Hướng dẫn điền biên bản bàn giao tài sản công cụ chi tiết

Mục đích sử dụng

Biên bản bàn giao tài sản, công cụ (mẫu BM04/QT14) được sử dụng để ghi nhận việc bàn giao lại toàn bộ tài sản, công cụ, thiết bị mà nhân viên đang quản lý hoặc sử dụng khi có sự thay đổi nhân sự, đặc biệt là khi nhân viên nghỉ việc. Biên bản này giúp công ty kiểm soát chặt chẽ tài sản, tránh thất thoát và làm căn cứ để tất toán các khoản liên quan cho người lao động. Đây là một phần không thể thiếu trong quy trình quản lý nhân sự và tài sản tại Công ty CP Tư vấn Quản lý KC24.

Ai điền và khi nào

Biên bản này do người bàn giao (nhân viên nghỉ việc hoặc chuyển bộ phận) và người nhận bàn giao (nhân viên tiếp quản hoặc đại diện bộ phận) cùng thực hiện. Thời điểm lập biên bản là vào ngày cuối cùng làm việc của nhân viên hoặc ngày được yêu cầu bàn giao theo quyết định của công ty. Ngoài ra, biên bản cần có sự xác nhận của Trưởng bộ phận HC-NS để hoàn tất thủ tục. Việc lập biên bản phải được thực hiện trước khi nhân viên chính thức rời công ty hoặc trước khi tài sản được chuyển giao cho người khác.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Số: Điền số thứ tự của biên bản theo quy định của phòng Hành chính - Nhân sự, thường là số văn bản nội bộ (ví dụ: 01/BB-BGTS).
2. Ngày tháng năm: Ghi ngày, tháng, năm hiện tại khi tiến hành bàn giao. Ví dụ: 15/10/2024.
3. Người bàn giao: Ghi rõ họ tên đầy đủ của nhân viên bàn giao tài sản, công cụ. Bên cạnh là tên Phòng/Bộ phận nơi nhân viên đó đang công tác.
4. Người nhận bàn giao: Ghi rõ họ tên đầy đủ của người sẽ tiếp nhận và quản lý tài sản, công cụ. Bên cạnh là tên Phòng/Bộ phận của người nhận.
5. Lý do bàn giao: Ghi rõ lý do bàn giao, ví dụ: "Nghỉ việc theo quyết định số...", "Chuyển công tác sang bộ phận...", "Kết thúc hợp đồng thử việc".
6. Bảng danh mục tài sản (STT, Mã tài sản, Tên tài sản, Đơn vị, Số lượng, Tình trạng): Liệt kê chi tiết từng tài sản, công cụ. Cột Mã tài sản ghi mã số quản lý của công ty. Cột Tên tài sản ghi tên cụ thể (ví dụ: Laptop Dell, Bàn làm việc, Điện thoại bàn). Cột Đơn vị ghi "cái", "chiếc", "bộ". Cột Số lượng ghi số thực tế. Cột Tình trạng ghi "Tốt", "Đã qua sử dụng", "Hư hỏng" (nếu có).
7. Người bàn giao, Người nhận bàn giao, Trưởng bộ phận xác nhận: Sau khi kiểm tra đầy đủ, cả ba bên ký tên và ghi rõ họ tên vào từng cột tương ứng. Người bàn giao ký trước, người nhận ký sau, cuối cùng là Trưởng bộ phận HC-NS xác nhận.

Lưu ý quan trọng

• Biên bản phải được lập thành 03 bản: một bản người bàn giao giữ, một bản người nhận giữ, một bản Trưởng phòng HC-NS lưu hồ sơ.
• Trước khi ký, người nhận bàn giao phải kiểm tra kỹ tình trạng thực tế của từng tài sản, đối chiếu với danh sách trong biên bản.
• Nếu phát hiện tài sản thiếu hoặc hư hỏng, cần ghi chú rõ vào cột Tình trạng và báo ngay cho Trưởng bộ phận để xử lý trước khi ký xác nhận.
• Người bàn giao cam đoan đã bàn giao đầy đủ tài sản, công cụ. Mọi thiếu sót sau khi ký biên bản sẽ thuộc trách nhiệm của người nhận bàn giao.
• Biên bản chỉ có hiệu lực khi có đầy đủ chữ ký của ba bên: người bàn giao, người nhận bàn giao và Trưởng bộ phận xác nhận.

Lỗi thường gặp

• Không ghi đầy đủ mã tài sản hoặc ghi sai mã, dẫn đến khó khăn khi đối chiếu với sổ sách quản lý tài sản của công ty.
• Bỏ sót tài sản nhỏ như chuột máy tính, tai nghe, dây cáp, ổ cứng di động – những vật dụng dễ quên nhưng vẫn thuộc danh mục bàn giao.
• Ghi tình trạng tài sản chung chung như "bình thường" thay vì mô tả cụ thể như "còn mới 90%", "màn hình bị xước nhẹ".
• Người nhận bàn giao ký trước khi kiểm tra thực tế, sau đó phát hiện thiếu hoặc hỏng nhưng không thể sửa biên bản vì đã ký.
• Không ghi rõ lý do bàn giao hoặc ghi lý do không chính xác, gây khó khăn cho bộ phận kế toán khi xử lý công nợ và quyết toán lương.