Hướng dẫn điền biên bản đề nghị phạt thầu phụ BM24-QT08

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu BM24-QT08 "Biên bản đề nghị phạt thầu phụ" được ban hành nhằm mục đích ghi nhận và đề xuất mức phạt đối với các nhà thầu phụ có hành vi vi phạm trong quá trình thi công công trình. Biểu mẫu này là căn cứ pháp lý để Ban Giám đốc Công ty CP Tư vấn Quản lý KC24 xem xét và ra quyết định xử phạt chính thức. Việc sử dụng biểu mẫu giúp đảm bảo tính minh bạch, công bằng và đúng quy trình trong quản lý chất lượng công trình, đồng thời là công cụ để nhắc nhở và răn đe các nhà thầu phụ tuân thủ nghiêm ngặt các quy định kỹ thuật và an toàn lao động.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do cán bộ quản lý dự án, giám sát trưởng hoặc người được ủy quyền của Công ty CP Tư vấn Quản lý KC24 thực hiện. Người điền phải là người trực tiếp chứng kiến hoặc phát hiện ra vi phạm của nhà thầu phụ. Thời điểm lập biên bản là ngay sau khi phát hiện vi phạm, trong quá trình thi công công trình, trước khi tiến hành nghiệm thu hoặc thanh toán. Biên bản cần được lập kịp thời để đảm bảo tính chính xác của các tình tiết vi phạm và tránh tranh chấp về sau.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Kính gửi: Ban Giám Đốc CÔNG TY CP TƯ VẤN QUẢN LÝ KC24 – Mục này đã được in sẵn, người điền không cần sửa đổi. Đây là nơi nhận biên bản để xem xét và phê duyệt.
2. Người đề nghị (Họ tên và Chức vụ) – Điền đầy đủ họ tên và chức vụ của người lập biên bản, ví dụ: "Nguyễn Văn A – Giám sát trưởng". Đây là người đại diện cho công ty KC24 để đề nghị phạt.
3. Đại diện cho CÔNG TY CP TƯ VẤN QUẢN LÝ KC24 – Mục này đã được in sẵn, khẳng định tư cách pháp lý của người đề nghị.
4. Đề nghị phạt Nhà Thầu Phụ đã có vi phạm lúc thi công – Ghi rõ tên nhà thầu phụ bị đề nghị phạt, ví dụ: "Công ty TNHH Xây dựng ABC".
5. Cụ thể (nội dung vi phạm) – Mô tả chi tiết hành vi vi phạm: thời gian, địa điểm, nội dung vi phạm (ví dụ: thi công sai bản vẽ, không đảm bảo an toàn lao động, chậm tiến độ, sử dụng vật liệu không đúng quy cách...). Cần ghi rõ ràng, khách quan, có dẫn chứng cụ thể.
6. Đề xuất mức phạt – Ghi rõ mức phạt đề xuất bằng số tiền cụ thể (ví dụ: "10.000.000 đồng") hoặc hình thức phạt khác (cảnh cáo, đình chỉ thi công...). Mức phạt cần căn cứ vào quy định của hợp đồng và các thông báo của Ban Giám đốc.
7. Ngày lập biên bản – Điền ngày, tháng, năm lập biên bản. Ngày này phải trùng hoặc sau ngày phát hiện vi phạm.
8. Người làm chứng 1 và Người làm chứng 2 (nếu có) – Ghi họ tên và chức vụ của người làm chứng (nếu có). Nếu không có người làm chứng, có thể bỏ trống hoặc ghi "không". Có thể đính kèm ảnh chụp vi phạm thay cho người làm chứng.
9. Đại diện thầu phụ – Người đại diện của nhà thầu phụ sẽ ký vào mục này sau khi được thông báo về biên bản. Nếu họ không ký, cần ghi rõ lý do.
10. CHT CT (Chỉ huy trưởng công trình) và Ban Giám Đốc – Đây là các mục dành cho lãnh đạo phê duyệt, người lập biên bản không điền.

Lưu ý quan trọng

• Biên bản phải được lập thành ít nhất 02 bản: một bản gửi Ban Giám đốc, một bản lưu tại hồ sơ công trình. Nên lập thêm bản gửi cho nhà thầu phụ để họ biết và có ý kiến.
• Mọi thông tin trong biên bản phải trung thực, khách quan, có căn cứ rõ ràng. Không được thêm bớt hoặc suy diễn chủ quan.
• Nếu vi phạm có tính chất nghiêm trọng hoặc có nguy cơ gây mất an toàn, cần lập biên bản ngay lập tức và báo cáo khẩn cấp lên cấp trên.
• Trước khi gửi biên bản lên Ban Giám đốc, cần kiểm tra kỹ các thông tin về tên nhà thầu phụ, nội dung vi phạm và mức phạt đề xuất để tránh sai sót.
• Biên bản này chỉ có giá trị đề nghị, quyết định phạt cuối cùng thuộc thẩm quyền của Ban Giám đốc sau khi xem xét các tình tiết và chứng cứ liên quan.

Lỗi thường gặp

• Không ghi rõ tên nhà thầu phụ hoặc ghi sai tên dẫn đến không xác định được đối tượng bị phạt.
• Mô tả vi phạm chung chung, thiếu chi tiết như "thi công sai" mà không nêu rõ sai ở điểm nào, sai bao nhiêu, sai từ khi nào.
• Đề xuất mức phạt không phù hợp với quy định hoặc không có căn cứ từ hợp đồng hay thông báo của Ban Giám đốc.
• Quên ghi ngày tháng lập biên bản hoặc ghi ngày không chính xác, gây khó khăn cho việc xác định thời hiệu xử phạt.
• Không có chữ ký của người làm chứng hoặc không đính kèm ảnh chụp vi phạm khi cần thiết, làm giảm giá trị pháp lý của biên bản.
• Nhầm lẫn giữa mục "Người làm chứng" và "Đại diện thầu phụ", dẫn đến việc ký sai vị trí.