồng lao động trong phạm vi Phòng.

8.6.Tham gia công tác tuyển dụng lao động cho các công việc liên quan theo sự phân cấp của Công ty. Đề xuất khen thưởng CBNV thuộc quyền theo qui định.

ÑIEÀU 9.QUYỀN LỢI

9.1.Được hưởng đầy đủ các quyền lợi theo chủ trương, chính sách và Quy Định chung của Công ty.

9.2.Được xét khen thưởng tùy theo mức độ tham gia và hiệu quả công tác đạt được thông qua chức năng – nhiệm vụ được giao.

9.3.Được tạo thuận lợi về chính sách huấn luyện đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, trang bị cơ sở vật chất kỹ thuật, phương tiện làm việc, tài liệu tham khảo học tập có liên quan đến hoạt động chuyên môn.

9.4.Được tham gia xây dựng các chiến lược và chính sách của Công ty.

TỔ CHỨC QUẢN LÝ

ÑIEÀU 10.CƠ CẤU TỔ CHỨC

Phòng Thiết bị bao gồm 01 Tổ và 02 nhóm sau :

Ø  Tổ Quản lý năng lượng: Thực hiện các nhiệm vụ kiểm soát công tác quản lý và sử dụng năng lượng trong toàn Công ty. Xây dựng quy trình quản lý năng lượng toàn Công ty.

Ø  Nhóm Quản lý thiết bị: Thực hiện các nhiệm vụ kiểm soát công tác quản lý và sử dụng thiết bị trong toàn Công ty. Xây dựng quy trình quản lý thiết bị toàn Công ty.

Ø  Nhóm Kỹ thuật thiết bị: Xây dựng các đề tài nghiên cứu, cải tiến. Kiểm tra các phương án kỹ thuật liên quan đến máy móc thiết bị.

Sơ đồ Cơ cấu tổ chức:

ÑIEÀU 11.Nguyên tắc quản lý điều hành

11.1.Trưởng Phòng quản lý điều hành mọi hoạt động của Phòng và chịu trách nhiệm trước Cơ quan TGĐ về kết quả quản lý của mình.

11.2.Trưởng phòng , nhóm quản lý các hoạt động của Phòng, nhóm và chịu trách nhiệm trước Trưởng Phòng về kết quả hoạt động tại đơn vị mình.

11.3.Các nhân viên thực hiện nhiệm vụ theo chế độ quy định và chấp hành sự phân công của Tổ trưởng, nhóm quản lý trực tiếp.

11.4.Trong trường hợp Trưởng Phòng trực tiếp điều động các nhân viên thực hiện các công tác đột xuất, thì sẽ thông báo cho Tổ trưởng,Trưởng nhóm ngay sau đó để tiện việc theo dõi kiểm tra.

11.5.Trong hội họp, trao đổi, góp ý, áp dụng nguyên tắc dân chủ có tập trung. Khi quyết định tuân thủ theo nguyên tắc thủ trưởng.

11.6.Trong trường hợp cấp trên giải quyết không thỏa đáng, hoặc chậm trễ, cấp dưới đã trình bày lại, hoặc đã nhắc nhở, nhưng cấp trên trực tiếp vẫn bảo lưu ý kiến hoặc không giải quyết, thì cấp dưới có quyền báo cáo vượt cấp và chịu trách nhiệm về việc báo cáo này.

ÑIEÀU 12.Nguyên tắc tiếp nhận, xử lý, ký duyệt và chuyển giao thông tin

12.1.Thông tin kiểm soát hệ thống hoặc thông tin kiểm soát chất lượng sản phẩm phải được thực hiện một cách kịp thời, chính xác và đầy đủ theo đúng yêu cầu.

12.2.Các công văn, giấy tờ, thông tin được tiếp nhận và triển khai đến các nhân viên liên quan trong Phòng để xử lý một cách nhanh chóng.

12.3.Công tác lưu trữ được thực hiện theo nguyên tắc đầy đủ, an toàn và theo đúng quy định của Công ty.

12.4.Trưởng Phòng chỉ đạo các Trưởng Phòng, nhóm giải quyết các thông tin liên quan. Các Trưởng Phòng được phép ký duyệt các thông tin gửi ra bên ngoài PhòngThiết bị theo phạm vi trách nhiệm và thông báo đồng thời đến Trưởng Phòng.

CHẾ ĐỘ VÀ MỐI QUAN HỆ LÀM VIỆC

ÑIEÀU 13.Chế  độ làm việc

13.1.Chế độ làm việc của Phòng Thiết bị thực hiện theo Nội quy, Quy chế, Quy định chung của Công ty và các Quy định riêng của Phòng.

13.2.Phòng Thiết bị thực hiện chế độ báo cáo định kỳ hoặc đột xuất theo quy định thống nhất của Công ty và chỉ thị của Cơ quan TGĐ.

13.3.Phòng Thiết bị thực hiện hành xử công việc tuân theo nguyên tắc tổ chức, đoàn kết, thống nhất trên tinh thần tôn trọng, hợp tác lẫn nhau và luôn đặt lợi ích Công ty lên hàng đầu.

13.4.Quản lý và sử dụng phương tiện làm việc, các thiết bị, dụng cụ phục vụ công tác đúng mục đích, theo tinh thần tiết kiệm và đạt hiệu quả cao.

13.5.Chế độ họp

Ø  Hàng tháng vào ngày 15 Trưởng Phòng tổ chức họp toàn thể CB, Nhân viên trong Phòng để giao nhiệmvụ và nghe báo cáo tình hình của các CB , nhân viên trong Phòng.

Ø  Ngoài ra, còn có chế độ họp đột xuất đối với các vấn đề phát sinh trong các mặt hoạt động của đơn vị.

ÑIEÀU 14.Chế độ báo cáo

ØMọi thông tin có liên quan đến phạm vi trách nhiệm được giao, sau khi giải quyết, các Trưởng phòng, nhóm phải báo cáo đầy đủ cho Trưởng Phòng , để có hướng trao đổi và định hướng giải quyết tốt, giúp hoàn chỉnh hơn trong công tác tham mưu cho CQTGĐ

ÑIEÀU 15.Các mối quan hệ làm việc

15.1.Đối với Cơ quan Tổng Giám Đốc

ØPhòng Thiết bị có trách nhiệm chấp hành nghiêm túc, đầy đủ và kịp thời mọi chỉ thị, mệnh lệnh của Cơ quan Tổng Giám Đốc trong tất cả các lĩnh vực hoạt động.

Ø  Phòng Thiết bị thường xuyên báo cáo tình hình hoạt động và đề xuất xin ý kiến chỉ đạogiải quyết kịp thời các khó khăn phát sinh vượt quá khả năng, thẩm quyền giải quyết.

15.2.Đối với các XN sản xuất:

Ø  Là quan hệ ngang cấp, hoạt động trên nguyên tắc phối hợp thực hiện nhằm hoàn thành nhiệm vụ chung.

Ø  Phòng Thiết bị có mối quan hệ hỗ trợ , tư vấn hợp tác , đặc biệt là kiểm tra tình hình chấp hành các qui chế qui định , qui trình , định mức liên quan đến lĩnh vực thiết bị tại các Ngành

 15.3 Phòng chức năng trong Công ty:

Ø  Trong lĩnh vực chuyên môn, Phòng Thiết bị có trách nhiệm hướng dẫn , hỗ trợ các đơn vị về nghiệp vụ và việc thực hiện các quy trình quy định của Nhà nước, Công ty.

Ø  Phòng Thiết bị có trách nhiệm cung cấp các thông tin về lãnh vực thiết bị chính xác, đầy đủ, kịp thời đến các đơn vị Phòng, Phòng để thực hiện tốt các nhiệm vụ được giao.

Ø  Các nội dung cụ thể sẽ được thể hiện trong quy chế riêng.

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

ÑIEÀU 16.Quy Định có giá trị thay thế các quy định, quy chế trước đây có cùng nội dung nhằm phù hợp với tình hình và nhiệm vụ mới.

ÑIEÀU 17.Trưởng Phòng chịu trách nhiệm tổ chức phỗ biến Quy Định này cho tất cả CB-NV hiểu rõ và triển khai thực hiện.

ÑIEÀU 18.Trong quá trình thực hiện, QĐ này có thể được sửa đổi, bổ sung cho phù hợp với quy mô và yêu cầu phục vụ sản xuất kinh doanh trong từng giai đoạn. Cơ quan Tổng Giám đốc Công ty là cấp có thẩm quyền ký văn bản sửa đổi, bổ sung Quy Định.

ÑIEÀU 19.Cơ quan TGĐ Công ty, Các Phòng Công ty, Phòng Thiết bị và các cá nhân, đơn vị liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quy Định này.