Mục đích sử dụng
Biểu mẫu BM07/QT01, còn được gọi là Sổ cho mượn hồ sơ tài liệu, được thiết kế để kiểm soát việc mượn và trả các hồ sơ, tài liệu trong doanh nghiệp. Mục đích chính của biểu mẫu này là ghi nhận chi tiết từng lần mượn, bao gồm thông tin người mượn, người cho mượn, thời gian mượn và trả, nhằm đảm bảo tính minh bạch và trách nhiệm trong quản lý tài liệu. Sổ này giúp doanh nghiệp theo dõi vị trí của từng hồ sơ, tránh thất lạc hoặc sử dụng sai mục đích, đồng thời hỗ trợ quá trình kiểm tra, đối chiếu khi cần thiết. Đây là công cụ quan trọng trong hệ thống quản lý tài liệu và hồ sơ theo tiêu chuẩn QT01.
Ai điền và khi nào
Biểu mẫu này do nhân viên văn thư, thủ thư hoặc người phụ trách quản lý tài liệu tại các phòng ban, đơn vị trực tiếp điền. Thời điểm điền là ngay khi có nghiệp vụ cho mượn hoặc nhận trả hồ sơ, tài liệu. Cụ thể, khi một nhân viên có nhu cầu mượn tài liệu, người quản lý sẽ ghi thông tin vào sổ trước khi giao tài liệu. Khi tài liệu được trả lại, người quản lý tiếp tục cập nhật thông tin trả vào cùng dòng tương ứng. Việc điền phải được thực hiện ngay tại thời điểm phát sinh giao dịch, không để quá muộn nhằm đảm bảo tính chính xác và kịp thời của dữ liệu.
Hướng dẫn điền từng mục
- Số: Ghi số thứ tự của phiếu mượn hoặc số hiệu do bộ phận quản lý quy định, thường được đánh số liên tục theo năm hoặc theo quyển sổ.
- Đơn vị: Ghi tên phòng ban, bộ phận hoặc đơn vị trực thuộc nơi quản lý sổ này, ví dụ: Phòng Hành chính, Phòng Kỹ thuật.
- STT: Đánh số thứ tự từ 1 đến hết cho mỗi lần mượn tài liệu, mỗi lần mượn là một dòng riêng biệt.
- TÊN TÀI LIỆU/HỒ SƠ CHO MƯỢN: Ghi chính xác tên của tài liệu hoặc hồ sơ được cho mượn, ví dụ: "Hợp đồng lao động tháng 01/2025" hoặc "Báo cáo tài chính quý IV".
- SỐ HIỆU: Ghi mã số hoặc số hiệu văn bản của tài liệu/hồ sơ đó (nếu có), giúp tra cứu nhanh trong hệ thống lưu trữ.
- NGƯỜI CHO MƯỢN: Ghi họ tên của người trực tiếp quản lý và cho mượn tài liệu, thường là nhân viên văn thư hoặc thủ quỹ tài liệu.
- NGƯỜI MƯỢN: Phần này gồm 3 cột nhỏ: Họ và tên (ghi đầy đủ họ tên người mượn), Mã NV (ghi mã số nhân viên của người mượn), Đơn vị (ghi tên phòng ban nơi người mượn công tác).
- NHẬN: Gồm 2 cột: Ngày (ghi ngày tháng năm mượn tài liệu, định dạng DD/MM/YYYY) và Ký (người mượn ký xác nhận đã nhận tài liệu).
- TRẢ: Gồm 2 cột: Ngày (ghi ngày tháng năm trả tài liệu) và Ký (người quản lý ký xác nhận đã nhận lại tài liệu từ người mượn).
- GHI CHÚ: Ghi các thông tin bổ sung nếu có, như tình trạng tài liệu khi mượn/trả, lý do gia hạn, hoặc các lưu ý đặc biệt khác.
Lưu ý quan trọng
- Mỗi lần mượn chỉ ghi trên một dòng duy nhất, không ghi chung nhiều tài liệu vào cùng một dòng để tránh nhầm lẫn khi theo dõi.
- Chữ ký trong cột Nhận và Trả phải là chữ ký trực tiếp của người mượn và người quản lý, không được ký thay hoặc ký trước.
- Ngày mượn và ngày trả phải được ghi chính xác, không viết tắt, ưu tiên định dạng ngày/tháng/năm để thống nhất trong toàn bộ sổ.
- Khi tài liệu được trả, bắt buộc phải kiểm tra tình trạng tài liệu trước khi ký xác nhận, nếu có hư hỏng hoặc thiếu trang thì ghi rõ vào cột Ghi chú.
- Sổ này phải được lưu giữ tại bộ phận quản lý tài liệu, không được mang ra khỏi khu vực làm việc, và phải được bảo quản cẩn thận để phục vụ kiểm tra khi cần.
Lỗi thường gặp
- Ghi thiếu thông tin người mượn như mã nhân viên hoặc đơn vị, dẫn đến khó khăn khi truy tìm người chịu trách nhiệm nếu tài liệu thất lạc.
- Không ghi ngày trả hoặc để trống cột ký khi tài liệu đã được trả, làm mất căn cứ xác nhận việc hoàn tất giao dịch.
- Nhầm lẫn giữa cột Người cho mượn và Người mượn, đặc biệt khi có nhiều người cùng tham gia quy trình, gây sai lệch dữ liệu quản lý.
- Viết tắt tên tài liệu hoặc số hiệu không thống nhất, ví dụ viết "HĐLĐ" thay vì "Hợp đồng lao động", khiến người khác khó tra cứu sau này.
- Ghi chồng chéo nhiều lần mượn trên cùng một dòng hoặc tẩy xóa thông tin cũ để ghi đè, vi phạm nguyên tắc lưu trữ sổ sách và dễ gây mất dữ liệu gốc.
