Mục đích sử dụng

Biểu mẫu BM01-QT08 có tên gọi đầy đủ là "Chuẩn bị Kế hoạch chất lượng công trình", thuộc quy trình QT08 – Quản lý lập kế hoạch chất lượng công trình. Mục đích chính của biểu mẫu này là giúp người biên soạn và người duyệt kiểm tra toàn bộ danh mục các tài liệu, biểu mẫu cần thiết phải có trước khi triển khai thi công một công trình. Đây là bước đầu tiên và quan trọng nhất để đảm bảo mọi kế hoạch chất lượng được chuẩn bị đầy đủ, đồng bộ, tránh thiếu sót gây ảnh hưởng đến tiến độ và chất lượng công trình. Biểu mẫu này đóng vai trò như một bảng kiểm tra (checklist) tổng thể, giúp đội ngũ quản lý dự án có cái nhìn toàn diện về các đầu việc cần hoàn thành.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do người biên soạn kế hoạch chất lượng công trình thực hiện, thường là kỹ sư chất lượng, trưởng bộ phận kỹ thuật hoặc cán bộ phụ trách lập kế hoạch của dự án. Người duyệt là cấp quản lý cao hơn như giám đốc dự án, trưởng phòng quản lý chất lượng hoặc người có thẩm quyền phê duyệt kế hoạch. Thời điểm điền biểu mẫu là ngay sau khi hợp đồng thi công được ký kết, trước khi bắt đầu bất kỳ hoạt động thi công nào trên công trường. Biểu mẫu cần được hoàn thành và phê duyệt trước khi tiến hành các bước chuẩn bị chi tiết khác như lập tiến độ, dự trù vật tư hay ký hợp đồng thầu phụ.

Hướng dẫn điền từng mục

1. CÔNG TRÌNH: Ghi tên đầy đủ của công trình theo đúng hợp đồng đã ký. Ví dụ: "Công trình Nhà máy sản xuất linh kiện điện tử XYZ". Không viết tắt, không ghi tên dự án khác.
2. Công tác chính: Mô tả ngắn gọn công tác chính mà công trình sẽ thực hiện, ví dụ: "Thi công phần thân và hoàn thiện", "Lắp đặt hệ thống điện nước".
3. Người biên soạn: Ghi rõ họ tên, chữ ký của người trực tiếp lập và điền biểu mẫu này. Đây thường là kỹ sư chất lượng hoặc cán bộ kỹ thuật được phân công.
4. Người duyệt: Ghi rõ họ tên, chữ ký của người có thẩm quyền phê duyệt (giám đốc dự án, trưởng phòng QC). Người duyệt chịu trách nhiệm cuối cùng về tính đầy đủ của danh mục.
5. DANH MỤC (cột số thứ tự 1-29): Đây là phần quan trọng nhất. Người biên soạn cần rà soát từng mục từ 1 đến 29, đánh dấu "Có" hoặc "Không" vào cột KIỂM TRA tương ứng. "Có" nghĩa là tài liệu/biểu mẫu đó đã được chuẩn bị sẵn sàng; "Không" nghĩa là chưa có và cần bổ sung. Các mục từ 1 đến 26 là các biểu mẫu con của quy trình QT08, mục 27 là mục tiêu chất lượng, mục 28 là danh mục thủ tục/hướng dẫn công việc, mục 29 dành cho các tài liệu khác chưa được liệt kê.
6. Mục 26 (trống): Dòng này để trống để người dùng có thể bổ sung thêm các biểu mẫu hoặc tài liệu đặc thù của công trình mà chưa có trong danh sách mặc định. Nếu không có, để trống hoặc ghi "Không".

Lưu ý quan trọng

• Phải điền đầy đủ thông tin công trình và công tác chính trước khi kiểm tra danh mục, tránh nhầm lẫn giữa các dự án.
• Chỉ đánh dấu "Có" khi tài liệu đó thực sự đã được soạn thảo, phê duyệt và sẵn sàng sử dụng. Không đánh dấu "Có" nếu chỉ mới có dự kiến.
• Người biên soạn và người duyệt phải ký tên đầy đủ, không được ký thay hoặc để trống. Chữ ký thể hiện trách nhiệm pháp lý về tính chính xác của bảng kiểm tra.
• Biểu mẫu này phải được lưu trữ trong hồ sơ chất lượng của công trình, có thể ở dạng giấy hoặc điện tử tùy theo quy định của công ty.
• Nếu phát hiện thiếu bất kỳ mục nào đánh dấu "Không", cần lập tức báo cáo cấp trên để có kế hoạch bổ sung trước khi triển khai thi công.

Lỗi thường gặp

• Ghi thiếu hoặc sai tên công trình, dẫn đến nhầm lẫn khi đối chiếu với hợp đồng và các hồ sơ khác. Luôn kiểm tra lại tên công trình với hợp đồng gốc.
• Đánh dấu "Có" cho tất cả các mục một cách cảm tính mà không kiểm tra thực tế tài liệu đã tồn tại hay chưa. Điều này gây rủi ro lớn khi công trình bắt đầu mà thiếu tài liệu quan trọng.
• Bỏ qua mục 26 (trống) và mục 29 (Khác/Ghi chú), dẫn đến thiếu các tài liệu đặc thù của công trình không nằm trong danh sách mặc định. Hãy tận dụng hai mục này để đảm bảo tính toàn diện.
• Không có chữ ký của người duyệt hoặc chữ ký không đúng thẩm quyền. Biểu mẫu chỉ có hiệu lực khi có đủ chữ ký của cả người biên soạn và người duyệt.
• Nhầm lẫn giữa các biểu mẫu con (BM02 đến BM26) với nhau, đặc biệt là các biểu mẫu có tên gần giống nhau. Cần đọc kỹ mô tả của từng mục trước khi đánh dấu kiểm tra.