Mục đích sử dụng
Biểu mẫu BM38A-QT08 (phiên bản A5.33) là sổ nhật ký công trình được ban hành lần 01, thuộc danh mục QT08 – Quy trình lập kế hoạch chất lượng công trình. Mục đích chính của biểu mẫu này là ghi chép lại toàn bộ diễn biến, khối lượng, tiến độ và các sự kiện phát sinh trong quá trình thi công xây dựng. Đây là tài liệu pháp lý quan trọng để đối chiếu, nghiệm thu và thanh quyết toán giữa bên giao thầu và bên nhận thầu. Nhật ký công trình giúp đảm bảo tính minh bạch, truy xuất được trách nhiệm của từng bên liên quan trong suốt vòng đời dự án.
Ai điền và khi nào
Biểu mẫu này do bên nhận thầu (CÔNG TY CP TƯ VẤN QUẢN LÝ KC24) chịu trách nhiệm ghi chép hàng ngày, thông qua người được ủy quyền như chỉ huy trưởng công trường hoặc kỹ sư giám sát thi công. Bên giao thầu (Ông VÕ MINH NGHĨA) có quyền kiểm tra, xác nhận nội dung nhật ký vào cuối mỗi ngày hoặc định kỳ theo thỏa thuận hợp đồng. Thời điểm điền là ngay sau khi kết thúc ca làm việc hoặc trước khi bắt đầu ca tiếp theo, nhằm đảm bảo số liệu chính xác, không bị sai lệch do thời gian. Đối với công trình CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN SÔNG HỒNG NT tại địa chỉ Hòn Nghê – P.Vĩnh Hải, Nha Trang – Khánh Hòa, nhật ký phải được lưu giữ tại công trường và xuất trình khi có yêu cầu.
Hướng dẫn điền từng mục
- Lần ban hành: Ghi số lần phát hành biểu mẫu, ở đây là "01". Nếu có chỉnh sửa hoặc cập nhật, tăng số thứ tự lên (02, 03...).
- Đợt: Ghi số đợt thi công hoặc đợt nghiệm thu tương ứng. Ví dụ: Đợt 1, Đợt 2... Nếu chưa xác định, để trống và điền sau khi có quyết định từ chủ đầu tư.
- Bên giao thầu: Ghi họ tên đầy đủ của người đại diện bên giao thầu. Trong biểu mẫu mẫu là "Ông VÕ MINH NGHĨA". Cần viết in hoa, không viết tắt.
- Bên nhận thầu: Ghi tên công ty nhận thầu đúng theo giấy phép đăng ký kinh doanh. Mẫu ghi "CÔNG TY CP TƯ VẤN QUẢN LÝ KC24". Viết in hoa, không sai chính tả.
- Công trình: Ghi tên công trình xây dựng. Mẫu ghi "CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN SÔNG HỒNG NT". Đây là tên chủ đầu tư hoặc tên dự án, cần thống nhất với hợp đồng.
- Địa chỉ: Ghi địa điểm thi công chi tiết. Mẫu ghi "HÒN NGHÊ – P.VĨNH HẢI, NHA TRANG – KHÁNH HÒA". Viết in hoa, đúng tên đường, phường, thành phố.
- TP. Nha Trang, 12/2010: Ghi địa danh và thời gian lập biểu mẫu. Địa danh là nơi ký kết, thời gian ghi tháng và năm. Mẫu ghi "TP. Nha Trang, 12/2010". Nếu lập sau, cập nhật tháng/năm hiện tại.
- Các dòng trống (|): Dùng để ghi nội dung nhật ký hàng ngày như: khối lượng thi công, nhân lực, máy móc, thời tiết, sự cố, biện pháp xử lý... Mỗi dòng tương ứng một ngày hoặc một sự kiện. Cần ghi rõ ràng, có chữ ký xác nhận của hai bên.
Lưu ý quan trọng
- Toàn bộ nội dung phải được viết bằng chữ in hoa, rõ ràng, không tẩy xóa. Nếu sai, gạch ngang và ký xác nhận bên cạnh.
- Biểu mẫu phải được đóng dấu giáp lai giữa các trang nếu có nhiều tờ, tránh thay thế trái phép.
- Mỗi trang nhật ký phải có chữ ký của cả bên giao thầu và bên nhận thầu vào cuối ngày làm việc.
- Lưu giữ biểu mẫu tại công trường ít nhất 5 năm sau khi công trình hoàn thành hoặc theo quy định của pháp luật.
- Không được để trống các mục bắt buộc như tên công trình, địa chỉ, bên giao/nhận thầu. Nếu chưa có thông tin, ghi "ĐANG CẬP NHẬT" và bổ sung sau.
Lỗi thường gặp
- Ghi sai tên bên giao thầu hoặc bên nhận thầu, dẫn đến mất hiệu lực pháp lý khi nghiệm thu. Luôn đối chiếu với hợp đồng gốc.
- Bỏ sót mục "Đợt" hoặc ghi không thống nhất giữa các trang, gây khó khăn khi tổng hợp khối lượng.
- Viết tắt tên công trình hoặc địa chỉ, ví dụ "Sông Hồng NT" thay vì "CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN SÔNG HỒNG NT", làm mất tính chính xác.
- Không ghi thời gian cụ thể cho mỗi dòng nhật ký, khiến không thể xác định được tiến độ thi công thực tế.
- Sử dụng bút chì hoặc mực dễ phai, dễ bị chỉnh sửa. Chỉ dùng bút bi mực xanh hoặc đen không tẩy xóa được.
- Không có chữ ký xác nhận của bên giao thầu vào cuối ngày, dẫn đến tranh chấp về khối lượng đã thi công.
