Mục đích sử dụng

Biểu mẫu BM06-QT08 "Dự trù khối lượng vật tư chính" được thiết kế để giúp các đội thi công, kỹ thuật công trường lập kế hoạch chi tiết về số lượng vật tư chính cần sử dụng cho từng hạng mục công trình. Mục tiêu là đảm bảo việc mua sắm, nhập kho và cấp phát vật tư diễn ra đúng tiến độ, đúng chủng loại, tránh lãng phí hoặc thiếu hụt. Biểu mẫu này là căn cứ quan trọng để phê duyệt ngân sách vật tư và kiểm soát chi phí thi công.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do cán bộ kỹ thuật công trường hoặc người phụ trách vật tư của đội thi công lập. Thời điểm lập là trước khi bắt đầu thi công một hạng mục mới, hoặc khi có sự thay đổi về thiết kế, khối lượng phát sinh so với hợp đồng. Sau khi lập, biểu mẫu cần được trình lên người duyệt (thường là chỉ huy trưởng công trường hoặc quản lý dự án) để xác nhận trước khi tiến hành mua sắm.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Công trường: Ghi rõ tên công trường hoặc tên dự án đang thi công, ví dụ: "Công trường Nhà máy X – Gói thầu Y".
2. Hợp đồng: Nhập số hiệu hợp đồng chính đã ký kết với chủ đầu tư, giúp đối chiếu khi quyết toán.
3. Ngày lập: Ghi ngày tháng năm hiện tại khi lập biểu mẫu, theo định dạng dd/mm/yyyy.
4. Tên vật tư: Ghi tên cụ thể của từng loại vật tư chính (ví dụ: Thép phi 16, Xi măng PCB40, Cát vàng...).
5. STT: Đánh số thứ tự từ 1 đến hết cho từng dòng vật tư.
6. Hạng mục: Ghi tên hạng mục công trình mà vật tư này sử dụng (ví dụ: Móng cột, Đổ bê tông sàn tầng 2...).
7. KL (Khối lượng): Nhập số lượng dự trù cho từng loại vật tư, tính theo đơn vị đo lường phù hợp (m³, tấn, kg, cây...).
8. ĐVT (Đơn vị tính): Ghi đơn vị đo lường tương ứng với khối lượng đã nhập (ví dụ: m³, tấn, kg, cây, bao).
9. Các cột (A), (B), (C), (D) và (1) đến (8): Đây là các cột phụ để phân chia chi tiết khối lượng theo từng đợt, từng khu vực hoặc từng loại công việc. Tùy theo quy định của từng công trường, người lập cần điền số liệu tương ứng vào các ô này. Nếu không sử dụng, có thể để trống hoặc gạch chéo.
10. Tổng cộng: Dòng cuối cùng tổng hợp toàn bộ khối lượng vật tư đã liệt kê ở các cột phía trên.
11. Quy đổi / Đơn vị quy đổi: Nếu cần quy đổi khối lượng sang một đơn vị khác (ví dụ từ kg sang tấn), ghi kết quả quy đổi và đơn vị mới vào đây.
12. Người lập / Người duyệt: Người lập ký và ghi rõ họ tên ở ô bên phải; người duyệt ký và ghi rõ họ tên ở ô bên trái sau khi kiểm tra và phê duyệt.

Lưu ý quan trọng

• Chỉ điền các vật tư chính, có giá trị lớn hoặc ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng công trình, không liệt kê vật tư phụ.
• Khối lượng dự trù phải dựa trên bản vẽ thiết kế, dự toán được duyệt hoặc khối lượng thực tế đo đếm tại hiện trường.
• Mỗi loại vật tư chỉ ghi một dòng riêng, không gộp chung nhiều loại vào một ô.
• Kiểm tra kỹ đơn vị tính (ĐVT) để tránh nhầm lẫn khi nhập kho hoặc đặt hàng.
• Biểu mẫu phải được lập thành ít nhất 2 bản: một bản lưu tại công trường, một bản gửi phòng kế hoạch hoặc kho vật tư.
• Người duyệt có trách nhiệm kiểm tra tính hợp lý của số liệu trước khi ký xác nhận.

Lỗi thường gặp

• Ghi sai tên vật tư hoặc đơn vị tính dẫn đến nhập sai chủng loại, số lượng khi mua hàng.
• Bỏ sót hạng mục hoặc tính thiếu khối lượng, gây thiếu vật tư giữa chừng phải bổ sung gấp.
• Nhầm lẫn giữa các cột phụ (A, B, C, D) và (1-8) do không hiểu rõ quy ước của từng cột.
• Không ghi ngày lập hoặc ghi ngày không chính xác, gây khó khăn khi đối chiếu tiến độ.
• Người lập và người duyệt ký tên nhưng không ghi rõ họ tên, làm mất giá trị pháp lý của biểu mẫu.
• Để trống dòng "Tổng cộng" hoặc "Quy đổi" khiến dữ liệu không hoàn chỉnh, khó kiểm soát tổng thể.