Mục đích sử dụng
Phiếu Theo dõi sự sửa đổi tài liệu (mã số BM02/QT01) được thiết kế nhằm ghi nhận toàn bộ lịch sử thay đổi của một tài liệu trong hệ thống quản lý chất lượng. Biểu mẫu này giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ các phiên bản tài liệu, đảm bảo mọi sửa đổi đều được ghi lại rõ ràng về nội dung, thời gian và người thực hiện. Nhờ đó, tổ chức có thể truy xuất nguồn gốc thay đổi, tránh nhầm lẫn khi sử dụng tài liệu lỗi thời và đáp ứng yêu cầu của các tiêu chuẩn quản lý như ISO 9001. Đây là công cụ quan trọng để duy trì tính nhất quán và minh bạch trong toàn bộ hệ thống tài liệu của công ty.
Ai điền và khi nào
Phiếu này do người soạn thảo hoặc người được phân công cập nhật tài liệu điền, ngay sau khi có sự thay đổi về nội dung, hình thức hoặc hiệu lực của tài liệu. Cụ thể, khi một tài liệu được sửa đổi, bổ sung, ban hành lần đầu hoặc hủy bỏ, người phụ trách phải lập phiếu này để ghi nhận sự kiện. Trưởng bộ phận quản lý tài liệu hoặc người được ủy quyền sẽ kiểm tra và xác nhận thông tin trước khi lưu trữ. Phiếu được điền định kỳ mỗi khi có thay đổi, không phải điền hàng ngày hay hàng tháng nếu tài liệu không có sự điều chỉnh.
Hướng dẫn điền từng mục
- TÀI LIỆU: Ghi tên đầy đủ của tài liệu cần theo dõi, ví dụ: "Quy trình quản lý tài liệu nội bộ". Tên phải chính xác, khớp với tên trên trang bìa của tài liệu gốc.
- MÃ SỐ: Nhập mã số tài liệu theo quy định của công ty, thường là mã duy nhất như QT01, HD03. Mã số này giúp phân biệt tài liệu này với các tài liệu khác trong hệ thống.
- NGÀY HIỆU LỰC: Ghi ngày tháng năm mà phiên bản tài liệu mới bắt đầu có hiệu lực, theo định dạng dd/mm/yyyy. Đây là ngày tài liệu được phê duyệt và chính thức áp dụng.
- LẦN BAN HÀNH: Điền số lần ban hành của tài liệu, bắt đầu từ 01 cho lần đầu tiên. Mỗi lần sửa đổi, số này tăng lên một đơn vị (02, 03...).
- SỐ TRANG: Ghi tổng số trang của tài liệu tại phiên bản hiện tại. Nếu tài liệu có phụ lục, cần tính cả các trang phụ lục.
- NGƯỜI SOẠN: Ghi họ và tên của người trực tiếp soạn thảo hoặc cập nhật tài liệu. Không viết tắt, không ghi chức danh.
- GHI CHÚ THAY ĐỔI NỘI DUNG: Mô tả ngắn gọn, cụ thể những nội dung đã được thay đổi so với phiên bản trước. Ví dụ: "Cập nhật quy trình phê duyệt tại mục 3.2" hoặc "Bổ sung biểu mẫu BM03". Nếu là lần ban hành đầu tiên, ghi "Ban hành lần đầu".
Lưu ý quan trọng
- Mỗi dòng trong phiếu chỉ ghi nhận một lần sửa đổi duy nhất. Nếu tài liệu thay đổi nhiều lần, phải lập nhiều dòng hoặc nhiều phiếu riêng biệt.
- Không được tẩy xóa thông tin đã ghi. Nếu sai, hãy gạch ngang một đường và ghi lại thông tin đúng ở bên cạnh, kèm chữ ký xác nhận.
- Phiếu này phải được lưu trữ cùng với tài liệu gốc hoặc trong hồ sơ quản lý tài liệu của bộ phận, tối thiểu trong suốt vòng đời của tài liệu.
- Người soạn và người kiểm tra phải ký xác nhận vào cột tương ứng (nếu có) để đảm bảo tính chịu trách nhiệm. Trong biểu mẫu này, cột "Người soạn" đã có sẵn.
- Luôn kiểm tra mã số tài liệu và tên tài liệu trước khi ghi để tránh nhầm lẫn giữa các tài liệu tương tự nhau.
Lỗi thường gặp
- Ghi sai mã số tài liệu hoặc tên tài liệu, dẫn đến nhầm lẫn khi tra cứu lịch sử sửa đổi. Cần đối chiếu với tài liệu gốc trước khi điền.
- Bỏ sót cột "Ngày hiệu lực" hoặc ghi ngày không chính xác, gây khó khăn khi xác định phiên bản nào đang được áp dụng.
- Ghi chú thay đổi nội dung quá chung chung như "Sửa lỗi" hoặc "Cập nhật", không mô tả cụ thể phần nào bị thay đổi, làm mất tác dụng theo dõi.
- Điền số trang không đúng, đặc biệt khi tài liệu có thêm hoặc bớt trang sau khi sửa đổi, dẫn đến sai lệch thông tin.
- Không cập nhật số lần ban hành, vẫn giữ nguyên số cũ dù tài liệu đã thay đổi, khiến hệ thống quản lý mất kiểm soát phiên bản.
