Hướng dẫn điền phiếu xem xét sửa đổi phát sinh BM25-QT08

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu BM25-QT08 Phiếu xem xét các sửa đổi, phát sinh được sử dụng để ghi nhận, đánh giá và phê duyệt các yêu cầu thay đổi phát sinh trong quá trình thực hiện dự án xây dựng. Mục đích chính của biểu mẫu này là đảm bảo mọi sửa đổi về thiết kế, kỹ thuật, hợp đồng hoặc nguồn lực đều được xem xét một cách có hệ thống trước khi triển khai. Việc sử dụng biểu mẫu giúp kiểm soát rủi ro, đánh giá tác động về chi phí, tiến độ và chất lượng công trình. Đây là công cụ quan trọng trong hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn QT08, giúp các bên liên quan có cơ sở ra quyết định chính xác và minh bạch.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do người đề nghị thay đổi (thường là kỹ sư hiện trường, giám sát hoặc quản lý dự án) lập và điền các thông tin ban đầu. Thời điểm điền là khi có bất kỳ yêu cầu thay đổi nào phát sinh so với thiết kế ban đầu, hợp đồng đã ký hoặc kế hoạch thi công đã được phê duyệt. Sau khi người đề nghị hoàn thành phần mô tả và đánh giá sơ bộ, biểu mẫu sẽ được chuyển lên Giám đốc phê duyệt (hoặc người có thẩm quyền) để xem xét và đưa ra quyết định cuối cùng. Quy trình này cần được thực hiện ngay khi phát sinh thay đổi để tránh ảnh hưởng đến tiến độ chung của công trình.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Công trình: Ghi tên đầy đủ của công trình xây dựng đang thực hiện, ví dụ: "Nhà máy sản xuất linh kiện điện tử XYZ".
2. Hợp đồng số: Nhập số hiệu hợp đồng chính đã ký kết giữa các bên, thường có định dạng như "HD-2024-0123".
3. Yêu cầu thay đổi số: Đánh số thứ tự của yêu cầu thay đổi này theo hệ thống quản lý nội bộ, ví dụ "YC-001".
4. Ngày yêu cầu: Ghi ngày tháng năm lập phiếu yêu cầu thay đổi, theo định dạng DD/MM/YYYY.
5. Mô tả việc thay đổi: Trình bày chi tiết nội dung thay đổi đề xuất, bao gồm lý do, phạm vi ảnh hưởng và các thông tin kỹ thuật liên quan. Viết rõ ràng, đủ ý để người xem xét hiểu được bản chất của sự thay đổi.
6. Tài liệu/ Bản vẽ có liên quan: Liệt kê các tài liệu, bản vẽ kỹ thuật có liên quan đến yêu cầu thay đổi, kèm số hiệu và ngày phát hành nếu có.
7. Bảng đánh giá (mục 1, 2, 3): Đánh dấu "Có", "Không" hoặc "N/A" vào từng tiêu chí kiểm tra. Mỗi tiêu chí cần được xem xét kỹ lưỡng dựa trên thực tế dự án. Ví dụ: mục 1.1 kiểm tra xem đã xác định đầy đủ yêu cầu thay đổi chưa, mục 2.1 đánh giá khả năng điều chỉnh chi phí.
8. Kết luận của người đề nghị: Chọn một trong hai ô: "Công ty có đủ năng lực" hoặc "Các vấn đề sau cần xem xét thêm". Nếu chọn ô thứ hai, cần ghi rõ các vấn đề còn tồn tại vào phần để trống bên dưới.
9. Người đề nghị - Ký tên - Ngày: Người lập phiếu ký và ghi rõ họ tên, ngày tháng năm ký.
10. Ý kiến phê duyệt: Dành cho Giám đốc hoặc người có thẩm quyền ghi nhận xét, quyết định chấp thuận hoặc yêu cầu bổ sung thông tin.
11. GĐ phê duyệt - Ký tên - Ngày: Người phê duyệt ký tên, ghi rõ chức danh và ngày tháng năm phê duyệt.

Lưu ý quan trọng

• Biểu mẫu phải được điền đầy đủ các mục, không bỏ trống bất kỳ trường thông tin nào. Nếu mục nào không áp dụng thì ghi rõ "N/A".
• Phần mô tả việc thay đổi cần chi tiết, cụ thể, tránh chung chung. Nên đính kèm bản vẽ hoặc tài liệu minh họa nếu cần.
• Việc đánh giá các tiêu chí ở mục 1, 2, 3 phải dựa trên cơ sở thực tế và số liệu cụ thể, không đánh giá cảm tính.
• Chữ ký của người đề nghị và người phê duyệt phải là chữ ký tươi, đúng với mẫu chữ ký đã đăng ký trong công ty.
• Biểu mẫu sau khi hoàn thành cần được lưu trữ theo đúng quy định của hệ thống quản lý chất lượng, phục vụ cho việc kiểm tra và đối chiếu sau này.

Lỗi thường gặp

• Không ghi đầy đủ thông tin công trình và hợp đồng số, dẫn đến khó khăn khi tra cứu và đối chiếu sau này.
• Phần mô tả thay đổi quá sơ sài, không nêu rõ lý do và phạm vi ảnh hưởng, khiến người phê duyệt không đủ cơ sở để đánh giá.
• Đánh dấu "Có" hoặc "Không" một cách tùy tiện mà không kiểm tra kỹ các điều kiện thực tế, dẫn đến quyết định sai lầm.
• Bỏ sót mục "Tài liệu/ Bản vẽ có liên quan" hoặc ghi không chính xác số hiệu bản vẽ.
• Người đề nghị và người phê duyệt không ký tên hoặc ký không đúng ngày tháng, làm mất hiệu lực của biểu mẫu.
• Không lưu trữ biểu mẫu đúng nơi quy định hoặc không cập nhật vào hệ thống quản lý chất lượng chung của dự án.