Hướng dẫn điền biểu mẫu báo cáo nhận thức cuộc họp BM04-QT04

Hướng dẫn sử dụng biểu mẫu

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu BM04-QT04 Báo cáo nhận thức cuộc họp được thiết kế để giúp nhân viên ghi lại một cách có hệ thống những nội dung đã tiếp thu sau mỗi cuộc họp. Mục đích chính là đảm bảo mọi thành viên tham dự đều nắm rõ thông tin, nhiệm vụ được giao và các yêu cầu từ cấp trên. Biểu mẫu này cũng là cơ sở để lãnh đạo đánh giá mức độ hiểu và cam kết thực hiện công việc của nhân viên sau họp, từ đó nâng cao hiệu quả trao đổi thông tin trong công ty.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do nhân viên tham dự cuộc họp điền, bất kể là họp phòng ban, họp dự án hay họp toàn công ty. Thời điểm điền lý tưởng nhất là ngay sau khi cuộc họp kết thúc, khi thông tin còn mới và chính xác. Nhân viên cần hoàn thành báo cáo và gửi lên cấp quản lý trực tiếp trong vòng 24 giờ sau họp để đảm bảo tiến độ xử lý thông tin. Trường hợp cuộc họp kéo dài hoặc có nhiều nội dung phức tạp, có thể điền trong ngày làm việc tiếp theo.

Hướng dẫn điền từng mục

  1. Số: Điền số thứ tự của báo cáo theo quy định của phòng hành chính hoặc theo số thứ tự cá nhân. Nếu chưa có quy định cụ thể, có thể để trống hoặc ghi "01" cho lần đầu tiên.
  2. Ngày: Ghi ngày tháng năm hiện tại khi bạn viết báo cáo, theo định dạng ngày/ tháng/ năm (ví dụ: 15/03/2024).
  3. Kính gửi - Ban Giám đốc: Mục này đã được in sẵn, bạn không cần điền thêm. Đây là nơi báo cáo sẽ được gửi đến ban lãnh đạo công ty.
  4. Họ và tên: Ghi đầy đủ họ tên của người viết báo cáo (chính bạn), viết chữ in hoa có dấu để rõ ràng.
  5. Chức vụ: Ghi chức danh hiện tại của bạn trong công ty, ví dụ: Nhân viên kỹ thuật, Trưởng phòng thiết kế, Chuyên viên tư vấn...
  6. Phòng/ Bộ phận: Ghi tên phòng ban hoặc bộ phận bạn đang công tác, ví dụ: Phòng Kỹ thuật, Phòng Dự án, Bộ phận Tư vấn...
  7. Báo cáo cho - Trực tiếp/ Gián tiếp: Đánh dấu chọn (X) vào ô "Trực tiếp" nếu bạn báo cáo cho cấp quản lý trực tiếp của mình. Đánh dấu vào ô "Gián tiếp" nếu báo cáo cho cấp quản lý cao hơn hoặc phòng ban khác.
  8. Báo cáo nhận thức cuộc họp: Đây là phần quan trọng nhất. Bạn tóm tắt nội dung chính của cuộc họp mà bạn đã tiếp thu được, bao gồm: mục tiêu cuộc họp, các quyết định quan trọng, thông tin dự án, yêu cầu từ khách hàng... Viết ngắn gọn, rõ ràng, tập trung vào những điểm chính.
  9. Những công việc đã, đang và sẽ thực hiện kèm thời gian hoàn thành: Liệt kê chi tiết các công việc bạn đã làm, đang làm và dự kiến sẽ làm liên quan đến nội dung cuộc họp. Mỗi công việc cần ghi rõ thời gian hoàn thành dự kiến (ví dụ: "Hoàn thành báo cáo tiến độ - 20/03/2024").
  10. Những đề xuất & Kiến nghị: Ghi lại những ý kiến đóng góp, đề xuất cải tiến hoặc kiến nghị của bạn với lãnh đạo về các vấn đề phát sinh trong cuộc họp hoặc trong quá trình thực hiện công việc.
  11. Ý kiến của lãnh đạo: Phần này dành cho cấp quản lý hoặc lãnh đạo ghi nhận xét, đánh giá và chỉ đạo thêm. Người viết báo cáo không điền vào phần này.
  12. Người báo cáo (Ký & ghi rõ họ tên): Sau khi hoàn thành báo cáo, bạn ký tên và ghi rõ họ tên bên dưới để xác nhận tính chính xác của thông tin.

Lưu ý quan trọng

  • Luôn điền đầy đủ các trường thông tin cá nhân (họ tên, chức vụ, phòng ban) để lãnh đạo dễ dàng xác định người báo cáo.
  • Phần "Báo cáo nhận thức cuộc họp" cần viết bằng ngôn ngữ chuyên nghiệp, tránh dùng từ ngữ cảm tính hoặc mơ hồ.
  • Đảm bảo thời gian hoàn thành công việc được ghi cụ thể, khả thi và phù hợp với yêu cầu của cuộc họp.
  • Báo cáo cần được lưu trữ cẩn thận theo quy định của công ty, có thể dưới dạng bản giấy hoặc file mềm tùy theo yêu cầu.
  • Nếu có nhiều nội dung phức tạp, bạn có thể đánh số thứ tự hoặc dùng gạch đầu dòng để trình bày rõ ràng hơn.

Lỗi thường gặp

  • Bỏ sót các trường thông tin cơ bản như ngày tháng, họ tên, chức vụ, dẫn đến báo cáo không đầy đủ và phải bổ sung lại.
  • Phần "Báo cáo nhận thức cuộc họp" viết quá dài dòng, lan man, không tập trung vào nội dung chính, gây khó khăn cho lãnh đạo khi đọc.
  • Không ghi thời gian hoàn thành cụ thể cho các công việc, chỉ ghi chung chung như "sẽ làm", "đang làm" mà không có mốc thời gian rõ ràng.
  • Nhầm lẫn giữa mục "Báo cáo cho - Trực tiếp" và "Gián tiếp", dẫn đến báo cáo gửi sai đối tượng quản lý.
  • Phần "Đề xuất & Kiến nghị" để trống hoặc viết qua loa, bỏ lỡ cơ hội đóng góp ý kiến và cải tiến công việc.
  • Quên ký tên hoặc ký tên không rõ ràng, làm giảm giá trị pháp lý của báo cáo.

Nội dung biểu mẫu

Số:

BÁO CÁO NHẬN THỨC CUỘC HỌP

Ngày:……/……./……………

Mã số: BM04/QT04

Lần ban hành: 02

Ngày: 14/02/11

Kính gửi: Ban Giám đốc

CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN QUẢN LÝ XÂY DỰNG KC24

Họ và tên:

Chức vụ:

Phòng/ Bộ phận:

Báo cáo cho:

Trực tiếp:

Gián tiếp:

Báo cáo nhận thức cuộc họp:

.................................................................................................................

.................................................................................................................

.................................................................................................................

.................................................................................................................

.................................................................................................................

.................................................................................................................

.................................................................................................................

.................................................................................................................

.................................................................................................................

.................................................................................................................

.................................................................................................................

.................................................................................................................

.................................................................................................................

.................................................................................................................

.................................................................................................................

.................................................................................................................

.................................................................................................................

Những công việc đã, đang và sẽ thực hiện kèm thời gian hoàn thành:

.................................................................................................................

.................................................................................................................

.................................................................................................................

.................................................................................................................

.................................................................................................................

.................................................................................................................

.................................................................................................................

.................................................................................................................

.................................................................................................................

.................................................................................................................

.................................................................................................................

.................................................................................................................

.................................................................................................................

.................................................................................................................

.................................................................................................................

.................................................................................................................

.................................................................................................................

Những đề xuất & Kiến nghị:

.................................................................................................................

.................................................................................................................

.................................................................................................................

.................................................................................................................

 

Ý KIẾN CỦA LÃNH ĐẠO

..........................................................................................

..........................................................................................

..........................................................................................

..........................................................................................

..........................................................................................

..........................................................................................

..........................................................................................

..........................................................................................

NGƯỜI BÁO CÁO

(Ký & ghi rõ họ tên)