Mục đích sử dụng

Biểu mẫu BM02-QT04 "Báo cáo tình hình hoạt động" được thiết kế để tổng hợp và theo dõi toàn diện các hoạt động của từng phòng ban trong doanh nghiệp theo từng kỳ báo cáo. Mục đích chính của biểu mẫu là cung cấp một bức tranh tổng quan về tình hình nhân sự, đào tạo, quản lý tài sản, thực hiện mục tiêu chất lượng và các hoạt động khác. Thông qua biểu mẫu này, ban lãnh đạo có thể đánh giá hiệu quả hoạt động, phát hiện các vấn đề tồn đọng và đưa ra quyết định điều chỉnh kịp thời. Đây là công cụ quan trọng trong hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008, giúp duy trì sự minh bạch và liên tục cải tiến trong tổ chức.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do trưởng các phòng ban hoặc người được ủy quyền chịu trách nhiệm điền. Các phòng ban bao gồm: Phòng Hành chính – Nhân sự, Phòng Kỹ thuật, Phòng Marketing và Phòng Vật tư. Mỗi phòng ban sẽ điền vào phần tương ứng với chức năng của mình trong cùng một biểu mẫu. Thời điểm điền là vào cuối mỗi kỳ báo cáo, thường là theo tuần, tháng hoặc quý tùy theo quy định của công ty. Kỳ báo cáo được ghi rõ ở đầu mỗi phần với khung "từ …/…/20… đến …/…/20…". Nhân viên phụ trách cần thu thập đầy đủ số liệu từ các bộ phận liên quan trước khi tiến hành điền biểu mẫu.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Kỳ báo cáo: Ghi số thứ tự kỳ báo cáo và khoảng thời gian (từ ngày/tháng/năm đến ngày/tháng/năm) tương ứng với kỳ đang báo cáo. Ví dụ: "Số 3: từ 01/03/2024 đến 31/03/2024".
2. Phần I – Tuyển dụng nhân sự (Phòng HCNS): Liệt kê từng đơn vị, ghi số lượng tuyển dụng theo kế hoạch và thực tế, số người thử việc, số đạt và không đạt yêu cầu, số điều chuyển nội bộ, và kiến nghị/đề xuất nếu có.
3. Phần II – Đào tạo (Phòng HCNS): Ghi kết quả đánh giá năng lực nhân viên (ĐGNLNV), số lớp/kế hoạch đào tạo và thực tế, tỷ lệ đạt và không đạt, cùng kiến nghị/đề xuất cho từng đơn vị.
4. Phần III – Quản lý VVP (Phòng HCNS): Liệt kê các hạng mục văn phòng phẩm, tình hình thực tế, số lượng sử dụng kế hoạch và thực tế, đề nghị mua thêm dự trù và thực tế, cùng kiến nghị.
5. Phần IV – Các hoạt động khác (Phòng HCNS): Ghi số liệu về BHXH, BHYT, chế độ lương, nghỉ phép, nghỉ việc của từng đơn vị và kiến nghị/đề xuất.
6. Phần V – Tình hình ISO (Phòng HCNS & Kỹ thuật): Ghi số CAR (Corrective Action Request) kỳ trước, số đã khắc phục, số mới phát sinh và tổng cộng theo từng tuần.
7. Phần VI – Mục tiêu chất lượng (Phòng HCNS): Ghi các mục tiêu đặt ra, kết quả thực hiện kỳ trước và trong kỳ, tỷ lệ % so với mục tiêu, và kiến nghị.
8. Phần 1.1 – Thi công (Phòng Kỹ thuật): Ghi chi tiết từng hạng mục (tiến độ, chất lượng, ATLD, sản phẩm không phù hợp, khiếu nại, máy móc thiết bị) cho từng công trình.
9. Phần 1.3 – Phát sinh (Phòng Kỹ thuật): Liệt kê các nội dung phát sinh trong kỳ, đơn vị liên quan và hướng giải quyết.
10. Phần I – Tình hình Marketing (Phòng Marketing): Ghi số liệu khách hàng cũ và mới, doanh thu, số lần liên hệ/đặt hàng, tỷ lệ %, số khiếu nại.
11. Phần II – Phát triển thị trường (Phòng Marketing): Ghi khu vực, tên khách hàng đã bán được và đang chào, sản phẩm, quy cách, số lượng, tỷ lệ % sản lượng.
12. Phần Vật tư (Phòng Vật tư): Ghi tình hình tồn kho, vật tư hư hỏng và tình hình nhà cung cấp.

Lưu ý quan trọng

• Luôn kiểm tra kỳ báo cáo trước khi điền để đảm bảo số liệu thuộc đúng khoảng thời gian yêu cầu.
• Số liệu phải được lấy từ các biểu mẫu liên quan như BM của QT10, QT11, QT13 (đối với phòng Marketing) để đảm bảo tính nhất quán.
• Mỗi phòng ban chỉ điền vào phần chức năng của mình, không can thiệp vào phần của phòng ban khác.
• Các cột "Kiến nghị/Đề xuất" cần được điền đầy đủ nếu có vấn đề cần báo cáo lên cấp trên.
• Đối với các cột số liệu, nếu không có phát sinh thì ghi "0" hoặc để trống theo quy định của công ty.
• Biểu mẫu cần được ký duyệt bởi trưởng phòng trước khi nộp lên ban lãnh đạo.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa số liệu kế hoạch và thực tế: Nhiều nhân viên mới thường ghi nhầm số liệu ở cột "Kế hoạch" và "Thực tế", dẫn đến sai lệch báo cáo.
• Bỏ sót cột "Kiến nghị/Đề xuất": Đây là cột quan trọng để phản ánh vấn đề nhưng thường bị bỏ trống dù có phát sinh.
• Không cập nhật số CAR đã khắc phục: Ở phần ISO, nhân viên thường quên ghi số CAR đã xử lý, làm sai tổng số.
• Ghi sai đơn vị tính: Ví dụ ghi số lượng người thay vì số lượng suất hoặc ngược lại ở phần đào tạo.
• Không đồng bộ số liệu giữa các phần: Số liệu ở phần này mâu thuẫn với số liệu ở phần khác do lấy từ nhiều nguồn khác nhau.
• Quên ghi kỳ báo cáo hoặc ghi sai ngày tháng: Lỗi cơ bản nhưng thường xảy ra, ảnh hưởng đến việc theo dõi lịch sử báo cáo.