Mục đích sử dụng

Biểu mẫu "Quản lý hợp đồng" được thiết kế để chuẩn hóa quy trình mô tả công việc và yêu cầu năng lực đối với vị trí Quản lý hợp đồng trong danh mục Kỹ sư. Tài liệu này giúp nhà quản lý xác định rõ phạm vi trách nhiệm, kỹ năng cần thiết, kinh nghiệm yêu cầu và các đầu mối liên hệ cho vị trí này. Đồng thời, biểu mẫu cũng là cơ sở để đánh giá ứng viên và làm rõ các nhiệm vụ chính như soạn thảo, đàm phán, kiểm soát điều khoản hợp đồng và phối hợp với các phòng ban liên quan.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do Trưởng bộ phận Nhân sự hoặc Quản lý trực tiếp của vị trí Quản lý hợp đồng điền. Thời điểm điền là khi có nhu cầu tuyển dụng mới, đánh giá lại vị trí công việc hiện tại, hoặc khi cần cập nhật mô tả công việc cho phù hợp với tình hình kinh doanh mới. Ngoài ra, biểu mẫu cũng được sử dụng trong quy trình phê duyệt đề xuất nhân sự cấp cao, yêu cầu sự xác nhận từ người lao động sau khi đọc và hiểu nội dung.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Sheet1 / Mô tả công việc: Ghi rõ chức danh là "Quản lý hợp đồng". Đây là trường bắt buộc, xác định vị trí chính thức.
2. Số nhân viên trực tiếp: Nhập số lượng nhân viên mà vị trí này sẽ quản lý trực tiếp. Nếu không có, ghi "0".
3. Loại hình / Toàn thời gian: Chọn hoặc ghi "Toàn thời gian" nếu là nhân viên chính thức. Có thể ghi "Bán thời gian" hoặc "Thời vụ" nếu phù hợp.
4. Số vị trí / Báo cáo tới / Địa điểm: Ghi số lượng vị trí cần tuyển, chức danh người quản lý trực tiếp (ví dụ: Giám đốc dự án) và địa điểm làm việc cụ thể (ví dụ: Văn phòng Hà Nội).
5. Yêu cầu/Khả năng: Liệt kê các yêu cầu về trình độ (tốt nghiệp đại học ngành quản trị kinh doanh, quan hệ công chúng hoặc ngành liên quan), kỹ năng máy tính văn phòng, vốn từ phong phú, khả năng tuyển tư thông tin, hiểu biết về giá và kỹ thuật định giá, lập báo cáo tài chính, đọc số liệu kỹ thuật và 10 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương.
6. Mục tiêu / Thực thi: Mô tả mục tiêu chính (kiểm soát quá trình chuẩn bị, điều hành đàm phán hợp đồng) và các nhiệm vụ thực thi cụ thể như nhận dạng hoạt động khả thi, hướng dẫn điều hành giữa các bên, tạo dựng và chỉnh sửa yêu cầu dự thảo, phối hợp yêu cầu pháp luật, tổ chức kiểm tra chi tiết hợp đồng, chuẩn bị và xem xét hợp đồng dự thảo, lãnh đạo xem xét với bộ phận luật pháp, phối hợp kiểm nhận hoạt động, chăm sóc điều khoản hợp đồng, xem xét điều kiện gia hạn, kiểm soát kiểm kê điều khoản, chuẩn bị giấy tờ cần thiết, triển khai tối ưu hóa quan hệ lao động và giải quyết khiếu nại.
7. Liên hệ nội bộ / Ngoại giao: Ghi rõ các đầu mối liên hệ nội bộ (quản lý vùng, quản lý dự án, các phòng ban) và ngoại giao (khách hàng, nhà tư vấn, nhà cung cấp, cán bộ quản lý nhà nước).
8. Yêu cầu đặc biệt và kỹ năng: Nhập các kỹ năng đặc thù như khả năng tính toán hình thức, số lượng khuyến mại, lãi suất, chiết khấu, xác suất, % và khả năng nhận định sửa chữa, chỉnh sửa hợp đồng.
9. Người lao động / Chấp nhận bởi: Sau khi điền đầy đủ, người lao động sẽ ký vào mục này để xác nhận đã đọc và hiểu bản mô tả công việc. Ghi rõ Tên (chữ in) & Ký, Date (ngày tháng năm).

Lưu ý quan trọng

• Phải điền đầy đủ tất cả các trường có dấu hiệu bắt buộc như chức danh, loại hình, yêu cầu và mục tiêu. Không bỏ trống các mục liên quan đến năng lực và kinh nghiệm.
• Khi mô tả nhiệm vụ thực thi, cần ghi cụ thể, tránh chung chung. Ví dụ: thay vì "quản lý hợp đồng", hãy ghi "kiểm soát quá trình kiểm kê điều khoản hợp đồng theo thời gian biểu".
• Phần "Liên hệ nội bộ / Ngoại giao" phải liệt kê đúng các bên liên quan thực tế trong quy trình làm việc của công ty.
• Người lao động bắt buộc phải ký xác nhận vào cuối biểu mẫu sau khi đã đọc kỹ. Chữ ký và ngày tháng phải rõ ràng, trùng khớp với hồ sơ nhân sự.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa "Số nhân viên trực tiếp" và "Số vị trí": Số nhân viên trực tiếp là số người dưới quyền, còn số vị trí là số lượng tuyển cho cùng một chức danh.
• Bỏ sót các yêu cầu về kỹ năng đặc biệt như khả năng tính toán lãi suất, chiết khấu hoặc khả năng nhận định sửa chữa hợp đồng. Đây là các yếu tố then chốt cho vị trí này.
• Không ghi đầy đủ các đầu mối liên hệ ngoại giao, đặc biệt là "cán bộ quản lý nhà nước" – đây là bên quan trọng trong các hợp đồng có yếu tố pháp lý.
• Phần "Người lao động" thường bị bỏ trống hoặc ký không đúng ngày. Cần đảm bảo người lao động ký và ghi ngày sau khi đã đọc hiểu toàn bộ nội dung.