Hướng dẫn điền biên bản bàn giao công việc BM02/QT14

Mục đích sử dụng

Biên bản bàn giao công việc BM02/QT14 được sử dụng để ghi nhận lại toàn bộ nội dung, tiến độ và tình trạng của các công việc mà người lao động đang thực hiện khi có sự thay đổi nhân sự. Mục đích chính của biên bản này là đảm bảo quá trình chuyển giao công việc diễn ra minh bạch, rõ ràng, tránh thất thoát thông tin hoặc gián đoạn công việc. Đây là căn cứ pháp lý để xác nhận trách nhiệm giữa người bàn giao và người nhận bàn giao, đồng thời là tài liệu lưu trữ quan trọng cho phòng Hành chính - Nhân sự.

Ai điền và khi nào

Biên bản này được sử dụng khi có sự thay đổi nhân sự như nhân viên nghỉ việc, chuyển công tác, thuyên chuyển phòng ban, hoặc khi có sự thay đổi vị trí công tác trong nội bộ công ty. Người bàn giao là người lao động hiện tại đang phụ trách công việc, có trách nhiệm liệt kê và mô tả chi tiết các đầu việc đang thực hiện. Người nhận bàn giao là người được phân công tiếp nhận và theo dõi các công việc đó. Biên bản được lập tại văn phòng công ty, dưới sự chứng kiến và xác nhận của Trưởng bộ phận hoặc Trưởng phòng Hành chính - Nhân sự.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Số: Điền số thứ tự của biên bản theo quy định lưu trữ của công ty, thường do phòng Hành chính - Nhân sự cấp hoặc để trống nếu chưa có quy định.
2. Ngày tháng năm: Ghi ngày tháng năm hiện tại khi lập biên bản, ví dụ: "ngày 15 tháng 10 năm 2025".
3. Người bàn giao: Ghi rõ họ tên đầy đủ của người đang thực hiện công việc và có trách nhiệm bàn giao. Bên cạnh đó, ghi tên phòng/bộ phận mà người đó đang công tác.
4. Người nhận bàn giao: Ghi rõ họ tên đầy đủ của người sẽ tiếp nhận công việc, kèm theo phòng/bộ phận trực thuộc.
5. Lý do bàn giao: Mô tả ngắn gọn lý do dẫn đến việc bàn giao, ví dụ: "Nghỉ việc theo nguyện vọng", "Chuyển công tác sang phòng Kinh doanh", "Hết hạn hợp đồng lao động".
6. STT: Đánh số thứ tự từ 1 đến hết cho từng đầu mục công việc được liệt kê.
7. Nội dung công việc: Liệt kê chi tiết từng công việc đang thực hiện, bao gồm tên công việc, quy trình, các đầu mục liên quan, file dữ liệu, tài khoản, mật khẩu (nếu có) hoặc bất kỳ thông tin nào cần thiết cho người nhận.
8. Tình hình thực hiện: Mô tả trạng thái hiện tại của từng công việc, ví dụ: "Đã hoàn thành 80%", "Đang chờ phê duyệt", "Cần xử lý gấp trong tuần tới".
9. Người bàn giao (Ký và ghi rõ họ tên): Người bàn giao ký tên và ghi rõ họ tên đầy đủ phía dưới chữ ký.
10. Người nhận bàn giao (Ký và ghi rõ họ tên): Người nhận bàn giao ký tên và ghi rõ họ tên đầy đủ phía dưới chữ ký.
11. Trưởng bộ phận xác nhận (Ký và ghi rõ họ tên): Trưởng bộ phận hoặc người có thẩm quyền ký xác nhận tính chính xác của biên bản, ghi rõ họ tên bên dưới.

Lưu ý quan trọng

• Biên bản phải được lập thành 03 bản: một bản người bàn giao giữ, một bản người nhận bàn giao giữ, một bản Trưởng phòng Hành chính - Nhân sự lưu trữ.
• Người bàn giao cam đoan rằng toàn bộ nội dung công việc đang thực hiện đã được bàn giao đầy đủ, không che giấu hoặc bỏ sót bất kỳ đầu việc nào.
• Trước khi ký, cả ba bên (người bàn giao, người nhận, trưởng bộ phận) cần đọc kỹ toàn bộ nội dung biên bản để đảm bảo không có sai sót.
• Nếu có tài sản, thiết bị, tài khoản hoặc dữ liệu số kèm theo, cần liệt kê chi tiết trong phần "Nội dung công việc" hoặc lập phụ lục riêng.
• Biên bản chỉ có hiệu lực khi có đầy đủ chữ ký của ba bên và được đóng dấu xác nhận của công ty (nếu có quy định).

Lỗi thường gặp

• Không ghi rõ lý do bàn giao hoặc ghi chung chung như "nghỉ việc" mà không nêu cụ thể lý do, gây khó khăn cho việc theo dõi sau này.
• Bỏ sót các công việc nhỏ hoặc các đầu mục quan trọng như tài khoản email, mật khẩu phần mềm, dẫn đến gián đoạn công việc cho người nhận.
• Không mô tả tình hình thực hiện công việc một cách chi tiết, chỉ ghi "đang làm" hoặc "chưa xong", khiến người nhận không biết mức độ khẩn cấp.
• Người bàn giao và người nhận ký tên nhưng không ghi rõ họ tên, gây khó khăn khi đối chiếu chữ ký sau này.
• Thiếu chữ ký xác nhận của Trưởng bộ phận hoặc Trưởng phòng Hành chính - Nhân sự, làm biên bản không có giá trị pháp lý.
• Không lưu trữ đủ 03 bản hoặc để thất lạc bản lưu, dẫn đến tranh chấp hoặc mất căn cứ khi cần đối chiếu.