Mục đích sử dụng

Biểu mẫu BM02-QT08 có tên gọi "Thông tin tổng quát về hợp đồng và các đối tác" được ban hành theo quy trình QT08 – Lập kế hoạch chất lượng công trình. Mục đích chính của biểu mẫu này là thu thập và hệ thống hóa toàn bộ thông tin cơ bản của hợp đồng cũng như các bên liên quan tham gia dự án. Nhờ đó, doanh nghiệp có cơ sở dữ liệu thống nhất để quản lý tiến độ, chất lượng và trách nhiệm của từng đối tác. Biểu mẫu này thường được sử dụng như tài liệu đầu vào cho việc lập kế hoạch chất lượng tổng thể của công trình.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do cán bộ phụ trách hợp đồng hoặc cán bộ kỹ thuật của bộ phận quản lý chất lượng (QA/QC) chịu trách nhiệm điền. Thời điểm điền là ngay sau khi hợp đồng chính thức được ký kết giữa các bên, trước khi tiến hành các công việc lập kế hoạch chi tiết. Ngoài ra, biểu mẫu cũng cần được cập nhật khi có sự thay đổi về thông tin đối tác hoặc điều chỉnh các mốc thời gian quan trọng của hợp đồng. Việc điền đúng thời điểm giúp đảm bảo tính chính xác cho toàn bộ quá trình quản lý dự án sau này.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Hợp đồng số: Ghi chính xác số hiệu hợp đồng đã được ký kết, thường nằm ở trang đầu của văn bản hợp đồng. Không thêm bất kỳ ký tự đặc biệt nào ngoài số và chữ cái có sẵn.
2. Ngày ký: Điền ngày tháng năm mà hợp đồng được các bên đại diện ký chính thức. Định dạng ngày/tháng/năm (ví dụ: 15/03/2025).
3. Ngày khởi công: Ghi ngày bắt đầu thi công theo đúng điều khoản trong hợp đồng. Nếu hợp đồng quy định khởi công sau một số ngày kể từ ngày ký, hãy tính toán và ghi ngày cụ thể.
4. Ngày hoàn thành: Ghi ngày kết thúc dự kiến của hợp đồng, thường là ngày bàn giao công trình hoặc nghiệm thu cuối cùng. Đây là căn cứ để lập tiến độ thi công.
5. A/ CHỦ ĐẦU TƯ: Điền đầy đủ thông tin của bên chủ đầu tư bao gồm tên công ty, địa chỉ trụ sở chính, số điện thoại, fax, email. Đặc biệt lưu ý tên người đại diện pháp luật và người liên hệ trực tiếp (thường là cán bộ quản lý dự án).
6. B/ NHÀ TƯ VẤN: Ghi thông tin của đơn vị tư vấn thiết kế, giám sát hoặc tư vấn quản lý dự án. Các trường thông tin tương tự như phần chủ đầu tư. Cần kiểm tra kỹ tên công ty tư vấn có đúng với hợp đồng đã ký.
7. C/ NHÀ THẦU CHÍNH: Điền thông tin của nhà thầu chịu trách nhiệm thi công chính. Đây là đối tác quan trọng, cần ghi chính xác người đại diện và người liên hệ để thuận tiện cho việc trao đổi công việc hàng ngày.
8. D/ NHÀ THẦU PHỤ: Ghi thông tin của các nhà thầu phụ (nếu có) được nhà thầu chính thuê để thực hiện một phần công việc. Nếu có nhiều nhà thầu phụ, có thể kê khai thêm ở phần ghi chú hoặc tạo phụ lục riêng.

Lưu ý quan trọng

• Toàn bộ thông tin phải được đối chiếu với hợp đồng gốc đã ký kết, tuyệt đối không điền theo trí nhớ hoặc thông tin truyền miệng.
• Phần số điện thoại và email cần được kiểm tra tính chính xác vì đây là kênh liên lạc chính thức trong suốt quá trình thực hiện hợp đồng.
• Đối với mỗi đối tác, cần phân biệt rõ giữa "Người đại diện" (người có thẩm quyền ký hợp đồng) và "Người liên hệ" (người trực tiếp trao đổi công việc hàng ngày).
• Biểu mẫu này phải được lưu trữ trong hồ sơ chất lượng của dự án và có thể được yêu cầu xuất trình khi kiểm tra hoặc đánh giá nội bộ.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa ngày ký hợp đồng và ngày có hiệu lực của hợp đồng, dẫn đến sai lệch thông tin về mốc thời gian.
• Bỏ sót thông tin của nhà thầu phụ, đặc biệt khi có nhiều nhà thầu phụ tham gia dự án nhưng không được kê khai đầy đủ.
• Ghi sai tên công ty hoặc tên người đại diện do không kiểm tra kỹ giấy phép đăng ký kinh doanh hoặc hợp đồng gốc.
• Điền thông tin liên hệ (số điện thoại, email) đã cũ hoặc không còn sử dụng, gây khó khăn khi cần liên lạc gấp trong quá trình thi công.