Mục đích sử dụng

Biểu mẫu "Theo dõi công nợ phải trả" được thiết kế nhằm giúp nhân viên kế toán tại Phòng Tài chính ghi nhận và quản lý toàn bộ các khoản công nợ phải trả phát sinh trong quá trình hoạt động của công ty. Biểu mẫu này tập trung vào ba nhóm công nợ chính: công nợ phải trả nhà cung cấp trong nước, công nợ tạm ứng chi phí giao nhận xuất nhập khẩu, và các khoản công nợ phải thu phải trả khác. Việc sử dụng biểu mẫu đúng cách sẽ đảm bảo số liệu kế toán được chính xác, kịp thời, hỗ trợ việc thanh toán đúng hạn và đối chiếu công nợ với đối tác một cách hiệu quả.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do nhân viên kế toán phụ trách theo dõi công nợ phải trả tại Phòng Tài chính thực hiện. Người điền cần có ít nhất 1 năm kinh nghiệm làm công tác kế toán, tốt nghiệp đại học chuyên ngành Kế toán - Kiểm toán. Biểu mẫu được cập nhật thường xuyên, tối thiểu mỗi tháng một lần, hoặc ngay khi có phát sinh chứng từ thanh toán, tạm ứng mới. Thời điểm lập báo cáo tổng hợp vào cuối tháng để cung cấp số liệu cho kế toán tổng hợp. Ngoài ra, biểu mẫu cũng cần được điều chỉnh khi có biến động về hợp đồng, đối chiếu công nợ với nhà cung cấp hoặc khi phát sinh các khoản chi phí giao nhận xuất nhập khẩu mới.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Tên chức danh: Ghi rõ "Theo dõi công nợ phải trả nhà cung cấp trong nước, công nợ tạm ứng chi phí giao nhận, công nợ phải thu phải trả khác". Đây là tên chức danh chính thức của vị trí công việc.
2. Mã chức danh: Để trống hoặc nhập mã do phòng Nhân sự cung cấp (nếu có). Mã này thường được quy định trong hệ thống quản lý nhân sự của công ty.
3. Đơn vị: Ghi "Phòng Tài chính" - đây là đơn vị chủ quản của vị trí này.
4. Nơi làm việc: Ghi "TP. Hồ Chí Minh" - địa điểm làm việc chính của nhân viên.
5. Cấp trên trực tiếp: Ghi "Trưởng phòng Tài chính" - người quản lý trực tiếp và phê duyệt các báo cáo công nợ.
6. Tóm tắt công việc: Mô tả ngắn gọn ba nhiệm vụ chính: theo dõi thanh toán công nợ cho nhà cung cấp trong nước, theo dõi công nợ tạm ứng chi phí giao nhận xuất nhập khẩu, và theo dõi các khoản công nợ phải thu phải trả khác.
7. Nhiệm vụ chi tiết và tiêu thức đánh giá: Liệt kê từng nhiệm vụ cụ thể như kiểm tra chứng từ tạm ứng, thanh toán với người bán; theo dõi tình hình công nợ; lập bảng phân bổ chi phí điện; lập báo cáo hàng tháng. Mỗi nhiệm vụ cần ghi rõ tiêu thức đánh giá (ví dụ: khối lượng chứng từ, báo cáo công nợ quá hạn) và định mức thời gian tương ứng (từ 10% đến 25%).
8. Các mối quan hệ công tác: Xác định phạm vi quan hệ nội bộ (tất cả các đơn vị khối phòng và xí nghiệp) và bên ngoài (tất cả khách hàng có quan hệ mua bán). Ghi rõ chức danh người liên hệ và mục đích liên hệ như hướng dẫn thủ tục chứng từ thanh toán hoặc giải quyết thanh toán, đối chiếu công nợ.
9. Quyền hạn: Phần này gồm quyền hạn về giám sát CBNV (ghi chức danh và số lượng nhân sự thuộc quyền), quyền hạn về quản lý tài chính (lĩnh vực, giá trị tối đa, mức độ quyền hạn) và các quyền hạn khác nếu có.
10. Tiêu chuẩn người đảm nhận: Ghi rõ yêu cầu về trình độ văn hóa (Đại học), trình độ chuyên môn (Cử nhân kinh tế chuyên ngành Kế toán Kiểm toán), kiến thức (am hiểu chuẩn mực kế toán), kỹ năng (kiểm tra phát hiện sai sót, hướng dẫn thực hiện chứng từ), kinh nghiệm (tối thiểu 1 năm) và các kỹ năng đặc biệt (cẩn thận, chính xác, thái độ giao dịch tốt).
11. Điều kiện làm việc: Đánh dấu vào các ô tương ứng về tính chất công việc: thường xuyên, nóng độc hại, lưu động hay nguy hiểm. Phần lớn công việc kế toán là thường xuyên, ít có yếu tố độc hại hoặc nguy hiểm.

Lưu ý quan trọng

• Luôn kiểm tra kỹ chứng từ tạm ứng và thanh toán trước khi nhập liệu vào biểu mẫu, đảm bảo chứng từ hợp lệ, có đầy đủ chữ ký và con dấu theo quy định.
• Định kỳ hàng tháng, phải đối chiếu công nợ với nhà cung cấp và các bên liên quan để phát hiện kịp thời sai lệch, tránh để tồn đọng công nợ quá hạn.
• Cập nhật biểu mẫu ngay khi có phát sinh mới, không để dồn cuối tháng mới ghi nhận vì dễ dẫn đến sai sót số liệu và ảnh hưởng đến báo cáo tổng hợp.
• Báo cáo công nợ hàng tháng phải được trình lên Trưởng phòng Tài chính trước ngày 5 của tháng kế tiếp để kịp thời phục vụ công tác quyết toán.
• Lưu giữ biểu mẫu và các chứng từ liên quan tối thiểu 5 năm theo quy định của pháp luật về lưu trữ chứng từ kế toán.

Lỗi thường gặp

• Nhập sai mã nhà cung cấp hoặc tên nhà cung cấp, dẫn đến việc đối chiếu công nợ bị sai lệch và mất thời gian xử lý sau này.
• Không phân biệt rõ giữa công nợ phải trả nhà cung cấp trong nước và công nợ tạm ứng chi phí giao nhận, dẫn đến ghi nhận nhầm nhóm công nợ.
• Bỏ sót các khoản chi phí phát sinh nhỏ như phí ngân hàng, phí vận chuyển, làm sai lệch số dư công nợ thực tế.
• Không cập nhật kịp thời các khoản thanh toán đã thực hiện, khiến báo cáo công nợ không phản ánh đúng tình hình hiện tại.
• Ghi thiếu thông tin về tiêu thức đánh giá hoặc định mức thời gian, làm giảm giá trị của biểu mẫu trong việc đánh giá hiệu quả công việc.
• Không lưu lại biên bản đối chiếu công nợ đã ký với nhà cung cấp, gây khó khăn khi có tranh chấp hoặc kiểm tra sau này.