Hướng dẫn điền mô tả công việc Trưởng nhóm kinh doanh

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu "Mô tả công việc Trưởng nhóm kinh doanh" được thiết kế nhằm chuẩn hóa các nhiệm vụ, quyền hạn và tiêu chuẩn tuyển dụng cho vị trí quản lý cấp trung trong phòng kinh doanh. Tài liệu này giúp nhà quản lý nhân sự và trưởng bộ phận có cơ sở để đánh giá năng lực ứng viên, đồng thời làm rõ phạm vi trách nhiệm của người đảm nhận vai trò này. Ngoài ra, biểu mẫu còn hỗ trợ quá trình đào tạo, phân công công việc và đánh giá hiệu suất làm việc của Trưởng nhóm kinh doanh trong toàn bộ chu kỳ vận hành.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này thường do Trưởng phòng Kinh doanh hoặc Giám đốc Kinh doanh trực tiếp soạn thảo, phối hợp với bộ phận Nhân sự để hoàn thiện. Thời điểm điền biểu mẫu là khi công ty có nhu cầu tuyển dụng mới cho vị trí Trưởng nhóm kinh doanh, hoặc khi cần cập nhật lại bản mô tả công việc cho phù hợp với chiến lược kinh doanh hiện tại. Ngoài ra, biểu mẫu cũng được sử dụng trong các đợt đánh giá định kỳ hàng năm để điều chỉnh nhiệm vụ và tiêu chuẩn cho phù hợp với thực tế hoạt động của đội ngũ bán hàng.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Thông tin chung: Điền đầy đủ các thông tin về vị trí, thời gian làm việc, bộ phận và quản lý trực tiếp. Vị trí ghi rõ "Trưởng nhóm kinh doanh", thời gian làm việc ghi theo quy định của công ty (ví dụ: hành chính từ thứ 2 đến thứ 7). Bộ phận là "Kinh doanh", quản lý trực tiếp là "Trưởng phòng Kinh doanh" hoặc "Giám đốc Kinh doanh".
2. Mục đích công việc: Mô tả ngắn gọn mục tiêu chính của vị trí, ví dụ: "Thực hiện hoạt động bán hàng dự án trực tiếp của công ty và quản lý đội ngũ nhân viên kinh doanh đạt chỉ tiêu doanh thu". Nội dung cần súc tích, tập trung vào kết quả đầu ra.
3. Nhiệm vụ cụ thể: Liệt kê từng nhiệm vụ theo thứ tự ưu tiên, bắt đầu từ quản trị đội ngũ, đảm bảo doanh thu, phân loại khách hàng, tham dự hội thảo, báo cáo thông tin, tìm kiếm đại diện bán hàng mới, tiếp đãi khách hàng, công tác xa, phát hiện khách hàng tiềm năng, tiếp thị, tài chính, dịch vụ sản phẩm, theo dõi tiếp xúc khách hàng, lập kế hoạch kênh và xem xét hợp đồng. Mỗi nhiệm vụ cần mô tả rõ hành động và kết quả mong đợi.
4. Tiêu chuẩn: Ghi rõ yêu cầu về trình độ học vấn (tốt nghiệp đại học quản trị kinh doanh/marketing), kinh nghiệm (4 năm quản lý kinh doanh, ít nhất 1 năm ở vị trí tương đương), kỹ năng ngoại ngữ (đọc hiểu và giao tiếp tiếng Anh cơ bản) và tin học văn phòng (sử dụng thành thạo vi tính). Không thêm các yêu cầu không có trong biểu mẫu gốc.

Lưu ý quan trọng

• Khi điền mục "Nhiệm vụ cụ thể", cần đảm bảo các nhiệm vụ được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên từ quản lý đội ngũ đến thực hiện bán hàng trực tiếp, tránh đảo lộn thứ tự gây khó hiểu cho người đọc.
• Mục "Tiêu chuẩn" phải được điền chính xác, đặc biệt là số năm kinh nghiệm và trình độ học vấn, vì đây là căn cứ để bộ phận nhân sự sàng lọc hồ sơ ứng viên.
• Không bỏ sót bất kỳ mục nào, kể cả các mục có vẻ nhỏ như "Thời gian làm việc" hay "Quản lý trực tiếp", vì chúng ảnh hưởng đến quyền lợi và trách nhiệm của người lao động.
• Ngôn ngữ sử dụng trong biểu mẫu cần rõ ràng, tránh dùng từ ngữ mơ hồ như "có thể", "thỉnh thoảng" – thay vào đó dùng các cụm từ định lượng như "hàng tuần", "hàng tháng" để dễ đánh giá.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa nhiệm vụ của Trưởng nhóm kinh doanh với nhiệm vụ của nhân viên kinh doanh thông thường, dẫn đến mô tả công việc bị trùng lặp hoặc thiếu tính quản lý.
• Bỏ sót các nhiệm vụ quan trọng như "quản trị đội ngũ", "đào tạo nhân viên mới" hoặc "theo dõi hợp đồng", khiến bản mô tả không phản ánh đúng thực tế công việc.
• Điền tiêu chuẩn quá cao hoặc quá thấp so với nhu cầu thực tế, ví dụ yêu cầu 10 năm kinh nghiệm cho vị trí trưởng nhóm hoặc không yêu cầu kinh nghiệm quản lý, gây khó khăn cho việc tuyển dụng.
• Không cập nhật các nhiệm vụ mới phát sinh từ thực tế kinh doanh, dẫn đến bản mô tả công việc lỗi thời, không phù hợp với chiến lược hiện tại của công ty.