Mô tả trách nhiệm quyền hạn Phòng Giao nhận chi tiết

BẢNG MÔ TẢ

TRÁCH NHIỆM – QUYỀN HẠN

XÍ NGHIỆP GIAO NHẬN

Vị trí – vai trò

1)Vị trí:

- Phong Giao Nhận (PGN) là đơn vị phục vụ trực thuộc Công ty.

- PGN đặt dưới sự chỉ đạo trực tiếp của P.TGĐ/NC theo phân công trong Cơ quan Tổng Giám Đốc.

- PGN được quản lý điều hành bởi Truong phong, do TGĐ bổ nhiệm theo đề xuất của P.TGĐ/ NC.

2)Vai trò:

- Phục vụ các đơn vị trong Công ty và khách hàng trong lĩnh vực giao nhận – vận chuyển – quản lý hàng hóa kho tàng – thủ tục khai báo hải quan hàng hoá XNK.

- Tham mưu trong lĩnh vực quản lý hàng hóa, vận chuyển, thủ tục giao nhận hàng hoá XNK

Chức năng

PGN có chức năng là thỏa mãn các yêu cầu của Lãnh đạo Cty và các khách hàng mà PGN phục vụ được thể hiện như sau:

Trách nhiệm

1.Trách nhiệm trực tiếp:

·Thời gian xuất hàng cho các đơn vị bạn, khách hàng kéo dài quá mức quy định.

·Không giao - nhận đầy đủ (số lượng, chất lượng, chủng loại) và kịp thời các loại VT-HH theo quy định công ty cho các đơn vị.

·Bị phạt lưu kho, lưu bãi vì thực hiện chậm, hay không đúng, đủ các thủ tục, hồ sơ xuất nhập khẩu theo quy định của hải quan Việt nam và các nước nhập khẩu.

·Giao hàng cho khách hàng, đơn vị không đúng theo tiến độ, địa điểm thỏa thuận với khách hàng, đơn vị bạn.

·Không đảm bảo số lượng và chất lượng hàng hóa trong quá trình vận chuyển theo đúng quy định.

·Để khách hàng than phiền vì tinh thần, thái độ, phong cách phục vụ không tốt của các nhân viên thuộc quyền.

·Có chênh lệch / khác biệt hoặc về số lượng, hoặc về chất lượng, quy cách giữa sổ sách và thực tế vật tư hàng hóa trong kho.

·Không ghi chép, lưu trữ đầy đủ, chính xác các chứng từ xuất, nhập kho theo quy định dẫn đến khó khăn cho công tác thống kê, kế toán, kiểm toán.

·Không cập nhật thông tin xuất, nhập hàng hóa vào sổ sách, chương trình phần mềm quản lý theo đúng quy trình thủ tục của công ty dẫn đến không thể cung cấp thông tin, báo cáo kịp thời cho các đơn vị bạn, cấp trên theo quy định.

·Không thực hiện đúng các thủ tục, lưu giữ, theo dõi hồ sơ dẫn đến không hoàn thuế nhập khẩu đầy đủ, bị xử phạt hay khó khăn cho việc thống kê, kiểm toán, điều tra.

·Phát hành hóa đơn sai gây ra khiếu nại của khách hàng hoặc công ty bị thiệt hại.

·Không quyết toán vật tư đúng yêu cầu về nội dung và thời gian quy định.

·Sử dụng kinh phí khoán vật tư lãng phí, hoặc không đúng mục đích được duyệt, hoặc tỷ lệ sử dụng kinh phí khoán (kể cả kinh phí điện thoại, bưu chính) vượt quá khoản mục giao khoán trên 15% mức khoán của Cty.

·Không thực hiện các thủ tục nhập xuất kho đối với vật tư sử dụng bằng kinh phí khoán.

·Quản lý và sử dụng các nguồn lực (vật tư, nhà xưởng, hàng hoá, phương tiện vận chuyển, lao động, tài chính…) không hiệu qủa, gây thiệt hại cho Cty.

·Để VT-HH, thành phẩm tồn kho mất phẩm chất do công tác quản lý nghiệp vụ yếu kém.

·Để thất thoát tiền – hàng, VTHH, tài sản của Cty do lỗi chủ quan của đơn vị gây ra.

·Không phát hiện kịp thời các hành động gian lận, tham ô, móc ngoặc của nhân viên thuộc Phong giao nhận gây thiệt hại cho công ty.

·Không thông báo, triển khai quy định dẫn đến nhân viên vi phạm các qui định, nội quy kỷ luật của Cty.

·Nhân viên vi phạm NQKL vượt quá mức quy định.

·Để xảy ra tai nạn lao động trong công ty, kho tàng hoặc tai nạn giao thông trong quá trình giao nhận vật tư hàng hóa.

·Chậm trễ báo cáo theo quy định hoặc theo chỉ đạo của CQTGĐ các thông tin, vấn đề thuộc lĩnh vực hoạt động của Phong Giao nhận.

·Số liệu báo cáo hay thông tin cung cấp thiếu chính xác.

·Không gửi đầy đủ các file văn bản hành chính, văn bản ISO đến hộp thư VBCONGTY, hoặc không gửi văn bản cho bộ phận văn thư để phát hành trong vòng 2 ngày làm việc kể từ khi văn bản được phê duyệt.

·Không cử người tiếp nhận văn bản tại bộ phận văn thư công ty.

·Không thực hiện đúng chế độ thông tin, giao dịch trên email theo quy định công ty.

·Không thông tin/ đề xuất gia hạn kịp thời đối với các nội dung được CQTGĐ ủy quyền.

·Quá 1 tháng kể từ khi thay đổi tổ chức bộ máy Phong mà vẫn chưa trình duyệt bảng mô tả trách nhiệm quyền hạn đúng quy định.

·Quá 1 tháng kể từ khi có phân công công việc, phát sinh chức danh công việc mới trong Phong nhưng chưa lập bảng mô tả công việc đúng quy định mà chưa thực hiện việc nhắc nhở hay đề xuất xử lý những cá nhân liên quan.

·Tỷ lệ tuyển dụng không thành công (nhân viên mới xin nghỉ việc, bỏ việc) vượt quá quy định đối với các đối tượng được phân cấp tuyển dụng cho Phong nhưng không có đề xuất giải pháp để cải thiện tình hình.

·Tiếp nhận nhân viên mới khi chưa chuẩn bị đủ điều kiện, phương tiện làm việc.

2.Trách nhiệm gián tiếp :

·Không phản ánh kịp thời các bất hợp lý của các quy định, tiêu chuẩn, định mức của Cty dẫn đến không thực hiện được nhiệm vụ của đơn vị làm khách hàng than phiều hay gây thiệt hại đến hoạt động SXKD của Cty.

·Không triển khai thực hiện kịp thời các hướng dẫn của các đơn vị tham mưu / các yêu cầu thông tin của các đơn vị bạn hay đã lơ là trong việc kiểm tra, giám sát hay không kiểm tra, giám sát đúng qui định dẫn đến phát sinh những vấn đề, gây hậu qủa xấu

Quyền hạn

1.Quyết định khen thưởng CBNV trong PGN mức tối đa 300.000 đồng / lượt nhưng không quá 4.000.000 đồng /tháng.

2.Duyệt chi phí tiếp khách không quá 1.000.000 đ/lần tiếp khách và không quá 3 lần / quý.

3.Duyệt tặng sản phẩm khi giao hàng xuất khẩu theo quy định của công ty.

4.Quyết định bổ nhiệm, bãi nhiệm CBQL từ cấp Phó Phong trở xuống.

5.Quyết định kỷ luật CBNV trong Phong đến mức khiển trách và đình chỉ công tác.

6.Đề xuất gia hạn hợp đồng lao động, nâng lương cho CBNV thuộc phong.

7.Duyệt các nhu cầu về sử dụng vật tư hàng hóa, chi phí trong kinh phí khoán theo đúng mục đích được CQTGĐ duyệt.

8.Ngưng hoặc từ chối thực hiện các nghiệp vụ nếu có bằng chứng nghi vấn vi phạm quy định công ty hoặc luật pháp nhà nước, quy định hải quan nhưng phải làm việc trực tiếp với trưởng đơn vị yêu cầu đồng thời báo cáo cáo ngay với CQTGĐ.

9.Ký các công văn, giấy tờ, hóa đơn, chứng từ xuất nhập vật tư, hàng hóa theo quy định công ty để phục vụ công tác xuất nhập khẩu, giao nhận, vận chuyển hàng hóa.

10.Quyết định tuyển dụng CNV cho Phong có trình độ trung cấp trở xuống và mức lương chức danh dưới 2.500.000 đ/tháng.

11.Tham gia ý kiến đối với các quy định, thủ tục công ty có liên quan đến hoạt động của Phong nói riêng cũng như đến hoạt động của công ty nói chung.

Nhiệm vụ

5.1-Về lĩnh vực giao nhận hàng hóa XNK và Nội địa:

5.1.1-Căn cứ vào kế hoạch XNK và nội địa hàng hóa của Công ty; Xây dựng, tổ chức và triển khai các kế họach giao nhận hàng hóa XNK và nội địa, phục vụ kịp thời cho nhu cầu SXKD của các đơn vị trong Cty.

5.1.2-Trực tiếp làm việc với các đơn vị liên quan trong & ngòai Cty để giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình giao nhận hàng hóa.

5.1.3-Thường xuyên tìm kiếm và mở rộng các đơn vị đối tác trong dịch vụ giao nhận hàng hóa để nâng cao chất lượng dịch vụ và tiết kiệm chi phí cho Cty.

5.1.4-Thực hiện công tác thanh khỏan các hợp đồng XNK và truy hòan thuế, bao gồm : Kiểm tra hồ sơ, chứng từ của các đơn vị kinh doanh XNK, lập hồ sơ thanh khỏan, tiến hành thủ tục thanh khỏan và khai báo theo qui định Hải quan để truy hòan thuế.

5.1.5-Cập nhật thường xuyên những văn bản, chính sách, chế độ , pháp luật … của các cơ quan chức năng có liên quan đến công tác giao nhận hàng hóa XNK của Công ty để các đơn vị liên quan nắm rõ và nghiêm chỉnh thực hiện.

5.2-Về công tác quản lý kho bãi:

5.2.1-Xuất nhập bảo quản hàng hoá phục vụ nhu cầu sản xuất kinh doanh của các đơn vị.

5.2.2-Nghiên cứu, đề xuất, cải tiến các công tác quản lý kho tàng. Nghiên cứu và tham gia xây dựng hay ban hành các chỉ thi, thông báo, quy định về nhập xuất bảo toàn hàng hoá; tiêu chuẩn đánh giá xếp loại kho; các quy định liên quan đến kho.

5.2.3-Thực hiện kiểm kê hàng hóa của Công ty theo kế hoạch định kỳ hàng năm.

5.2.4-Quản lý và sử dụng tốt nguồn lao động làm việc tại các kho

5.3-Về công tác nghiệp vụ:

5.3.1-Lập thủ tục Nhập –Xuất hàng hóa – Phục vụ sản xuất – Giao hàng Gia công.

5.3.2-Cập nhật thông tin mỗi tuần :

+ Tình hình hàng hóa hiện còn (tính đến hết tuần trước).

+ Tình hình kinh doanh: tiền mặt – hóa đơn ... phục vụ công tác Thông tin Kinh tế hàng ngày.

5.3.3-Nghiêm chỉnh chấp hành các nội quy, qui định của Công ty về kỷ luật lao động, an toàn – PCCC, vệ sinh sắp xếp kho tàng, nơi làm việc.v.v..

5.3.4-Thực hiện đầy đủ các qui định theo tiêu chuẩn hệ thống quản lý chất lượng ISO9001:2000.

5.4-Về lĩnh vực vận chuyển:

5.4.1-Điều phối hoạt động các loại phương tiện vận chuyển như: Xe ôtô đưa rước CB đi công tác và làm việc, xe tải, xe nâng phục vụ các nhu cầu vận chuyển hàng hóa của các đơn vị kinh doanh XNK, nội địa trong Cty.

5.4.2-Liên hệ với các Đơn vị ngoài để thực hiện trung tu, đại tu, sửa chưã các phương tiện vận tải theo kế hoạch.

5.4.3-Thực hiện công tác bảo dưỡng, sửa chưã nhỏ các loại xe tải, xe con trong phạm vi quản lý.

5.4.4-Đăng kiểm lưu hành các phương tiện vận chuyển theo quy định của Nhà nước.

5.5-Quản lý và sử dụng: Vật tư, tài sản, kinh phí được giao đúng mục đích, hiệu qủa và tiết kiệm, nâng cao hiệu qủa hoạt động của đơn vị.

5.6-Thưc hiện đầy đủ: Các chế độ kiểm kê, thông tin, báo cáo đến cơ quan TGĐ và các đơn vị về các lĩnh vực chuyên môn theo chức năng, nhiệm vụ được giao.

Tổ chức quản lý

1.CƠ CẤU TỔ CHỨC:PGN được tổ chức theo cơ cấu tổ chức sau :

·Truong Phong phụ trách chung và kiêm phụ trách công tác giao nhận XNK và tổ nghiệp vụ (BP hoá đơn).

·Phó Phong kiêm phụ trách công tác giao nhận hàng hóa nội địa, quản lý các phương tiện vận chuyển (xe tải, xe nâng).

·Tong quản lý kho quản lý các phương tiện nhà xưởng, VTHH,  lao động kho và bốc xếp.

·Các don vi chức năng như: GN XNK, Vận tải và GNNĐ, Phòng Kho, BPHĐ

2.SƠ ĐỒ TỔ CHỨC:

3- TRÁCH NHIỆM và quyền hạn của CÁC CHỨC DANH:

Trách nhiệm và quyền hạn của các chức danh theo Bảng mô tả công việc của các chức danh quản lý và nhân viên.

3.1- Truong PGN – Kiêm GN XNK : số 001-XGN/MTCV

3.2- Phó PGN phụ trách công tác giao nhận nội địa : số 002-XGN/MTCV.

3.3- Tong kho truong : số 003-XGN/MTCV.

3.4- Thủ kho : số 004-XGN/MTCV.

3.5- Tổ trưởng BX : số 005-XGN/MTCV.

3.6- Nhóm giao nhận XNK : số 006-XGN/MTCV.

3.7- Nhóm Thanh khoản và Hoàn thuế XNK : số 007-XGN/MTCV.

3.8- NV Tổng hợp : số 008-XGN/MTCV.

3.9- Nhóm thống kê các kho : số 009-XGN/MTCV.

3.10- Bộ phận hóa đơn : số 10-XGN/MTCV.

3.11- Tổ trưởng xe nâng : số 11-XGN/MTCV.

3.12- NV Bảo trì phương tiện vận chuyển : số 12-XGN/MTCV.

3.13- Nhóm giao nhận và vận chuyển nội địa : số 13-XGN/MTCV.

3.14- Nhóm phụ kho : số 14-XGN/MTCV.

4-Nguyên tắc quản lý điều hành

4.1-Truong phong quản lý điều hành mọi hoạt động của PGN và chịu trách nhiệm trước Tổng Giám Đốc về kết quả quản lý của mình. Phó phong và Tong kho truong chịu trách nhiệm trực tiếp trước TP về kết qủa điều hành họat động của các bộ phận được phân công.

4.2-Các nhân viên thực hiện nhiệm vụ theo chế độ quy định và chấp hành sự phân công trực tiếp của TP, Phó Phong và Tong kho truong cố gắng hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.

4.3-Trong hội họp, trao đổi, góp ý, áp dụng nguyên tắc dân chủ có tập trung. Khi quyết định tuân thủ theo nguyên tắc thủ trưởng.

4.4-Trong trường hợp cấp trên giải quyết không thỏa đáng, hoặc chậm trễ, cấp dưới đã trình bày lại, hoặc đã nhắc nhở, nhưng cấp trên trực tiếp vẫn bảo lưu ý kiến hoặc không giải quyết, thì cấp dưới có quyền báo cáo vượt cấp và chịu trách nhiệm về việc báo cáo này.

5- Nguyên tắc tiếp nhận, xử lý, ký duyệt và chuyển giao thông tin

5.1-Các thông tin chỉ đạo của TP phải được thực hiện kịp thời, đầy đủ, chính xác và báo cáo đúng tiến độ. TP chịu trách nhiệm hoàn toàn về nội dung, số liệu, dữ liệu trong các báo cáo cho Công ty và HĐQT.

5.2-Thông tin chính thức được gửi từ TP, Phó Phong và Tong kho truong theo lĩnh vực phân công mới có gía trị thực hiện, các thông tin từ CBNV chỉ là tham khảo.

5.3-PGN chịu trách nhiệm lưu trữ quản lý các hồ sơ tài liệu thuộc chức năng chuyên môn theo nguyên tắc đầy đủ, an toàn và theo đúng qui định của Công ty.

5.4-Các thông tin (qui định, văn bản, chính sách, chế độ…….) liên quan đến công tác giao nhận XNK, giao nhận nội địa, kho tàng ……phải được tiếp nhận và phổ biến trong nội bộ đơn vị và đồng thời chuyển đến các đơn vị chức năng liên quan trong Công ty.

5.5-TP chỉ đạo cho các NV trong đơn vị giải quyết các thông tin liên quan, ký duyệt các thông tin gửi ra bên ngoài đơn vị theo phạm vi trách nhiệm được phân công.

Các mối quan hệ làm việc

1- Chế độ làm việc :

1.1-Chế độ làm việc của PGN được thực hiện theo Nội quy, Quy chế, Quy định chung của Công ty. PGN giải quyết công việc theo nguyên tắc phối hợp, hỗ trợ, đoàn kết trên tinh thần tôn trọng, hợp tác lẫn nhau vì lợi ích của Công ty.

1.2-PGN thực hiện chế độ báo cáo định kỳ theo quy định Công ty. TP có trách nhiệm báo cáo kiểm điểm về tình hình hoạt động trong kỳ, nêu các khó khăn, đề xuất các biện pháp khắc phục, phòng ngừa trong thời gian tới.

1.3-Quản lý và sử dụng phương tiện làm việc, các thiết bị, dụng cụ phục vụ công tác đúng mục đích, theo tinh thần tiết kiệm và đạt hiệu quả cao.

2- Các mối quan hệ làm việc:

2.1-Đối với Cơ Quan Tổng Giám Đốc và HĐQT:

a-PGN có trách nhiệm chấp hành nghiêm túc, đầy đủ và kịp thời mọi chỉ thị , mệnh lệnh của Cơ quan TGĐ và HĐQT trong tất cả các lĩnh vực họat động.

b-Thường xuyên báo cáo tình hình họat động và đề xuất xin ý kiến chỉ đạo giải quyết kịp thời các khó khăn phát sinh vượt quá khả năng, thẩm quyền giải quyết.

2.2-Đối với các XN, Phong chức năng trong Công ty :

a-Là quan hệ ngang cấp, họat động trên nguyên tắc phối hợp thực hiện nhằm hòan thành nhiệm vụ chung.

b-Trong lĩnh vực chuyên môn, PGN có trách nhiệm hướng dẫn, hỗ trợ các đơn vị về nghiệp vụ theo các qui định của Công ty.

c-  Các khó khăn vướng mắc trực tiếp trao đổi với các Trưởng đơn vị để cùng bàn bạc tháo gỡ. Nếu không giải quyết được, báo cáo kịp thời cho Công ty để có chỉ đạo cần thiết.

mối quan hệ làm việc

Điều khoản thi hành

1-Bảng mô tả có giá trị thay thế các quy định, quy chế trước đây có cùng nội dung nhằm phù hợp với tình hình và nhiệm vụ mới và có hiệu lực thi hành kể từ ngày .

2-TP chịu trách nhiệm tổ chức phổ biến bảng mô tả này cho tất cả CB-NV hiểu rõ và triển khai thực hiện chậm nhất là .

3-TP.PGN là người có quyền đề xuất bổ sung và sửa đổi cho phù hợp với quy mô và yêu cầu phục vụ sản xuất kinh doanh trong từng giai đoạn. Cơ quan TGĐ, HĐQT là cấp có thẩm quyền phê duyệt sửa đổi, bổ sung trên đề xuất của TP.PGN.

4-Cơ quan TGĐ, HĐQT, PGN và các cá nhân, đơn vị liên quan chịu trách nhiệm thi hành bảng mô tả trách nhiệm – quyền hạn

_____oOo_____