Hướng dẫn điền Giấy đề nghị tạm ứng cho nhà thầu phụ BM22-QT08

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu BM22-QT08 – Giấy đề nghị tạm ứng (dành riêng cho nhà thầu phụ) được sử dụng để nhà thầu phụ đề nghị chủ đầu tư hoặc tổng thầu tạm ứng một khoản tiền dựa trên khối lượng công việc đã thực hiện lũy kế đến thời điểm hiện tại. Mục đích chính là giúp nhà thầu phụ có dòng tiền để duy trì thi công, thanh toán vật tư, nhân công trước khi nghiệm thu chính thức. Biểu mẫu này thuộc hệ thống quản lý chất lượng công trình QT08, yêu cầu kê khai chi tiết khối lượng, đơn giá và thành tiền để làm cơ sở xét duyệt tạm ứng.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do người đại diện của nhà thầu phụ (thường là chỉ huy trưởng hoặc cán bộ kỹ thuật phụ trách hạng mục) điền. Thời điểm điền là khi nhà thầu phụ đã thi công được một khối lượng công việc nhất định và cần tạm ứng tiền để tiếp tục triển khai các công việc tiếp theo. Thông thường, việc đề nghị tạm ứng được thực hiện định kỳ hàng tháng hoặc theo tiến độ thực tế, sau khi có xác nhận khối lượng từ giám sát hiện trường. Biểu mẫu này không dùng cho thanh toán lần cuối mà chỉ dùng cho các lần tạm ứng giữa kỳ.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Lần thứ: Ghi số lần tạm ứng của nhà thầu phụ cho hợp đồng này, ví dụ: 01, 02, 03… Nếu là lần đầu thì ghi "01".
2. Công trường: Ghi tên công trình hoặc địa điểm thi công cụ thể, ví dụ: "Công trình Chung cư XYZ – TP. Nha Trang".
3. Thầu phụ: Ghi tên đầy đủ của nhà thầu phụ (công ty hoặc cá nhân) thực hiện hạng mục.
4. Hạng mục: Ghi tên hạng mục công việc mà nhà thầu phụ đang thi công, ví dụ: "Phần thô – Đổ bê tông cột".
5. HĐ Thầu phụ số: Ghi số hợp đồng thầu phụ đã ký kết, ví dụ: "HĐTP-2024-015".
6. Ngày: Ghi ngày tháng năm ký hợp đồng thầu phụ.
7. Bảng kê khối lượng công việc lũy kế đã thực hiện (Tạm tính): Đây là phần quan trọng nhất, cần kê chi tiết từng công việc đã làm. Mỗi dòng gồm: STT, Công việc đã thực hiện, ĐVT, Khối lượng lũy kế, % hoàn thành, Đơn giá hợp đồng, Thành tiền, KH/LNG vật tư đã nhận, % vật tư đã nhận. Các cột (A), (B), (C), (1), (2), (3), (4), (5), (6) tương ứng với các thông tin trên. Lưu ý: cột (3) = (1) x (2); cột (6) = (5) / (4) x 100%.
8. Tổng lũy kế đến nay: Ghi tổng giá trị thành tiền của tất cả các dòng trong bảng kê.
9. Tổng lũy kế đã nhận: Ghi tổng số tiền nhà thầu phụ đã nhận tạm ứng từ các lần trước (nếu có).
10. Giữ lại 5%: Tính 5% của tổng lũy kế đến nay (thường là tiền bảo hành hoặc giữ lại theo hợp đồng).
11. Số tiền tạm ứng kỳ này: Ghi số tiền đề nghị tạm ứng lần này, thường được tính = Tổng lũy kế đến nay – Tổng lũy kế đã nhận – Giữ lại 5% (nếu có).
12. Bằng chữ: Viết số tiền tạm ứng kỳ này bằng chữ, ví dụ: "Một trăm triệu đồng chẵn".
13. Ngày tháng năm: Ghi ngày lập giấy đề nghị tạm ứng.
14. Chỉ huy trưởng, Giám sát, Người tạm ứng: Các bên ký và ghi rõ họ tên. Chỉ huy trưởng và Giám sát chấp thuận hoặc không chấp thuận bằng cách đánh dấu "ÿ" vào ô tương ứng. Giám đốc duyệt lần cuối.

Lưu ý quan trọng

• Chỉ điền biểu mẫu này khi đã có hợp đồng thầu phụ hợp lệ và khối lượng thực tế đã được giám sát xác nhận.
• Các số liệu trong bảng kê phải khớp với nhật ký thi công và biên bản nghiệm thu khối lượng hàng ngày.
• Không tự ý sửa đổi tỷ lệ giữ lại 5% nếu hợp đồng không quy định khác; nếu có thỏa thuận riêng thì ghi chú rõ.
• Phần "Chấp thuận / Không chấp thuận" phải được đánh dấu rõ ràng, không để trống hoặc đánh dấu mờ.
• Người tạm ứng phải ký trước, sau đó mới trình lên chỉ huy trưởng và giám sát ký duyệt.
• Giữ lại bản gốc có chữ ký đầy đủ để làm chứng từ thanh toán sau này.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa "Tổng lũy kế đến nay" và "Tổng lũy kế đã nhận", dẫn đến tính sai số tiền tạm ứng kỳ này.
• Không ghi rõ đơn vị tính (ĐVT) cho từng công việc, gây khó khăn khi kiểm tra khối lượng.
• Bỏ sót cột "% vật tư đã nhận" hoặc tính sai tỷ lệ phần trăm do nhập sai số liệu vật tư.
• Viết số tiền bằng chữ không khớp với số tiền bằng số, dễ bị từ chối hoặc yêu cầu làm lại.
• Không có chữ ký của giám sát hiện trường trước khi trình lên chỉ huy trưởng, làm mất tính pháp lý của biểu mẫu.
• Điền sai số lần tạm ứng (ví dụ: lần thứ 2 nhưng lại ghi lần thứ 1), gây nhầm lẫn trong quá trình theo dõi công nợ.