Mục đích sử dụng
Biểu mẫu BM15-QT08 Sổ ký nhận tài liệu và bản vẽ được thiết kế để ghi nhận, theo dõi và kiểm soát toàn bộ quá trình giao nhận tài liệu, bản vẽ trong suốt vòng đời dự án. Mục đích chính là đảm bảo mọi tài liệu kỹ thuật, bản vẽ thiết kế, hồ sơ nghiệm thu đều được luân chuyển có kiểm soát, tránh thất lạc hoặc sử dụng phiên bản cũ. Biểu mẫu này giúp xác định rõ trách nhiệm của từng cá nhân khi nhận, lưu giữ và thu hồi tài liệu. Đồng thời, nó cung cấp bằng chứng về việc cập nhật và phân phối tài liệu đúng phiên bản cho các bên liên quan trong công trình.
Ai điền và khi nào
Biểu mẫu này do người được phân công làm đầu mối giao nhận tài liệu (thường là thư ký dự án, kỹ sư QA/QC hoặc cán bộ kỹ thuật) chịu trách nhiệm điền và cập nhật. Người này sẽ ghi nhận mỗi khi có tài liệu hoặc bản vẽ mới được phát hành, cập nhật hoặc thu hồi từ các bộ phận thiết kế, chủ đầu tư, tư vấn giám sát hoặc nhà thầu phụ. Việc điền được thực hiện ngay tại thời điểm giao nhận tài liệu, không để dồn cuối tuần hay cuối tháng. Định kỳ, người quản lý dự án hoặc trưởng bộ phận chất lượng sẽ kiểm tra sổ này để đối chiếu tình hình kiểm soát tài liệu của dự án.
Hướng dẫn điền từng mục
- Tên công trình: Ghi đầy đủ tên dự án hoặc công trình đang thực hiện, ví dụ: "Nhà máy sản xuất linh kiện điện tử XYZ". Nếu có nhiều hạng mục, cần ghi rõ tên hạng mục tương ứng.
- Quyển số/20...: Đánh số thứ tự quyển sổ (ví dụ: 01/2024) và năm hiện hành. Mỗi dự án có thể có nhiều quyển sổ khác nhau cho từng giai đoạn hoặc từng gói thầu.
- Người giao & cập nhật: Ghi họ tên người chịu trách nhiệm giao tài liệu và cập nhật thông tin vào sổ. Người này ký xác nhận ở cuối mỗi lần giao nhận.
- Stt: Đánh số thứ tự tăng dần theo từng lần giao nhận tài liệu, bắt đầu từ 1 cho đến hết quyển sổ.
- Tên bản vẽ/tài liệu: Ghi chính xác tên bản vẽ hoặc tài liệu như trên tiêu đề, ví dụ: "Bản vẽ mặt bằng tầng 1", "Thuyết minh kết cấu".
- Mã số: Ghi mã số tài liệu hoặc số hiệu bản vẽ do phòng thiết kế hoặc ban quản lý dự án quy định. Mã số này phải duy nhất để dễ tra cứu.
- Ngày hiệu lực: Ghi ngày tài liệu hoặc bản vẽ được phát hành chính thức và có hiệu lực sử dụng. Định dạng ngày/tháng/năm.
- Các cột Người lưu giữ, Copy số, Thu hồi (lặp lại 4 lần): Mỗi cụm 3 cột này dành cho một bên nhận tài liệu (ví dụ: bên thi công, bên giám sát, bên chủ đầu tư). Ở cột "Người lưu giữ" ghi họ tên người nhận. "Copy số" ghi số bản copy được giao. "Thu hồi" đánh dấu "X" hoặc ghi ngày nếu tài liệu đó bị thu hồi (do hết hiệu lực hoặc thay thế bằng phiên bản mới).
- Ghi chú: Dùng để ghi thêm thông tin đặc biệt như lý do thu hồi, tình trạng tài liệu (bản gốc/bản sao), hoặc yêu cầu bổ sung.
Lưu ý quan trọng
- Luôn ghi rõ ràng, không tẩy xóa. Nếu sai, gạch ngang một đường và ký xác nhận bên cạnh, sau đó ghi lại thông tin đúng ở dòng tiếp theo.
- Mỗi lần giao nhận phải có chữ ký của cả người giao và người nhận ở cột "Người lưu giữ" tương ứng. Không được để trống chữ ký.
- Khi thu hồi tài liệu, phải ghi rõ ngày thu hồi và lý do (ví dụ: thay thế bằng bản vẽ sửa đổi số...). Điều này giúp tránh nhầm lẫn khi sử dụng tài liệu cũ.
- Sổ này phải được lưu giữ tại văn phòng dự án, có thể ở dạng bản cứng hoặc file mềm có chữ ký số. Khi kết thúc dự án, sổ được nộp vào hồ sơ hoàn công.
- Đánh số trang và đóng dấu giáp lai (nếu là bản giấy) để tránh việc thay thế trang trái phép.
Lỗi thường gặp
- Ghi thiếu mã số tài liệu hoặc ghi mã số không khớp với tên bản vẽ, gây khó khăn khi tra cứu sau này.
- Không cập nhật kịp thời ngày hiệu lực, dẫn đến việc sử dụng tài liệu chưa được phê duyệt hoặc tài liệu đã hết hiệu lực.
- Bỏ trống cột "Thu hồi" khi đã phát hành bản vẽ mới thay thế, khiến nhân sự vẫn dùng bản cũ gây sai sót thi công.
- Nhầm lẫn giữa các cột "Người lưu giữ" cho từng bên, đặc biệt khi có nhiều bên cùng nhận một loại tài liệu. Cần kiểm tra kỹ tiêu đề cột trước khi ghi.
- Không có chữ ký xác nhận của người nhận, làm mất giá trị pháp lý của biểu mẫu khi có tranh chấp về phiên bản tài liệu.
